De nombreux employeurs reçoivent des ordonnances de retenue sur les revenus de la part de leurs employés. Le document pourrait s’appeler « Retenue de revenu pour pension alimentaire ». Si vous avez l’une de ces commandes, vous vous demandez probablement quoi en faire. Voici comment se conformer à une ordonnance de retenue sur le revenu, ainsi que des réponses aux autres questions que vous pourriez vous poser en tant qu’employeur.
Qu’est-ce qu’une ordonnance de retenue sur les revenus ?
Une ordonnance de retenue de revenu (IWO) est une ordonnance qui vous ordonne (l’employeur) de retenir un montant spécifique sur les chèques de paie d’un employé. Les montants retenus sont utilisés pour payer la pension alimentaire pour enfants, la pension alimentaire pour conjoint, la pension alimentaire ou d’autres types de pension alimentaire.
Selon l’Agence de pension alimentaire pour enfants de l’État de New York, les personnes qui retiennent des revenus, comme les employeurs, contribuent à garantir que les enfants bénéficient du soutien financier et médical des deux parents.
Qui réglemente la retenue sur les revenus ?
Toutes les questions d’exécution des pensions alimentaires pour enfants, y compris les ordonnances de retenue de revenus, sont traitées par les autorités étatiques et locales, et non par le gouvernement fédéral. Chaque État a des réglementations différentes concernant le moment où commencer la retenue, les déductions obligatoires, les limites de retenue et d’autres exigences.
Remarque
L’Office of Child Support Enforcement dispose d’une liste d’agences d’État, connues sous le nom d’Unités de décaissement de l’État (SDU), qui s’occupent des IWO.
Cette liste comprend une variété de détails, tels que les coordonnées, les frais, les maximums de l’État et d’autres exigences, bien que la quantité d’informations varie d’un État à l’autre.
À quoi ressemble une ordonnance de retenue sur les revenus ?
Un IWO peut provenir de l’une des deux sources suivantes :
- Il peut s’agir d’un avis envoyé par un avocat, un représentant légal tribal, une agence de recouvrement privée ou un particulier.
- Un tribunal ou une agence de pension alimentaire pour enfants appelée SDU (State Disbursement Unit, l’agence d’État chargée des IWO) peut envoyer l’ordonnance.
La plupart des ordonnances de retenue sur revenus suivent un format spécifique. Si la commande émane d’une personne autre qu’une agence d’État, elle peut paraître différente, mais elle doit contenir les mêmes informations. Ces informations doivent inclure :
- L’employeur et l’employé ou le débiteur, c’est-à-dire la personne dont le salaire doit être retenu, ainsi que les noms des enfants.
- Informations sur la commande, sur le montant que vous devez déduire et à quoi cela sert
- Montants à retenir par période de paie
- Informations sur le versement : à qui envoyer les montants et quand
- Autres informations
Vous pouvez recevoir un IWO pour un employé ou un non-employé (un entrepreneur indépendant, par exemple). Tant que vous effectuez des paiements à cette personne, vous devez vous conformer à l’IWO.
Que dois-je faire lorsque je reçois un IWO ?
Consultez le formulaire
Assurez-vous que l’ordonnance de retenue sur les revenus concerne l’un de vos employés ou quelqu’un d’autre que vous payez.
Ensuite, vérifiez d’où vient l’ordonnance : s’agit-il d’une ordonnance du tribunal ou d’un avis ? S’il existe une lettre de motivation, vérifiez si la commande sous-jacente est jointe. L’ordre doit diriger le paiement vers le SDU ou inclure une disposition autorisant la retenue.
Si la commande ne contient pas l’autorisation requise ou si vous n’effectuez pas de paiement à cette personne, renvoyez-la à la partie qui a émis la commande en expliquant pourquoi elle est renvoyée. Si l’autorisation requise est incluse, vous devez suivre les exigences telles que ordonnées.
Remarque
Si vous avez des questions sur l’IWO, contactez l’expéditeur dès que possible, afin de ne pas encourir de pénalités pour non-retenue comme ordonné.
Suivez les instructions et les exigences
- Informations sur la commande: Tout d’abord, regardez la section « Informations sur la commande » du formulaire pour voir combien doit être retenu et à quelle fréquence.
- Montants à retenir: Si votre période de paie n’est pas la même que le montant indiqué dans la section « Informations sur la commande », vous devriez voir des alternatives pour différents cycles de paie dans la section « Montants à retenir ».
- Informations sur le versement: Suivez les instructions et les délais exactement comme indiqué dans la section « Informations sur le versement » du formulaire. Chaque État dispose d’options pour envoyer des paiements par voie électronique. Notez la deuxième case à cocher à la fin de cette section indiquant si vous devez envoyer une copie du formulaire à l’employé ou au débiteur.
Y a-t-il une limite au montant que je peux retenir ?
Oui, si vous recevez un IWO et que vous avez déjà une autre ordonnance ou une saisie-arrêt retenue sur le salaire d’une personne spécifique, vous devez vérifier les limites. Vous ne pouvez pas refuser à une personne plus que le moindre des montants suivants :
- Le montant autorisé par la loi fédérale sur la protection du crédit à la consommation
- Le montant autorisé par la loi de l’État ou de la juridiction tribale du principal lieu de travail de l’employé
La limite fédérale est de 50 % du revenu disponible si la personne soutient une autre famille et de 60 % du revenu disponible si la personne ne soutient pas une autre famille. Si le montant est en retard (en retard) depuis plus de 12 semaines, ces limites peuvent augmenter respectivement de 5 %.
Remarque
Le revenu disponible est le montant net après déductions obligatoires (y compris les impôts fédéraux, étatiques et locaux), les impôts FICA et les cotisations de retraite légales.
Priorités pour les types de retenue
- Les pensions alimentaires en cours ont priorité sur le paiement des pensions alimentaires en souffrance.
- Les privilèges fiscaux fédéraux peuvent avoir la priorité sur les IWO : vérifiez auprès de votre agence d’État à ce sujet.
- Les pensions alimentaires pour enfants IWO doivent être payées avant les autres saisies-arrêts.
Le processus d’application de plafonds aux montants de retenue et de saisie-arrêt est compliqué. Assurez-vous de vérifier auprès de votre avocat avant d’essayer de donner la priorité aux ordonnances de retenue.
Puis-je percevoir des frais pour le traitement de l’IWO ?
Certains États autorisent les employeurs à prélever des frais administratifs par paiement ou par mois, le maximum étant déterminé par la loi de l’État. Par exemple, en Californie, les employeurs peuvent retenir 1,50 $ supplémentaires par paiement, tandis que l’Idaho autorise des frais administratifs de 5 $ par paiement.
Le montant combiné de vos frais et le montant retenu ne peuvent excéder les limites décrites ci-dessus.
Que se passe-t-il si je ne retiens pas comme indiqué ?
Chaque État prévoit des sanctions en cas de non-respect d’une ordonnance de retenue sur les revenus ou de non-retenue conformément aux exigences de l’État.
De plus, vous pourriez être passible d’une amende pour licenciement, refus d’embauche ou prise de mesures disciplinaires contre un employé en raison d’une ordonnance de retenue sur le revenu.
