Si votre entreprise travaille avec des personnes qui ne sont pas des employés à temps plein, peut-être des pigistes ou des entrepreneurs, vous devrez vous assurer que les impôts sont payés correctement. Sinon, il est possible que vous receviez un avis de l’IRS concernant la retenue à la source. Lorsque cela se produit, vous devrez prendre quelques mesures pour rectifier la situation.
Points clés à retenir
- Un avis de retenue de sauvegarde n’est qu’un type d’avis que votre entreprise pourrait recevoir de l’IRS.
- Si votre entreprise travaille avec des travailleurs non salariés, comme des pigistes ou des entrepreneurs indépendants, il est possible que vous receviez cet avis par la poste.
- Si cela se produit, vous souhaiterez envoyer une copie de l’avis au travailleur et lui demander de signer un nouveau formulaire W-9.
- Vous devrez peut-être retenir des impôts sur le salaire de la personne en attendant le nouveau formulaire W-9, ou vous devrez peut-être commencer une retenue de secours sur les paiements effectués à cette personne.
Qu’est-ce que la retenue de sauvegarde ?
La retenue à la source est une retenue d’impôt sur le revenu exigée par l’IRS pour les travailleurs qui ne sont pas des employés à temps plein, salariés ou W-2 (comme les pigistes ou les entrepreneurs indépendants). Vous savez que vous n’êtes pas obligé de retenir l’impôt sur le revenu sur les paiements que votre entreprise effectue à des non-employés, mais vous devez faire signer un formulaire W-9 par chacun de ces travailleurs ou entrepreneurs.
Un formulaire W-9 est comme un formulaire W-4 mais destiné aux non-employés et comprend des informations sur le nom et l’adresse de la personne, et surtout, son numéro d’identification fiscale.
Lorsque le numéro d’identification fiscale d’un non-employé est manquant ou erroné, l’IRS peut envoyer un avis de retenue de secours à l’employeur afin d’obtenir le paiement de l’impôt. Lorsque cela se produit, vous pouvez prendre quelques mesures.
Que faire avec un avis de retenue de sauvegarde
Un avis de retenue de secours, parfois appelé avis « B », indique que le numéro d’identification fiscale du non-employé est manquant ou incorrect. Lorsque vous recevez le premier avis de l’IRS, vous devez suivre ces étapes :
- Envoyez une copie de l’avis « B » à la personne dans les 15 jours ouvrables suivant la réception du premier avis et demandez-lui de signer un nouveau formulaire W-9.
- Si l’IRS indique que le numéro d’identification du contribuable est manquant, commencez immédiatement à retenir les impôts au taux de 24 % sur le salaire de ce non-employé, au plus tard 30 jours après avoir reçu l’avis.
- Si vous recevez un nouveau formulaire W-9 de la personne et que vous disposez d’un ancien formulaire W-9 avec le numéro d’identification fiscale de cette personne, vérifiez que vous disposez d’un nouveau numéro d’identification fiscale. Vous pouvez arrêter la retenue de sauvegarde si vous recevez un nouveau formulaire W-9 de la personne.
- Si vous ne trouvez pas le contribuable, si le contribuable refuse de remplir le formulaire W-9 ou si la personne ne répond pas, vous devez immédiatement commencer la retenue à la source (au taux d’imposition de 24 %) sur les paiements effectués à cette personne.
Que se passe-t-il si vous recevez un deuxième avis de retenue de sauvegarde ?
Le deuxième avis « B » indique au contribuable individuel de contacter l’IRS ou la Social Security Administration pour obtenir un numéro d’identification de contribuable correct. En tant qu’employeur, vous n’êtes tenu de rien faire, sauf de continuer à retenir l’impôt sur le revenu sur les paiements du contribuable jusqu’à ce que vous receviez un nouveau formulaire W-9 du particulier.
Qu’est-ce qu’un avis de retenue de sauvegarde « C » ?
Un avis « C » est un avis de retenue de réserve de l’IRS indiquant que le non-employé a sous-estimé ses revenus d’intérêts et de dividendes et qu’il est soumis à une retenue de réserve. Lorsque vous recevez le premier avis « C », vous devez immédiatement commencer à retenir des impôts à la source au taux de 24 % sur le salaire de ce non-employé.
Note
Si vous recevez un avis « B » ou un avis « C », vous devez continuer la retenue jusqu’à ce que l’IRS vous informe d’arrêter la retenue.
Déclaration et paiement de la retenue de sauvegarde à l’IRS
Lorsque vous commencez à retenir la retenue sur le revenu d’une personne, vous n’en avez pas fini avec l’IRS. Vous devez payer ces impôts retenus à l’IRS, déclarer les paiements que vous avez effectués et inclure les informations sur la retenue à la source sur le formulaire 1099 de la personne.
Effectuer des retenues de paiements de sauvegarde
Les retenues à la source de secours ne sont pas effectuées selon le même processus que pour le revenu des employés. Effectuez des paiements séparément, en utilisant le transfert électronique de fonds (EFT).
- Si le montant total de tous les paiements de retenue de sauvegarde est inférieur à 2 500 $ pour l’année, vous pouvez effectuer des paiements avec le formulaire de rapport annuel (formulaire IRS 945).
- Si le total est supérieur à 2 500 $, utilisez le calendrier bihebdomadaire ou mensuel pour effectuer des dépôts.
Note
Vous devez déclarer les paiements que vous avez collectés pour la retenue de réserve sur le formulaire 945. Le formulaire 945 doit être dû au plus tard le 31 janvier de l’année suivant la fin de l’année fiscale.
Déclaration des retenues de paiement annuelles aux entrepreneurs indépendants
Vous devrez inclure le total des retenues à la source pour chaque travailleur contractuel sur leur formulaire 1099 pour l’année d’imposition. Remettez-le à la personne et déposez-le auprès de l’IRS avant le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition. Ils en auront besoin pour déclarer leurs impôts.
Foire aux questions (FAQ)
Que signifie la retenue de sauvegarde ?
La retenue à la source est l’impôt qu’une entreprise doit s’assurer d’être payé à l’IRS pour les travailleurs non salariés. Si un non-employé ne remplit pas un formulaire W-9 ou s’il le remplit mal, par exemple en utilisant un mauvais numéro d’identification de contribuable, une entreprise recevra un avis de l’IRS et devra immédiatement commencer à retenir une retenue de secours sur les paiements de la personne à un taux de 24 %.
Comment savoir si vous êtes soumis à une retenue à la source ?
Si vous êtes soumis à une retenue à la source, l’IRS vous contactera, ou si vous n’êtes pas employé d’une entreprise, l’entreprise vous contactera probablement. Vous serez soumis à une retenue à la source si vous ne payez pas d’impôts sur les revenus que vous recevez en tant que non-salarié. Cela pourrait être dû à une erreur sur votre formulaire W-9. Si vous sous-déclarez vos revenus d’intérêts et de dividendes, vous pourriez également être soumis à une retenue à la source.
