Les employés sont classés à la fois selon le type de travail qu’ils effectuent et selon la manière dont ils sont payés. Si vous ne payez pas correctement les employés, vous pouvez rencontrer des problèmes avec les employés qui ne reçoivent pas le salaire qu’ils attendent et avec les lois du travail étatiques et fédérales.
Dans cet article, nous verrons ce qui rend un employé salarié ou horaire et comment payer correctement ces employés. Nous examinerons également les termes « exonérés » et « non exonérés » lorsqu’ils font référence aux salariés.
Qu’est-ce qui détermine si un employé est salarié ou horaire
La distinction entre les salariés et les salariés horaires repose sur le type de travail effectué par ces salariés et leur statut d’exonérés ou non d’heures supplémentaires.
Si un employé horaire travaille plus de 40 heures par semaine, il peut avoir droit à une rémunération pour heures supplémentaires (loi fédérale). Les lois des États réglementent également le moment où les heures supplémentaires peuvent être payées et le taux de rémunération.
Note
Un employeur est toujours autorisé à payer les heures supplémentaires aux salariés horaires plus généreusement que ne l’exige la loi.
Qu’est-ce qu’un salarié ?
Un employé salarié est payé sur la base d’un montant annuel, appelé salaire. Un salaire est un montant de salaire prédéterminé et régulier qu’un employé reçoit chaque jour de paie, non déterminé par la qualité ou la quantité du travail de l’employé.Ce salaire est réparti entre les périodes de paie (telles que déterminées par l’entreprise) de l’année et sur la base d’une année de 2080 heures. Certains salariés bénéficient d’un contrat de travail.
Le ministère américain du Travail affirme que toute personne recevant un salaire doit satisfaire au test de « base salariale » qui stipule qu’une personne bénéficiant d’un montant prédéterminé de rémunération à chaque période de paie ne peut pas voir son salaire réduit en raison de variations dans la qualité ou la quantité du travail de l’employé. De plus, si l’employé est prêt, disposé et capable de travailler, son salaire ne peut pas être réduit lorsque le travail n’est pas disponible.
Qu’est-ce qu’un employé horaire ?
Un employé horaire est rémunéré sur la base d’un montant horaire.
Dans la plupart des cas, les employés horaires n’ont pas de contrat et ne sont payés que pour les heures qu’ils travaillent. L’employeur détermine les heures d’un employé horaire chaque semaine. Les employés horaires doivent documenter leur travail en utilisant un système de carte de pointage ou en remplissant une feuille de temps, que l’employeur vérifie. La méthode de chronométrage doit être complète et précise.
Il n’existe aucune exigence fédérale selon laquelle un employé horaire doit bénéficier d’un nombre spécifique d’heures de travail par semaine. Les employés qui travaillent moins qu’à temps plein sont considérés comme à temps partiel et peuvent bénéficier de taux de rémunération, d’avantages sociaux et de congés payés différents de ceux des employés horaires à temps plein.
Employés salariés vs employés exonérés
Le fait de recevoir un salaire signifie généralement, mais pas toujours, qu’un employé est « exonéré ». Si un employé est exonéré, vous n’êtes pas obligé de lui payer des heures supplémentaires, mais il existe certaines exigences spécifiques pour considérer un employé comme exonéré.
La loi fédérale impose deux exigences spécifiques concernant la rémunération des salariés :
- Tous les employés doivent recevoir au moins le salaire minimum fédéral,
- Les employés doivent être payés pour les heures supplémentaires au taux minimum fédéral de 1 1/2 fois leur salaire horaire pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 heures au cours d’une semaine de travail.
Mais la loi fédérale permet aux employeurs de considérer certains employés comme étant exonérés à la fois du salaire minimum et du paiement des heures supplémentaires en fonction de leur description de poste : cadres, administrateurs, professionnels et vendeurs externes. La plupart des employés exonérés reçoivent un salaire, mais certains doivent être payés sur la base d’honoraires, et il existe également une exonération pour les personnes hautement rémunérées payées plus de 107 432 $ (à compter du 1er janvier 2020 ; 100 000 $ avant 2020).
