Dans le cas où vous avez un client qui refuse de payer un bien ou un service, vous n’avez qu’un seul recours : retirer le montant de vos ventes et bénéficier de la déduction fiscale pour créance irrécouvrable.
Avant de pouvoir déduire les créances irrécouvrables, vous devez utiliser le système de comptabilité d’exercice. La plupart des petites entreprises utilisent le système de paiement en espèces. Dans le cadre du système de comptabilité d’exercice, vous pouvez enregistrer une vente au moment où vous facturez le client, mais si vous n’êtes pas payé, vous risquez de vous retrouver avec un compte irrécouvrable.
Disons que vous utilisez le système de comptabilité d’exercice et que vous souhaitez percevoir l’argent ou bénéficier d’une déduction fiscale pour ce montant. Tout d’abord, assurez-vous de comprendre et d’appliquer les lois relatives au crédit à la consommation et au recouvrement des créances douteuses. Vous ne voulez pas avoir à faire face à une poursuite judiciaire d’un client en colère ou être accusé de harcèlement.
Comment commencer le processus de recouvrement
Vous avez essayé pendant des mois de faire payer un client, en lui envoyant des lettres, voire en l’emmenant dans une agence de recouvrement. Rien n’a fonctionné. Il y a cependant un point positif dans cette obscurité financière ; vous pouvez bénéficier d’une déduction fiscale pour effacer cette créance irrécouvrable de vos comptes clients. Voici comment fonctionne ce processus :
- Au cours de l’année, vous avez des comptes clients que vous recouvrez… et des comptes clients que vous avez du mal à recouvrer.
- À la fin de l’année, exécutez un rapport chronologique des comptes clients pour voir qui ne vous a pas payé depuis longtemps et auprès de qui vous avez essayé avec diligence de recouvrer.
- Si le client n’est plus actif ou a cessé de payer, vous pourrez peut-être réduire le solde de ce client de vos ventes totales, afin de réduire vos revenus.
- Additionnez toutes les créances irrécouvrables que vous souhaitez effacer. Assurez-vous que vous voulez vraiment annuler ces dettes. Si vous recevez l’argent du client plus tard, vous devrez annuler la radiation et déclarer le paiement comme revenu.
- Passez en revue la liste avec votre conseiller fiscal et additionnez les non-payeurs. Vous pouvez alors demander une déduction du montant total de vos créances irrécouvrables, sur votre déclaration de revenus professionnelle.
Si le client paie plus tard :Parfois, des clients que vous pensiez ne jamais payer reviendront plus tard et vous paieront. Vous devrez compter ces revenus et votre comptable devra comptabiliser la reprise des créances irrécouvrables sur votre déclaration de revenus.
Documenter une créance irrécouvrable
Comme pour les autres déductions fiscales, l’IRS veut des documents ; ils veulent être sûrs que vos déductions pour créances irrécouvrables sont légitimes. Voici quelques façons de documenter ces créances irrécouvrables :
- Conservez les documents relatifs à vos efforts de recouvrement : lettres aux clients, dates des appels téléphoniques et résultats.
- Conservez le rapport chronologique de vos comptes clients pour indiquer depuis combien de temps ces dettes sont restées impayées.
- Si vous avez retenu les services d’une agence de recouvrement, conservez les documents ou le contrat relatifs à cette transaction ainsi que toute correspondance démontrant les efforts de recouvrement de l’agence de recouvrement.
- Enregistrez toute information qui vous porte à croire que ces clients ne paieront pas ou que vous êtes dans une impasse dans vos efforts de recouvrement, comme un avis de faillite dans un journal ou une lettre qui vous a été retournée comme non distribuable.
En d’autres termes, conservez tout enregistrement relatif à cette créance irrécouvrable, pour justifier votre radiation auprès de l’IRS.
