Une entreprise peut rembourser à ses employés les frais de déplacement sans créer de revenu imposable en leur versant le taux journalier approprié. Ces tarifs diffèrent selon le prix de la destination de voyage, et la plupart de ceux pour les voyages aux États-Unis sont fixés par la General Services Administration (GSA).
Points clés à retenir
- Votre entreprise peut rembourser à vos employés les frais d’hébergement, de repas et les frais accessoires engagés lors d’un voyage en leur payant le tarif journalier approprié.
- Ces tarifs diffèrent selon le prix de la destination de voyage et parfois la période de l’année.
- Ils sont utilisés par l’Internal Revenue Service pour déterminer si les employés non fédéraux doivent des impôts sur les remboursements des frais de déplacement liés au travail.
- Les tarifs pour la zone continentale des États-Unis sont fixés par la General Services Administration. Ceux pour l’Alaska, Hawaï et les territoires et possessions américains sont fixés par le ministère de la Défense. Et ceux pour les autres pays sont fixés par le Département d’État.
Apprenez-en davantage sur ces tarifs, notamment quand ils peuvent être utilisés et quand ils ne le peuvent pas.
Quels sont les taux journaliers ?
Le terme per diem – du latin « par jour » – fait référence à une indemnité journalière pour les frais de déplacement spécifiques des employés. Il existe des tarifs journaliers pour deux éléments distincts :
- Hébergement
- Repas et faux frais
Ces tarifs sont fixés par les agences fédérales et s’appliquent aux employés du gouvernement fédéral qui voyagent pour le travail. Ils sont également utilisés par l’Internal Revenue Service dans le but de déterminer si les employés non fédéraux doivent des impôts sur les remboursements des frais de déplacement liés au travail.
À partir des déclarations de revenus 2019, les frais accessoires (IE) sont constitués uniquement des frais et pourboires donnés aux porteurs, aux bagagistes et aux membres du personnel des hôtels et des navires. Les frais de déplacement entre les lieux d’hébergement, d’affaires et de restauration ainsi que l’envoi de bons de voyage et de factures de carte de crédit ne sont plus inclus dans IE. Ces frais de transport et d’envoi doivent être remboursés séparément, tout comme ceux des services de blanchisserie et de nettoyage.
Note
Les dépenses de conduite des employés sont également traitées séparément des dépenses journalières. Pour tenir compte des dépenses de conduite, vous pourrez peut-être utiliser les dépenses réelles ou le taux de kilométrage standard de l’IRS, qui était de 62,5 cents par mile par mile pour la seconde moitié de 2022.
Comment fonctionnent les tarifs journaliers ?
Votre entreprise doit disposer d’un plan responsable pour le remboursement des dépenses des employés afin que les remboursements ne soient pas traités et imposés comme de la rémunération.
Pour être considérées comme un régime responsable, les dépenses doivent avoir un lien d’affaires, l’employé doit les déclarer dans un délai raisonnable et tout remboursement excédentaire doit être restitué dans un délai raisonnable.
Note
L’IRS considère ce qu’est un « délai raisonnable » en fonction des circonstances des situations individuelles. Pour plus d’informations, voir la publication 463.
Critères d’utilisation des indemnités journalières
L’IRS considère l’utilisation par votre entreprise de l’indemnité journalière comme preuve des dépenses des employés si quatre critères sont remplis :
- Vous limitez le paiement de leurs dépenses à celles qui sont ordinaires et nécessaires à la conduite de l’activité commerciale ou de l’entreprise.
- L’allocation est de forme similaire et ne dépasse pas le taux fédéral.
- Ils vous prouvent l’heure, le lieu et l’objet commercial de leurs dépenses dans un délai raisonnable.
- Ils ne sont pas liés à vous.
S’ils sont liés à vous et/ou ne répondent à aucun des autres critères, ils doivent être en mesure de prouver leurs dépenses journalières à l’IRS.
Comment les taux journaliers sont fixés
La General Services Administration fixe le taux journalier pour chaque ville et État de la zone continentale (également appelée contiguë) des États-Unis (CONUS). Les tarifs journaliers sont plus élevés dans les zones où les coûts sont plus élevés et, dans certains cas, ils varient également en fonction de la période de l’année. Les coûts des hôtels, des repas et autres dépenses de voyage typiques peuvent varier considérablement d’une ville à l’autre et d’un hiver à l’été.
Le ministère de la Défense (DOD) fixe les taux journaliers pour l’Alaska, Hawaï et les territoires et possessions des États-Unis, appelés en abrégé OCONUS (en dehors des États-Unis contigus). Le Département d’État (DOS) fixe les tarifs journaliers pour les autres pays.
Les taux journaliers sont mis à jour chaque année, généralement le 1er octobre, avec le début de l’exercice financier du gouvernement américain.
Note
Si votre employé voyage dans deux villes le même jour, il doit utiliser le tarif correspondant à l’endroit où il dort.
Trouver des taux journaliers
Les employés peuvent rechercher des tarifs journaliers pour les emplacements où ils voyagent sur les sites Web Tarifs journaliers de la GSA, Requête de tarifs journaliers du DOD et Tarifs journaliers étrangers par emplacement du DOS.
Alternatives aux tarifs journaliers
Vous pouvez choisir de rembourser à vos travailleurs leurs frais de déplacement réels ou un taux forfaitaire pour chaque déplacement, mais les employés devront payer de l’impôt sur le montant qui dépasse le taux journalier et vous devrez également payer des impôts sur l’emploi.
Au lieu d’utiliser les tarifs journaliers réels pour chaque emplacement, les employés de votre entreprise peuvent utiliser une méthode haut-bas qui consiste en un tarif pour toutes les destinations à coût élevé et un tarif inférieur pour toutes les autres destinations. Au 1er octobre 2021, le tarif pour les emplacements à coût élevé est de 296 $, dont 74 $ pour le M&IE. Pour tous les autres emplacements, c’est 202 $, dont 64 $ pour M&IE.
Note
Certains emplacements sont considérés comme coûteux uniquement à certaines périodes de l’année. Par exemple, les destinations balnéaires des États du nord sont chères pendant les mois d’été mais peu coûteuses le reste de l’année.
Déductions fiscales sur les taux journaliers
Votre entreprise peut déduire 100 % du montant remboursé à un employé pour ses frais d’hébergement mais seulement 50 % du montant remboursé pour ses frais de repas.Vos employés peuvent déduire 50 % du coût non remboursé des repas au-dessus du tarif journalier. Il n’y a aucune déduction pour les frais pour lesquels ils ont été remboursés.
Foire aux questions (FAQ)
Que signifie M&IE ?
Le M&IE correspond au coût des repas et des faux frais. Il s’agit d’un élément de l’indemnité journalière destinée aux frais de déplacement spécifiques des employés.
