Certaines années, les employeurs doivent faire face à une période de paie supplémentaire s’ils paient sur une base bihebdomadaire. Par exemple, l’année bissextile 2020 pourrait créer une période de paie supplémentaire, surtout si vous payez vos employés un mardi.
Pourquoi un salaire supplémentaire certaines années ?
Nous pensons que l’année civile compte 52 semaines, mais elle compte en réalité 52,1786 semaines. Pour les paiements bihebdomadaires (une semaine sur deux), c’est 26,0893, pas seulement 26. Certaines années, les fractions supplémentaires s’additionnent pour créer une semaine supplémentaire.
À qui s’adresse cette période de paie supplémentaire ?
On confond souvent deux types de périodes de paie pour les salariés. Le salaire de ces employés est un salaire annuel, payé mensuellement, bimensuellement ou bimensuellement. Le bimensuel correspond à deux fois par mois, ce qui donne 24 paiements par an, tandis que le bihebdomadaire correspond à une semaine sur deux, ce qui donne 26 paiements par an.
La période de sursalaire concerne les salariés qui sont payés à la quinzaine (une semaine sur deux). Voici un exemple :
Jerry est un employé salarié payé 28 000 $ par an, sur une base bihebdomadaire. Pour chaque période de paie au cours d’une année « normale » de 26 périodes de paie, il reçoit 1 076,92 $. Mais s’il y a une période de paie supplémentaire dans une année, il recevrait un salaire supplémentaire, supérieur à son salaire réel.
Communiquez le changement !
Communiquez le changement ! Quelle que soit l’option de paie que vous choisissez pendant quelques années, vous devrez informer les employés de ce que vous faites. Envoyez-leur un e-mail ou une lettre en début d’année et également lorsque vous distribuez des formulaires W-2 aux employés à des fins de déclaration de revenus.
Quelques options pour une année de 27 périodes de paie
Option 1:Divisez le salaire total entre les 27 périodes de paie de cette année, plutôt que 26. Cela entraînera des montants plus petits sur chaque chèque de paie. Dans le cas de Jerry, son salaire aux deux semaines pour cette année-là serait de 1 037,04 $ (28 000 $). Vous devrez le faire à partir du début de l’année de 27 périodes de paie.
Option 2 : Ne rien faire. Payez le même montant chaque jour de paie. En raison du salaire supplémentaire, vous accorderez effectivement une légère augmentation aux employés. C’est l’option la plus simple, mais la plus coûteuse pour vous.
Si vous choisissez l’option 2, informez-en les employés afin que vous puissiez vous attribuer le mérite de l’augmentation. Assurez-vous également d’informer les employés que leur paie l’année suivante (l’année qui suit « l’année à 27 périodes de paie ») sera réduite puisqu’ils seront de nouveau payés sur 26 périodes de paie.
Note
Selon le cabinet de conseil en ressources humaines ERC, la plupart des employeurs (86 %) utilisent l’option de paiement comme d’habitude.
Option 3 : Utilisez le multiplicateur réel chaque année. Pour les périodes de paie bihebdomadaires, ce serait 26,0893. Dans le cas de John, cela entraînerait des paiements de 1 073,23 $ par période de paie, pour un total de 27 904,16 $ dans une année de 26 périodes de paie (une perte de 95,84 $ pour l’année) et de 28 977,21 $ dans une année de 27 périodes de paie, soit une augmentation de 977,21 $ pour l’année.
L’avantage d’utiliser le multiplicateur réel chaque année est que vous n’aurez pas à recalculer chaque année. Vous devrez toujours verser un paiement supplémentaire aux employés au cours d’une année de 26 périodes de paie pour les amener à leur salaire déclaré. Vous bénéficierez également d’une augmentation au cours d’une année de 27 périodes de paie, mais pas autant que si vous utilisiez l’option 2.
Note
Vous ne pouvez pas sauter une date de paiement ou réduire considérablement le dernier chèque de paie des employés au cours d’une année de 27 périodes de paie. Si John recevait son salaire normal de 1 076,92 $ pour 27 périodes de paie, son salaire total pour l’année serait de 29 076,84 $, soit 1 076,84 $ de plus que son salaire déclaré de 28 000 $. Vous pourriez donc être tenté de sauter ce paiement. Ne le fais pas. Personne ne viole peut-être les lois sur les salaires, et un chèque de paie manqué, en particulier pendant les vacances, peut nuire au moral.
Votre décision a d’autres effets
Charges sociales
Le montant du salaire affectera le total de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie que vous et vos employés payez. Certains employés peuvent atteindre plus tôt la cotisation maximale de sécurité sociale et atteindre le seuil de la taxe supplémentaire Medicare si vous effectuez un paiement supplémentaire.
Avantages sociaux
Le paiement d’un salaire supplémentaire peut également entraîner le versement de prestations supplémentaires. Par exemple, vous pourriez surfinancer le 401(k) de quelqu’un avec la période de paie supplémentaire, au-delà du montant maximum autorisé. Si cela se produit, vous devrez restituer l’argent à l’employé.
Année d’imposition pour les W-2
Le fait qu’une période de paie s’étende sur la fin d’une année soulève la question de l’année d’imposition du paiement. La règle générale est que l’impôt doit figurer sur le W-2 pour l’année au cours de laquelle le chèque de paie est émis et que l’employé en a l’usage.
Une autre option : utiliser un service de paie
Note
La décision quant au montant et au moment de payer les employés est toujours délicate. Elle présente de nombreux écueils juridiques et comptables. Avant de décider comment gérer une année de 27 périodes de paie, parlez-en à un expert en matière de charges sociales et à un expert en droit du travail.
