Dans le processus de paie de votre entreprise, vous pouvez occasionnellement avoir un employé qui souhaite demander une exonération de retenue à la source. Les salariés éligibles peuvent être exonérés de la retenue d’impôt sur le revenu.
Points clés à retenir
- Les retenues à la source correspondent aux montants prélevés sur le salaire d’un employé par l’employeur pour les impôts sur le revenu et autres impôts d’État et fédéraux.
- Les employés, s’ils remplissent les conditions requises, peuvent être exonérés de retenue et ils doivent vous le communiquer sur un formulaire W-4.
- L’exonération de retenue à la source s’applique à l’impôt sur le revenu, mais elle ne s’applique pas à l’impôt FICA (Sécurité sociale et Medicare).
- Si l’IRS détermine que l’exonération des employés n’est pas valide, il peut vous envoyer une lettre de « blocage » qui vous demande de retenir l’impôt sur le revenu à un taux spécifique à partir d’une date spécifique.
Qu’est-ce que la retenue ?
La retenue à la source est un terme général désignant les montants prélevés sur la paie des employés pour les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques, ainsi que pour les taxes de la Federal Insurance Contributions Act (FICA) (Sécurité sociale et Medicare). Certains employés peuvent ne pas être tenus de prélever de l’impôt fédéral sur leur salaire si leur revenu est inférieur à un certain niveau.
L’IRS permet aux employés de demander une exonération de retenue d’impôt sur le revenu au cours d’une année spécifique si ces deux situations s’appliquent :
- L’année précédente, ils avaient droit à un remboursement de tout l’impôt fédéral sur le revenu retenu parce qu’ils n’avaient aucun impôt à payer.
- Pour l’année en cours, ils s’attendent à un remboursement de tout l’impôt fédéral sur le revenu retenu parce qu’ils s’attendent à n’avoir aucun impôt à payer.
Certains types de salariés peuvent être exonérés : les étudiants, les travailleurs à temps partiel, les plus de 65 ans et les salariés aveugles.
Note
Toute exonération de retenue à la source s’applique uniquement aux impôts fédéraux sur le revenu, et non aux impôts d’État ou aux taxes FICA (Sécurité sociale/Medicare).
Demander une exemption de retenue
Un nouveau formulaire W-4 est entré en vigueur en 2020 pour toutes les nouvelles recrues et les employés souhaitant modifier leur formulaire W-4. Si un employé souhaite demander une exonération, il doit écrire « Exonéré » sur le formulaire W-4 dans l’espace sous l’étape 4(c) et compléter les étapes 1 et 5.
Un employé qui souhaite une exemption pour un an doit vous remettre le nouveau W-4 avant le 15 février de cette année. Si un employé qui bénéficie actuellement d’une exonération fiscale s’attend à devoir payer de l’impôt pour l’année suivante, il doit modifier son W-4 avant le 10 décembre de l’année en cours.
Comment savoir si un employé est exonéré de retenue
Vous ne pouvez modifier la retenue qu’en fonction des documents que l’employé vous remet. Jusqu’à ce que l’employé vous remette le ou les formulaires corrects, vous devez continuer à retenir les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux sur la base des formulaires les plus récents remplis par l’employé. Vous ne pouvez pas croire l’employé sur parole concernant sa demande d’exemption.
Vous (l’employeur) devrez peut-être envoyer le W-4 à l’IRS pour qu’il examine la demande. Vous n’avez pas besoin de soumettre le formulaire à moins que l’IRS ne vous envoie spécifiquement une lettre vous demandant de le faire.
En savoir plus sur les exemptions de retenue
Une demande d’exonération de retenue à la source n’exempte pas l’employé du paiement de sa part des impôts FICA , y compris la taxe supplémentaire Medicare. Toutes les taxes FICA doivent être payées à la fois par vous en tant qu’employeur et par l’employé. La retenue salariale au titre de la Sécurité sociale s’arrête au maximum de la Sécurité sociale, mais votre cotisation à la Sécurité sociale en tant qu’employeur continue pour tous les salaires.
Note
Si vous pensez que l’exonération de retenue W-4 d’un employé est incorrecte, vous ne pouvez pas la modifier, mais vous pouvez informer l’employé que l’exonération peut être remise en question par l’IRS. Quelle que soit la réclamation de l’employé, vous devez utiliser uniquement le formulaire W-4 signé pour retenir le salaire de l’employé.
