Les employeurs sont tenus d’envoyer chaque année à chacun de leurs employés un rapport indiquant le salaire total et les retenues de l’employé. Les employés peuvent ensuite inclure ces informations dans leur déclaration de revenus. Le rapport est un formulaire W-2 et il doit également être déposé auprès de la Social Security Administration (SSA).
De nombreuses règles fiscales s’appliquent au remplissage, à la distribution et au dépôt de ces formulaires. Il peut être utile de comprendre les exigences et les délais avant de commencer à les préparer.
Points clés à retenir
- Le formulaire W-2 indique le salaire total et les déductions d’un employé pour l’année, ainsi que les impôts que vous avez retenus sur son salaire et soumis au gouvernement en son nom.
- Les informations du formulaire sont calculées à l’aide des données qui vous ont été fournies sur le formulaire W-4, que chacun de vos employés aurait dû vous soumettre lorsqu’il a commencé à travailler pour vous.
- Un formulaire W-2 doit être distribué à chaque employé et déposé auprès de l’Administration de la sécurité sociale, généralement avant le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale.
- L’IRS fournit des instructions détaillées pour remplir le formulaire W-2.
Classez correctement vos travailleurs
L’IRS exige que vous classiez correctement vos travailleurs : employé ou entrepreneur indépendant. Il peut imposer des amendes et des pénalités si le travailleur que vous payez en tant qu’entrepreneur indépendant doit être payé en tant qu’employé.
Un employé
Toute personne qui fournit des services à une organisation est généralement un employé si l’organisation peut contrôler le travail qu’elle effectue ainsi que la manière et le moment où il sera effectué.
Un entrepreneur indépendant
Un entrepreneur indépendant est, selon la définition de l’IRS, quelqu’un qui offre des services au grand public et contrôle la façon dont il effectue son travail et le travail qu’il effectuera.
Vérifiez la date limite de distribution et de dépôt
Deux étapes sont impliquées dans le processus W-2. La première étape consiste à distribuer les formulaires W-2 aux employés. La deuxième étape consiste à déposer ces formulaires auprès du SSA.
La date limite pour envoyer les formulaires W-2 aux employés et déposer les formulaires auprès du SSA est généralement le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale.
Conseil
Ce pourrait être une bonne idée de remettre leurs formulaires aux employés au début de janvier afin qu’ils aient le temps de les examiner et que vous puissiez corriger les erreurs avant de les déposer auprès de la SSA.
Vérifiez les formulaires W-4 des employés
Vous devez à tout moment avoir un formulaire W-4 dans vos dossiers pour tous les employés. Assurez-vous que vos employés ont saisi des informations exactes et à jour sur les formulaires W-4 qu’ils ont remplis pour vous.
Le formulaire comprend les informations nécessaires pour :
- Détermination du montant de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu d’un employé
- Utiliser l’état civil
- Connaître le nombre de personnes à charge du salarié
- Tout montant supplémentaire à retenir
Conseil
L’IRS vous suggère de donner à l’employé le calculateur de retenue IRS qu’il peut utiliser pour déterminer le montant de sa retenue s’il a besoin d’aide pour remplir le formulaire.
Le formulaire W-4 doit être rempli lors de l’embauche et à tout moment où l’employé doit modifier son statut fiscal. L’employé doit modifier le formulaire W-4 si ses informations personnelles changent, telles que son état civil et le nombre de personnes à sa charge, ou si son adresse change. L’employé peut également modifier le formulaire W-4 à tout moment simplement pour modifier le montant de la retenue.
Vous devez demander à tous les employés de consulter leur formulaire W-4 avant la fin de chaque année pour vous assurer que les informations personnelles sont exactes.
Recueillir des informations sur la paie
Vous aurez besoin de quelques informations de base sur votre entreprise pour tous les formulaires W-2 :
- Le numéro d’identification d’employeur de votre entreprise
- Le nom, l’adresse et le code postal de l’entreprise
- Le numéro d’identification fiscale de l’État de votre entreprise (le cas échéant)
Vous devrez également recueillir des informations personnelles et salariales sur chaque employé pour l’année d’imposition :
- Salaire brut : le montant versé à cet employé : salaire total, pourboires et autres rémunérations
- Montant de l’impôt fédéral sur le revenu retenu
- Salaire de la Sécurité Sociale (à hauteur du montant maximum de la Sécurité Sociale pour l’année)
- Salaires et pourboires Medicare et impôt Medicare retenu, y compris l’impôt Medicare supplémentaire pour les employés à revenus élevés
- Pourboires attribués aux employés payés
- Prestations pour personnes à charge versées et autres prestations imposables à l’employé
- Salaires et pourboires de l’État payés pour chaque État où l’employé travaillait, ainsi que l’impôt sur le revenu retenu par l’État.
- Salaires et pourboires locaux payés, et impôt local sur le revenu retenu le cas échéant
Préparation des formulaires W-2
Le formulaire W-2 comporte plusieurs exemplaires :
- La copie A (impression rouge spéciale) est destinée à l’administration de la sécurité sociale.
- La copie 1 est à déposer auprès du service des impôts de l’État, de la ville ou du local.
- La copie B est destinée à l’employé à utiliser lors de la production de sa déclaration de revenus fédérale.
- La copie C est pour les dossiers de l’employé
- La copie 2 est destinée à l’État, à la ville ou au service fiscal local de l’employé.
