Les entreprises doivent soumettre des rapports annuels sur les salaires à toute personne qui travaille pour elles, et elles doivent également déposer ces rapports auprès de l’Internal Revenue Service (IRS) ou de la Social Security Administration (SSA), en fonction de leur relation avec le travailleur. Ces relevés détaillent les revenus des employés et des entrepreneurs indépendants à des fins fiscales afin que les travailleurs puissent produire avec précision leurs déclarations de revenus.
Vous devez d’abord déterminer si une personne qui travaille pour votre entreprise est un employé ou un non-employé afin de savoir quel formulaire de rapport remettre à cette personne.
Entrepreneurs indépendants et employés
L’IRS utilise trois critères généraux pour déterminer si un individu est un employé ou un non-employé, communément appelé entrepreneur indépendant : le contrôle comportemental, le contrôle financier et la relation entre le travailleur et l’employeur.
Contrôle comportemental
Votre entreprise contrôle-t-elle ce que fait le travailleur et comment, quand et où il le fait ? Si tel est le cas, il s’agit d’un contrôle comportemental. Considérez cela comme l’embauche de quelqu’un pour créer un site Web pour votre entreprise. Oui, vous leur dites ce que vous voulez faire, en décrivant de préférence le travail dans un contrat, mais la personne est un professionnel qui utilisera son expertise pour créer un site Web.
Vous ne contrôlez pas le moment où cet entrepreneur indépendant travaille à la création de votre site Web. La personne ne se présente pas à votre lieu de travail aux heures que vous spécifiez. Vous ne pouvez pas leur dire d’arrêter de travailler sur le site Web pendant un certain temps et de se présenter à un service en sous-effectif pour les aider.
Contrôle financier
Le contrôle financier s’applique à la manière dont vous payez la personne. C’est à vous de décider quand un employé est payé et combien il est payé. Un non-employé ou un entrepreneur indépendant vous dira ce qu’il vous facture en échange de l’exécution de certains services. Vous avez la possibilité de leur payer ce montant ou de trouver quelqu’un d’autre pour faire le travail.
Le contrôle financier s’applique également aux possibilités de profit ou de perte d’une personne. Vous avez un contrôle financier sur le travail qu’un employé effectue pour vous.
Type de relation
Le type de relation entre vous et le travailleur peut être déterminé selon que les fonctions de la personne constituent un élément clé de votre entreprise et si la personne bénéficie d’avantages sociaux, tels que des vacances ou une couverture d’assurance maladie. Si tel est le cas, il s’agit presque certainement d’un employé.
Cela pourrait être un facteur si vous et l’autre partie avez un contrat écrit, mais l’IRS indique que le simple fait d’avoir un contrat stipulant qu’un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant ne suffit pas pour déterminer le statut du travailleur.
Note
Vous pouvez déposer le formulaire SS-8 auprès de l’IRS pour demander à l’agence de déterminer pour vous si une certaine personne est un employé ou un non-employé.
Formulaires W-2 pour les employés
Les formulaires W-2 sont fournis aux personnes classées comme employés. Le formulaire comprend :
- Revenu imposable de l’employé et montant de l’impôt fédéral sur le revenu retenu sur les chèques de paie de l’employé
- Revenus de sécurité sociale et d’assurance-maladie et impôts FICA sur ces revenus de sécurité sociale et d’assurance-maladie, ainsi que les montants de ces impôts qui ont été retenus sur les chèques de paie de l’employé.
- Revenu de l’État et impôts sur le revenu de l’État et montant retenu sur les chèques de paie de l’employé
- Revenu des pourboires des employés
- Avantages sociaux imposables et non imposables
Formulaires 1099-NEC pour les non-employés
Le formulaire 1099-NEC remplace le formulaire 1099-MISC à partir de l’année fiscale 2020, mais uniquement pour les entrepreneurs indépendants. Les autres entités que vous payez peuvent toujours exiger les formulaires 1099-MISC, mais les entrepreneurs indépendants ont leur propre formulaire à compter de 2020.
Formulaire 1099-NEC est accordé aux personnes travaillant pour votre entreprise qui ne sont pas des employés, mais seulement si vous leur avez payé 600 $ ou plus au cours de l’année d’imposition. Le formulaire comprend le total des paiements que vous avez effectués à cette personne ou entreprise au cours de l’année d’imposition.
Note
Vous ne retiendriez pas les impôts fédéraux sur le revenu ou les taxes de sécurité sociale/Medicare sur ces non-employés, à moins que l’IRS ne vous ordonne d’effectuer une retenue de sauvegarde.
Les personnes qui devraient recevoir un formulaire 1099-NEC si vous leur avez payé 600 $ ou plus comprennent :
- Non-employés comme un entrepreneur indépendant
- Avocats dans certaines circonstances
- Toute personne exerçant une activité de capture de poisson auprès de laquelle vous avez acheté du poisson ou « d’autres espèces aquatiques »
Note
Les autres personnes ou entités qui recevaient auparavant un 1099-MISC recevraient toujours un formulaire 1099-MISC. Ils ne sont pas migrés vers ce formulaire distinct.
Quand quelqu’un est à la fois employé et entrepreneur
Certaines personnes qui travaillent pour votre entreprise peuvent avoir un double rôle. Par exemple, Joe pourrait travailler comme gardien en tant qu’employé, et il pourrait également avoir un contrat avec vous pour déneiger votre parking en tant qu’entrepreneur indépendant. Joe recevrait un W-2 pour son revenu d’emploi et un 1099-NEC pour son salaire en tant que propriétaire de son entreprise de déneigement.
Où et quand soumettre les formulaires
Formulaires W-2 sont dues aux salariés au plus tard le 31 janvier de l’année qui suit l’année d’imposition. Les formulaires W-2 doivent également être envoyés à la Social Security Administration avant cette date.
Formulaires 1099-NEC sont dus aux non-salariés à la même date. Vous devez également soumettre les formulaires 1099 à l’IRS avant le 31 janvier. Vous ne déclarerez pas les retenues, les salaires de la sécurité sociale ou de l’assurance-maladie sur un 1099-NEC, car vous ne retenez pas ces impôts pour les entrepreneurs indépendants.
Vous pouvez soumettre les formulaires W-2 et 1099 en ligne à l’agence fédérale appropriée. La date limite pour les soumissions en ligne est toujours le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition.
Les informations contenues dans cet article ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne remplacent pas de tels conseils. Les lois nationales et fédérales changent fréquemment et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre État ou les modifications législatives les plus récentes. Pour obtenir des conseils fiscaux ou juridiques actuels, veuillez consulter un comptable ou un avocat.