La demande d’exonération de l’impôt fédéral sur le revenu n’a rien à voir avec l’impôt sur le revenu de l’État et la retenue d’impôt locale. L’employé devra vérifier auprès des agences fiscales nationales et locales pour savoir comment cette exonération fonctionne dans ces juridictions. Comme indiqué ci-dessus, jusqu’à ce que l’employé vous remette les documents signés pour demander une exonération des impôts nationaux ou locaux, vous devez continuer à retenir ces impôts.
Si l’employé souhaite demander une exonération de retenue, mais qu’il a déjà subi une retenue sur son salaire au cours de l’année, vous ne pouvez pas lui rembourser cet argent. Au moment des impôts, vous informerez l’employé de la retenue sur son formulaire W-2 pour l’année. Le salarié peut alors réclamer le montant retenu.
Par exemple, Carlton vient vous voir en février et vous dit qu’il souhaite demander une exemption de retenue pour cette année. Il remplit un nouveau formulaire W-4 demandant une exonération, mais vous avez déjà retenu 276 $ d’impôt fédéral sur le revenu sur son salaire en janvier. Il devra attendre pour produire sa déclaration de revenus et réclamer les 276 $.
Ne présumez pas qu’un étudiant, un travailleur à temps partiel ou un travailleur saisonnier sera exonéré de la retenue. Tous les employés doivent remplir un formulaire W-4 lors de l’embauche, et c’est ce formulaire que l’employé doit utiliser pour demander une exemption.
Note
Votre avocat vous dira de ne pas aider les employés à remplir des formulaires. Mais si un employé vous le demande, vous pouvez lui fournir des informations pour l’aider à prendre sa propre décision. La publication IRS 505 contient un organigramme (page 8) qui pourrait aider l’employé à voir s’il peut demander une exemption de retenue.
Si vous recevez une lettre de blocage de l’IRS
Vous n’êtes pas obligé de remettre les formulaires W-4 à l’IRS, mais ils peuvent examiner la demande d’exemption d’un employé et ils peuvent vous demander de soumettre le formulaire W-4 d’un employé. Dans certains cas, si l’IRS estime que la demande d’exemption n’est pas valable, il peut envoyer une « lettre de blocage » à votre entreprise, ainsi qu’une copie pour l’employé. Une lettre de blocage verrouille la retenue de l’employé sur la base de l’examen de l’IRS.
Cette lettre précise le nombre maximum de retenues à la source autorisées pour le salarié. Une fois que vous avez reçu cette lettre de blocage, vous devez commencer à utiliser ces informations pour retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur le salaire de l’employé, à compter de la date fixée par l’IRS. Vous ne pouvez pas modifier le montant de la retenue tant que vous n’avez pas reçu l’autorisation de l’IRS ; vous ne pouvez pas accepter un nouveau W-4 de l’employé pour modifier le montant de la retenue.
Note
Vous recevrez également une copie de cette lettre pour l’employé expliquant comment fournir des informations supplémentaires à l’IRS. Vous pouvez encourager l’employé à contacter l’IRS pour demander une modification du verrouillage.
Si vous ne modifiez pas la retenue de l’employé en fonction de la retenue indiquée dans la lettre de blocage, votre entreprise est tenue de payer le montant supplémentaire d’impôt qui aurait dû être retenu.
Foire aux questions (FAQ)
Combien de temps un employeur doit-il conserver les formulaires W-4 des employés ?
Vous devez conserver les formulaires W-4 des employés dans vos dossiers pendant quatre ans pour vérifier que vous retenez correctement l’impôt fédéral sur le revenu. Ces formulaires, ainsi que d’autres formulaires signés par les employés, doivent être disponibles sous forme papier au cas où l’IRS le demanderait.
Que faire si un salarié demande une exonération sur W4 ?
Si un employé fournit un W-4 indiquant qu’il est exonéré de retenue, ne retenez pas l’impôt fédéral sur le revenu. Selon l’IRS, “pour bénéficier de ce statut d’exonération, l’employé doit n’avoir eu aucune obligation fiscale pour l’année précédente et doit s’attendre à n’avoir aucune obligation fiscale pour l’année en cours”.
