Votre entreprise traverse peut-être une période difficile et lorsque les liquidités manquent, il est tentant d’essayer d’économiser de l’argent en retardant le paiement des employés ou en ne payant pas les employés licenciés. Mais la rémunération des employés est l’une de vos principales obligations légales en tant qu’employeur. Si vous avez des employés, vous devez les payer.
Continuez à lire pour en savoir plus sur les lois étatiques et fédérales relatives à la rémunération des employés.
Trois violations de salaire
Voici quelques choses que vous ignorez peut-être sur la rémunération des employés et qui peuvent causer des problèmes avec les agences pour l’emploi fédérales et étatiques.
Retenue et déduction sans consentement
Un employeur ne peut pas retenir une partie du salaire d’un employé sans son consentement, sauf pour les retenues requises par la loi (impôts FICA par exemple). Assurez-vous d’avoir un relevé de l’accord de l’employé pour toutes les retenues salariales non requises en cas de vérification.
Retenir le salaire à titre de punition
Un employeur ne peut pas retenir le salaire à titre de punition ; si un employé enfreint la politique de l’entreprise et quitte l’entreprise dans de mauvaises conditions, il doit toujours recevoir l’intégralité de son salaire.
Payer en dessous du salaire minimum
Vous ne pouvez pas déduire des montants du salaire des employés pour des éléments tels que des pénuries, des uniformes exigés par l’employeur et des outils de travail s’ils réduisent le salaire de l’employé en dessous du salaire minimum.
Note
Les taux de salaire minimum des États peuvent être supérieurs au salaire minimum fédéral. Dans ce cas, votre entreprise doit payer à ses employés au moins le taux le plus élevé de l’État.
Lois contre le non-paiement des employés
Les employeurs sont légalement tenus de payer leurs employés et la plupart des entreprises sont concernées par les lois nationales et fédérales en matière de rémunération.
Lois fédérales
La Division des salaires et des heures du Département américain du Travail (DOL) gère l’administration de la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui fixe les normes en matière de salaire minimum, de rémunération des heures supplémentaires, de tenue de registres et d’emploi des jeunes. Voici deux façons dont les employeurs peuvent enfreindre la FLSA :
- Un employeur ayant des problèmes de trésorerie et soucieux de ne pas respecter sa masse salariale doit verser aux employés non exonérés (horaires) leur plein salaire ainsi que toutes les heures supplémentaires dues lors de leur jour de paie habituel.
- Dans un autre exemple, si un employeur réduit les paiements à un employé salarié exonéré, les réglementations du DOL peuvent signifier que l’employé n’est plus exonéré et qu’il doit être payé au moins le salaire minimum plus les heures supplémentaires.
Lois de l’État
Les lois des États sur la rémunération des employés peuvent être différentes et plus strictes que les lois fédérales. Dans ces cas, vous devez vous conformer à la loi qui accorde le plus grand avantage aux salariés. Par exemple, certains États ont des exigences de rémunération des heures supplémentaires plus strictes que l’exigence fédérale d’heures supplémentaires après 40 heures par semaine de travail. Les employeurs de ces États doivent payer les heures supplémentaires au taux le plus strict.
Note
Assurez-vous de respecter les lois sur la rémunération qui profitent le plus aux employés. Renseignez-vous auprès de l’agence pour l’emploi de votre État pour connaître ses exigences en matière de rémunération des employés, y compris la rémunération des heures supplémentaires, le salaire minimum et le dernier chèque de paie en cas de licenciement.
Faillite et responsabilités salariales
Ce n’est pas parce que votre entreprise a déclaré faillite que vous n’avez pas l’obligation légale de payer vos employés, que votre entreprise continue pendant la faillite ou qu’elle soit fermée.
Les réclamations des salariés pour les salaires et les avantages sociaux faites avant la demande de mise en faillite sont classées comme « dettes non garanties prioritaires », payées après la dette garantie et avant les dettes générales non garanties. Ces réclamations doivent être faites dans les 180 jours suivant le dépôt de la faillite et elles sont limitées en dollars.
Un syndic de faillite vous indiquera comment et quand payer les employés.
Que se passe-t-il si je ne paie pas mes employés ?
Le gouvernement fédéral peut agir de plusieurs manières contre les violations de la FLSA :
- Le secrétaire au Travail peut intenter une action en justice pour arriérés de salaire ou déposer une injonction contre un employeur.