Note
Les employés sont désignés comme exonérés au cas par cas, en fonction de leur description de poste. Cette fiche d’information DOL comprend des détails sur les exigences en matière de statut d’exonération pour chaque type d’employé exonéré.
Quand vous devez payer des heures supplémentaires pour les employés exonérés
Vous devrez peut-être payer des heures supplémentaires à certains salariés si leur salaire tombe en dessous d’un montant minimum fédéral. À compter du 1er janvier 2020, ce montant est de 684 $ par semaine (l’équivalent de 35 568 $ pour un travailleur à l’année). Vous pourrez peut-être utiliser des primes et des commissions allant jusqu’à 10 000 $ pour répondre à cette exigence.
Note
Juste pour être clair, si vous payez un employé salarié moins de 684 $ par semaine, cette personne doit recevoir une rémunération des heures supplémentaires au taux minimum fédéral de 1 1/2 fois le taux horaire pour toutes les heures travaillées plus de 40 heures dans une semaine de travail.
Comment calculer le salaire des employés salariés et horaires
Étant donné que les employés salariés sont payés annuellement et que les employés horaires sont payés à l’heure, leurs calculs de rémunération sont très différents. Voici des exemples de chacun :
Employé salarié : Un employé salarié reçoit 20 000 $ par année. Ce salaire est divisé par le nombre de périodes de paie dans l’année, fixé par votre entreprise, pour déterminer le salaire de chaque période de paie. Si les salariés sont payés mensuellement, cet employé recevrait 1 666,67 $ par mois (20 000 $ divisé par 12).
Employé horaire : Un employé horaire est payé 9,62 $ l’heure. Pour connaître le montant du paiement de cet employé, le taux horaire est multiplié par le nombre d’heures travaillées dans une période de paie.
Aux fins de calcul, un salarié est déterminé à travailler 2 080 heures par an (52 semaines multipliées par 40 heures par semaine). Ainsi, dans les exemples ci-dessus, le salaire horaire de 9,62 $ versé au travailleur horaire est à peu près le même que le salaire annuel de 20 000 $ versé au travailleur salarié.
Que faire si vous ne payez pas correctement les employés salariés et horaires
Votre entreprise est tenue de verser à ses employés le montant correct pour chaque paie. Les lois fédérales et étatiques fixent ces exigences, y compris, par exemple, les taux de salaire minimum. Dans un autre exemple, si vous versez un salaire à un employé alors que cet employé devrait recevoir un taux horaire, vous ne paierez peut-être pas d’heures supplémentaires comme l’exigent les réglementations fédérales et étatiques.
Le fait de ne pas payer aux employés le montant correct requis par la loi peut entraîner :
- Perdre l’exonération et faire rembourser l’employé, et
- Poursuites fédérales ou étatiques ou poursuites intentées par des employés ou devoir payer des amendes et des pénalités pour sous-paiement.
Vérifiez auprès de votre avocat spécialisé en droit du travail pour vous assurer que vous payez correctement les employés en tant que salariés ou horaires et que vous payez correctement les heures supplémentaires.
N’oubliez pas les lois nationales sur le travail
Chaque État a des lois sur le salaire minimum et les heures supplémentaires qui peuvent être supérieures ou inférieures aux exigences fédérales. Vous devez vous conformer à la loi qui donne le plus d’avantages au salarié. Consultez cet article sur les lois du travail des États, y compris les lois sur le salaire minimum pour connaître les lois de votre État.
Un dernier mot sur les employés salariés et horaires
Commencez prudemment lorsque vous démarrez une entreprise en vous assurant que les employés que vous désignez comme salariés répondent à toutes les exigences pour être exemptés des heures supplémentaires. Cela signifie :
- En les payant au moins le minimum requis (détaillé ci-dessus), et
- S’assurer que leur description de poste correspond aux autres définitions d’exonération. Pour les employés horaires : Gardez une trace attentive de leurs heures,
- Assurez-vous qu’ils reçoivent au moins le salaire minimum (fédéral ou étatique, selon le montant le plus élevé), et
- Assurez-vous de leur payer des heures supplémentaires au moins 1 1/2 fois sur 40 heures par semaine.
