Vous souhaitez embaucher les enfants d’amis pour travailler dans votre entreprise. Avant d’embaucher des mineurs (n’ayant pas atteint l’âge légal), vous devez connaître certaines lois et questions fiscales. Cet article aborde également les questions juridiques et fiscales liées à l’embauche de vos propres enfants pour travailler dans votre entreprise.
Lois sur le travail des enfants
Le ministère américain du Travail a un certain nombre de lois relatives aux entreprises ayant des enfants comme employés. La loi principale est la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui comprend un certain nombre de réglementations sur les heures et les salaires. Ces lois visent à protéger les enfants de conditions de travail trop dures (plus d’ateliers clandestins).
Les dispositions de la FLSA ne :
- Exiger que les mineurs aient un permis de travail ou des papiers de travail (de nombreux États le font)
- Restreindre le nombre d’heures ou d’heures de la journée pendant lesquelles les travailleurs de 16 ans et plus peuvent travailler (de nombreux États le font)
- Postuler s’il n’y a pas de relation de travail FLSA (si l’enfant n’est pas un employé)
- Exiger des pauses, des périodes de repas ou des avantages sociaux (certains États le font)
- Réglementer la discrimination, le harcèlement, la violence verbale ou physique ou la moralité (d’autres lois fédérales et étatiques le font)
Note
Les lois fédérales du travail énoncent certaines restrictions sur l’embauche d’enfants, et chaque État possède des lois spécifiques relatives au travail des enfants. Consultez les lois de votre État sur le travail des enfants, qui peuvent différer des lois fédérales. Quelle que soit la loi la plus stricte (la plus protectrice) dans une situation spécifique, elle règne.
Certification d’âge et permis de travail
Avant d’embaucher un jeune travailleur, déterminez l’âge de l’enfant. Demandez une pièce d’identité (permis de conduire, acte de naissance ou autre). Ne comptez pas sur l’enfant pour vous donner le bon âge. Vous aurez besoin de connaître l’âge exact de l’enfant pour connaître les restrictions applicables et le prouver en cas d’inspection ou d’audit.
Restrictions d’emploi pour les enfants
La FLSA fixe à 14 ans l’âge minimum d’admission à l’emploi et limite le nombre d’heures travaillées par les mineurs de moins de 16 ans.
La FLSA interdit également aux mineurs de travailler dans des emplois dangereux, tels que la conduite et l’utilisation d’équipements électriques, et elle comprend des exigences qui s’appliquent à des types spécifiques d’emplois, comme les travaux agricoles ou les emplois nécessitant la conduite de véhicules à moteur. Certaines exceptions peuvent s’appliquer, notamment les enfants travaillant pour leurs parents (voir ci-dessous).
Restrictions relatives à l’emploi, aux horaires et aux conditions de travail
- Les mineurs âgés de 16 et 17 ans peuvent effectuer tout travail non déclaré comme travail ou profession dangereux et ne sont pas soumis à des restrictions d’horaires.
- Les mineurs âgés de 14 et 15 ans peuvent travailler en dehors des heures de classe dans divers emplois non manufacturiers, non miniers et non dangereux. Ce travail est soumis à des restrictions de jours et d’heures : pas plus de trois heures par jour scolaire, 18 heures par semaine scolaire, huit heures par jour non scolaire ou 40 heures par semaine non scolaire.
- De plus, les mineurs de moins de 16 ans ne peuvent pas commencer à travailler avant 7 heures du matin ou après 19 heures, sauf du 1er juin jusqu’à la fête du Travail, où les heures de soirée sont prolongées jusqu’à 21 heures.
- Les mineurs âgés de 14 et 15 ans ne peuvent travailler que dans un nombre limité de professions : établissements de vente au détail, de restauration et de service d’essence spécifiquement répertoriés dans les règlements.
Salaire minimum des jeunes
Vous pouvez verser aux employés de moins de 20 ans un salaire minimum d’au moins 4,25 $ l’heure pendant leurs 90 premiers jours (consécutifs). Vous ne pouvez prendre aucune mesure pour remplacer des employés de plus de 20 ans ou réduire leurs heures, leur salaire ou leurs avantages sociaux pour embaucher un jeune et lui payer le minimum jeunesse.
Définir le statut des enfants travailleurs
Avant d’embaucher des enfants comme employés (y compris vos propres enfants), définissez clairement le statut de ces travailleurs. Les rendre à temps partiel ou les classer comme « travailleurs d’été » peut éviter des malentendus sur les avantages sociaux et la rémunération. Incluez des informations sur le statut des travailleurs mineurs dans votre manuel de l’employé ou votre manuel de politiques/procédures.
Nouveaux formulaires d’embauche pour les enfants
En général, les documents relatifs aux nouvelles embauches pour les enfants embauchés comme employés dans votre entreprise doivent être les mêmes que pour toutes les autres embauches. En particulier, les mineurs nouvellement embauchés doivent remplir le formulaire W-4 avant de recevoir leur premier chèque de paie, pour indiquer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, et vous devez retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur les chèques de paie des mineurs, à moins que la personne ne demande une exonération de retenue.
Salaire et avantages sociaux pour les enfants
- Après 90 jours d’emploi du mineur, vous devez payer le même salaire minimum que les autres salariés. Si le salaire minimum de votre État est supérieur au salaire minimum fédéral, vous devez payer aux employés le salaire minimum de l’État le plus élevé.
- Vous devez retenir les impôts sur le revenu fédéraux (et étatiques) et les taxes FICA (Sécurité sociale/Medicare) des mineurs et payer à votre employeur la part de ces impôts, la même que pour les autres employés.
- Vous devez payer les heures supplémentaires après 40 heures de travail par semaine, avec les mêmes règles que pour les autres salariés.
- Si l’employé mineur a droit à des prestations, vous devez fournir et payer ces prestations de la même manière que les autres employés.
- Les réglementations FLSA ne vous obligent pas à payer des vacances ou des vacances pour une aide estivale, mais certains États pourraient le faire.
Note
En général, c’est une bonne pratique d’offrir aux travailleurs mineurs et aux employés d’été les mêmes avantages que les autres employés. Si les employés mineurs sont à temps partiel et que votre entreprise compte d’autres employés à temps partiel qui bénéficient d’avantages sociaux différents de ceux des employés à temps plein, vous pouvez considérer les travailleurs mineurs comme travaillant à temps partiel aux fins des prestations.
Embaucher vos enfants comme employés
Si vous embauchez vos propres enfants pour travailler dans votre entreprise, certaines réglementations FLSA ne s’appliquent pas. Ces exemptions ne s’appliquent pas si votre entreprise est une société. Le travail effectué par vos enfants doit être à la fois nécessaire et essentiel à votre entreprise.
- Aucun taux d’âge minimum ne s’applique, mais vous devez verser à vos enfants un salaire raisonnable.
- Les restrictions d’âge minimum ne s’appliquent pas, sauf dans les secteurs minier, manufacturier et autres professions où les enfants de moins de 18 ans ne sont pas autorisés à travailler.
- Vos enfants n’ont pas à payer d’impôt fédéral sur le revenu s’ils sont inférieurs au montant minimum d’indemnisation.
C’est une bonne idée de demander l’aide d’un avocat spécialisé en droit du travail avant d’embaucher des mineurs, pour vous assurer de ne pas manquer une réglementation nationale ou fédérale importante.
