En général, votre entreprise devrait rémunérer les employés pour le temps qu’ils passent à voyager pour des activités liées au travail. Vous n’êtes pas obligé de payer les employés pour les déplacements accessoires à leurs tâches et au temps passé à se déplacer (déplacements entre le domicile et le travail). Le temps de déplacement peut inclure à la fois des déplacements locaux et des déplacements hors du domicile.
Temps de déplacement et temps de trajet
Les déplacements domicile-travail, c’est l’aller et le retour pour se rendre au travail. Tout le monde (du moins tous ceux qui ne travaillent pas à la maison) se rend à son travail. Le temps de trajet est un temps personnel et non professionnel. L’IRS ne permet pas aux entreprises de déduire le temps de trajet comme dépense professionnelle, et les employés ne devraient pas être payés pour le temps de trajet.
Le Département du Travail (DOL) discute des employés qui conduisent des véhicules fournis par l’employeur. Le DOL considère que le temps consacré aux déplacements domicile-travail par un employé dans un véhicule fourni par l’employeur, ou à des activités effectuées par un employé qui sont accessoires à l’utilisation du véhicule pour se déplacer, n’est généralement pas des « heures travaillées » et, par conséquent, n’a pas à être payé.
Note
Voici une règle empirique possible : si votre entreprise autorise le déplacement d’un employé, quel que soit le mode de déplacement de l’employé (voiture, train, bus, etc.), vous devez payer le temps de déplacement de l’employé.
Le temps de déplacement des salariés horaires et salariés peut être compté différemment. La rémunération des employés pour le temps de déplacement local s’applique uniquement aux employés non exonérés (horaires), et non aux employés exonérés (professionnels ou cadres).Les employés exonérés sont payés pour leur expertise à la tâche et non à l’heure.
Différents types de temps de trajet
Déplacements domicile-travail :Comme expliqué ci-dessus, il s’agit de temps de trajet, pas de temps de travail, et il n’est pas rémunéré.
Voyage en mission spéciale d’une journée dans une autre ville :Le DOL indique que « le temps passé à voyager vers et depuis l’autre ville est du temps de travail », mais il note que vous pouvez déduire le temps que l’employé passerait pour se déplacer.
Note
Sara travaille dans un bureau de votre entreprise, mais vous l’envoyez dans une autre ville pour une mission spéciale. Elle quitte son domicile, se rend en ville et revient chez elle le même jour. Elle passe 3 heures à voyager (1 heure et demie dans chaque sens) de chez elle à l’autre ville. Elle passerait normalement 30 minutes au total en voiture de son domicile au travail et retour, vous pourriez donc déduire les 30 minutes et la payer pour 2 1/2 heures de trajet.
Déplacements faisant partie du travail normal de l’employé :Le temps qu’un employé passe à voyager fait partie de son travail. Vous devez compter ce temps comme temps de travail. Le temps que l’employé passe à se rendre au premier chantier et à rentrer chez lui après le dernier chantier constitue du temps de trajet et n’est pas payé.
Note
Une IAA (infirmière professionnelle agréée) travaille pour un établissement de soins infirmiers et se déplace entre les deux sites de cet établissement, prodiguant des soins aux patients des deux sites. Son temps de déplacement quotidien entre ces endroits doit être inclus dans son salaire car elle ne fait pas la navette. Mais elle ne peut pas compter le temps de trajet entre son domicile et le premier endroit ou le temps de retour depuis le dernier endroit.
Voyager loin de chez soi :Si le voyage comprend une nuitée, c’est le temps de voyage. Le DOL n’inclut pas les déplacements hors du domicile en dehors des heures normales en tant que passager dans un avion, un train, un bateau, un bus ou une voiture comme temps de travail. Mais vous devez compter les heures travaillées les jours ouvrables normaux et les heures travaillées les jours non ouvrables (week-end et jours fériés).
Note
Si un employé se rend de Cleveland à Pittsburgh pour un séminaire de deux jours sous la direction de votre entreprise, vous devez payer les heures que l’employé aurait travaillées au cours d’une journée de travail normale pour chacun de ces jours, même s’ils étaient un samedi ou un dimanche.
Déplacements accidentels ou déplacements professionnels : payants ou non payés ?
- Un salarié se rend chaque jour à son travail en voiture depuis son domicile. Vous lui demandez de s’arrêter en chemin et de récupérer des bagels pour la réunion du personnel. Ce temps de conduite n’est pas rémunéré. Le temps de trajet pour se rendre au travail n’est jamais du temps rémunéré ; le moment de s’arrêter pour les bagels est « accessoire » au trajet et ne fait pas partie du travail de l’employé.
- Vous demandez à un employé de se rendre dans un magasin en voiture pendant ses heures de travail pour acheter des bagels pour la réunion de bureau. Si le salarié effectue ce déplacement pendant les heures normales de travail, il devrait être rémunéré.
Vous souhaiterez peut-être également contacter un avocat spécialisé en droit du travail pour discuter de ces questions.
Payer les frais de voyage
En plus de payer les temps de déplacement des employés, vous devez payer leurs frais de déplacement. Le ministère du Travail n’exige pas le remboursement des frais de déplacement, mais il est logique de payer les employés si vous les obligez à voyager.Votre entreprise peut déduire les frais de déplacement des employés comme dépenses professionnelles.Si les salariés mélangent déplacements professionnels et déplacements personnels, vous devez régler la partie professionnelle et ne payer que ces dépenses.
Règlements de l’État sur le paiement des déplacements des employés
Vérifiez auprès du département du travail de votre État pour voir s’il existe des règles qui pourraient outrepasser les règles fédérales. Contactez le bureau local le plus proche du ministère du Travail des États-Unis pour obtenir des informations sur les cas spécifiques de temps de déplacement qui affectent votre entreprise.