- La copie D est pour vos dossiers
Prenez votre temps avec chaque formulaire si vous préparez vous-même les formulaires W-2. Assurez-vous d’avoir saisi toutes les informations avec précision et dans les bonnes cases.
Important
L’IRS vous demande d’utiliser de l’encre noire en police Courier 12 points lorsque vous remplissez la copie A.
Suivez les instructions de l’IRS pour les formulaires W-2 pour vous assurer de ne rien manquer. Vérifiez les formulaires pour détecter les erreurs afin de minimiser la possibilité que vous deviez les renvoyer. Assurez-vous d’utiliser le formulaire de la bonne année, d’inclure toutes les informations nécessaires, de mettre les informations dans la bonne case et de revérifier vos calculs de retenue de sécurité sociale.
Distribuez les formulaires W-2 à vos employés
Votre prochaine décision est de savoir comment distribuer les formulaires à vos employés. Vous disposez de deux options pour distribuer les exemplaires B et C. Vous pouvez les envoyer par la poste ou les remettre à vos employés en personne. Vous souhaiterez peut-être que l’employé certifie que le formulaire a été récupéré pour éviter de se demander si cela a été fait s’il décide de récupérer son formulaire en personne.
Dépôt des formulaires W-2 et W-3 auprès du SSA
Vous devez utiliser les formulaires de transmission W-3 lorsque vous soumettez des formulaires W-2 par courrier à la Social Security Administration. Le formulaire W-3 compile toutes les informations de chaque case du formulaire W-2 pour tous les salariés. Vous n’êtes pas obligé de soumettre un formulaire de transmission W-3 si vous décidez de déposer vos formulaires W-2 auprès de la SSA en ligne.
Vous devez signer le formulaire W-3 si vous soumettez vos formulaires par courrier. Le signataire doit être autorisé en tant qu’agent de votre entreprise, ou la personne peut écrire « Pour (nom du payeur) » sur la ligne de signature à côté de la signature. Si vous envoyez des formulaires W-2 en ligne, votre numéro PIN sert de signature.
Dépôt en ligne ou par courrier
Vous disposez de deux options pour soumettre ces formulaires. Vous pouvez déposer en ligne dans la section Business Services Online du site de la Sécurité Sociale. Vous devrez d’abord vous inscrire, puis remplir les formulaires appropriés en ligne.
Vous pouvez également envoyer la copie A de vos formulaires W-2 complétés ainsi que le formulaire W-3 à la Social Security Administration. L’adresse postale pour les formulaires envoyés via USPS est Social Security Administration ; Centre d’opérations directes ; Wilkes-Barre, Pennsylvanie 18769-0001.
Demandes des employés pour des formulaires en double
Les employés égarent ou perdent souvent leurs formulaires W-2, ils peuvent donc demander une copie de leur formulaire W-2. Écrivez « Déclaration rééditée » sur la nouvelle copie et remettez-la à l’employé. Vous n’êtes pas obligé d’ajouter « DÉCLARATION RÉÉMIS » si vous envoyez un formulaire électronique à l’employé.
Vous souhaiterez peut-être facturer aux employés un premier duplicata de formulaire ou le deuxième duplicata dans un an. L’IRS dit qu’il n’est « pas interdit » de facturer des frais pour un duplicata du formulaire W-2, mais c’est une bonne idée de communiquer votre politique concernant les formulaires en double aux employés.
Vérifier les réglementations de l’État
Lorsque vous remplissez un formulaire W-2 pour un employé, vous enverrez la copie 1 à chaque État où travaille l’employé.
Chaque État a des exigences différentes pour les soumissions W-2 et tout formulaire de transmission, mais de nombreux États se conforment à la date limite du 31 janvier pour le dépôt des W-2 auprès de la SSA. Vérifiez auprès de l’autorité fiscale de votre État ou du service des recettes de l’État pour connaître les exigences.
Prolongation du délai de dépôt
Vous pouvez déposer une demande sur le formulaire 8809 si vous avez besoin d’une prolongation de délai de 30 jours pour déposer vos formulaires W-2 auprès de la SSA. La demande doit être déposée au plus tard à la date d’échéance du formulaire. L’IRS accorde des prolongations « uniquement dans des cas limités », comme une catastrophe qui a détruit vos dossiers.
Vous devez faxer l’IRS si vous avez besoin d’une extension pour fournir les formulaires W-2 aux employés. La lettre doit être adressée à l’Internal Revenue SErvice Technical Services Operation, à l’attention du coordonnateur des extensions de délai. Le numéro de fax est le 877-477-0752. Votre lettre doit inclure votre nom, votre adresse, votre EIN, une déclaration expliquant pourquoi vous demandez une prolongation incluant le motif de la demande et votre signature.
Avertissement
Vous ne pouvez demander qu’une seule prolongation pour déposer vos formulaires W-2 auprès de l’Administration de la sécurité sociale si votre demande est approuvée. Vous ne pouvez pas demander une deuxième fois.
Foire aux questions
Quand devez-vous envoyer les formulaires W-2 ?
La date limite de distribution des formulaires W-2 aux employés et de dépôt auprès de la SSA est le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition.
Où pouvez-vous obtenir des formulaires W-2 à envoyer à vos employés ?
Vous pouvez obtenir des formulaires W-2 auprès d’un magasin de fournitures de bureau, de votre CPA, d’un logiciel de fiscalité ou de comptabilité ou de l’IRS.