- Les employés peuvent intenter une action en justice s’ils ont été victimes de discrimination ou licenciés pour avoir déposé une plainte ou fourni des informations contre un employeur.
- Un employé peut intenter une action en justice pour récupérer ses arriérés de salaire (mais les employés des gouvernements des États ne peuvent pas intenter de poursuites contre les employeurs de l’État).
- Des sanctions civiles pécuniaires peuvent être imposées à un employeur en cas de violations répétées et/ou délibérées des exigences de la FLSA.
- Les employeurs qui enfreignent délibérément la loi s’exposent également à des sanctions pénales, notamment des amendes et des peines d’emprisonnement.
Aucune sanction pour les actions des employés
Exercer des représailles contre un employé qui dépose une réclamation salariale, une plainte interne ou une plainte de dénonciation contre une entreprise constitue une violation de la loi fédérale. Un employeur ne peut pas exercer de représailles par le non-paiement, le licenciement ou toute forme de discrimination.
Il est également interdit par la loi (titre III de la loi sur la protection du crédit à la consommation) de libérer un employé dont les gains ont été saisis pour une seule dette. Il limite également le montant de la rémunération des employés qui peut être saisi au cours d’une semaine.
Lois sur le chèque de paie final des employés
Les lois fédérales n’obligent pas les employeurs à remettre immédiatement aux anciens employés leur dernier chèque de paie. Cependant, chaque État a des lois précisant à quel moment les employés doivent recevoir leur dernier chèque de paie. Certaines de ces lois nationales diffèrent selon que l’employé est licencié ou quitte l’entreprise.
Le Missouri, par exemple, exige que les employeurs versent à un employé qui a été licencié « tout le salaire dû au moment du licenciement ».Pendant ce temps, la loi du Vermont stipule que l’employé doit être payé dans les 72 heures suivant son licenciement, tandis qu’un employé qui démissionne doit être payé le dernier jour de paie régulier, ou s’il n’y a pas de jour de paie régulier, le vendredi suivant.
Payer les employés avec pourboire
Les pourboires des employés sont la propriété de l’employé. La loi fédérale vous oblige à payer aux employés qui reçoivent un pourboire au moins le salaire minimum fédéral (actuellement 7,25 $ de l’heure), même si vous utilisez une réserve de pourboires.
Certains États ont des règles plus généreuses en matière de rémunération des employés au pourboire. Par exemple, la loi californienne stipule qu’un employeur ne peut pas utiliser les pourboires d’un employé comme crédit pour le salaire minimum.
Comment répondre aux plaintes salariales des employés
La chose la plus importante que vous puissiez faire pour protéger votre entreprise contre les plaintes salariales est de conserver de bons registres des sommes versées aux employés. Si votre entreprise reçoit une plainte pour non-paiement, c’est la première chose qu’un responsable étatique ou fédéral demandera.
Note
Si la plainte provient d’un seul employé, prenez-la au sérieux. Traitez-le immédiatement avant que l’employé ne soit encore plus contrarié. Acceptez de vous asseoir avec eux et de montrer les relevés de paiements. L’employé a le droit de consulter ces dossiers.
En cas de litige concernant une partie du salaire d’un employé, vous, en tant qu’employeur, êtes toujours tenu de payer la partie non contestée lorsqu’elle est due. Par exemple, si un employé affirme qu’on lui doit des heures supplémentaires, n’arrêtez pas de payer la partie régulière de son salaire pendant que le litige est en cours.
Si la plainte émane de plusieurs employés, elle proviendra probablement directement d’une agence fédérale ou étatique. Dans ce cas-ci, ce sont les salariés en bloc qui ont porté plainte. Si la plainte fait partie d’un recours collectif, elle peut provenir d’un avocat représentant les employés en tant que groupe. Coopérez pleinement, partagez vos enregistrements et, surtout, ne mentez pas.
Foire aux questions (FAQ)
Comment signaler une entreprise qui ne paie pas ses employés ?
Vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission des salaires et des heures du ministère du Travail. Vous pouvez également intenter une action au niveau de l’État, par l’intermédiaire de l’agence pour l’emploi de votre État. Bien sûr, vous pouvez également faire appel à un avocat, mais cela signifie que vous devrez payer.
Que se passe-t-il si un employeur est en faillite et ne paie pas ses employés ?
Dans ce cas, il est préférable de faire appel à un avocat local afin qu’il puisse présenter la demande de non-paiement directement au syndic de faillite. Les faillites sont compliquées et leur résolution peut prendre du temps.
