Il est trop tard pour apporter des modifications après avoir signé un bail commercial pour un immeuble de bureaux ou un espace commercial et que l’encre a séché. Il est extrêmement important que vous compreniez les conditions du bail, leur impact sur vous et que vous ayez négocié la meilleure offre possible pour vous-même avant de signer un bail commercial. Cela commence par une connaissance pratique de termes tels que « CAM » et des clauses d’arbitrage.
Posez-vous ces questions pour être sûr de savoir dans quoi vous vous engagez.
Avez-vous lu et compris l’intégralité du bail ?
Oui, vous devez le lire mot pour mot. C’est peut-être un document très long et peu intéressant, mais il faut absolument savoir ce qu’il contient.
De nombreux propriétaires utilisent des baux « standards » ou « passe-partout » qui incluent des conditions générales communes à la plupart des baux, alors assurez-vous que les conditions sont incluses si vous avez négocié quelque chose de différent. Assurez-vous que la langue standard et votre langue spéciale ne se contredisent pas.
Même si le propriétaire a rédigé lui-même le bail, ne présumez pas qu’il a tout fait correctement. Vérifiez la date de début, la date de fin, le loyer, les conditions d’augmentation du loyer et toute autre condition particulière que vous avez négociée. Et surtout, assurez-vous de savoir ce que vous êtes obligé de faire selon les termes du bail. Qu’est-ce que le propriétaire est obligé de faire ? Pouvez-vous résilier le bail?
Avez-vous négocié la meilleure offre possible ?
Ce n’est pas nécessairement une affaire conclue simplement parce que vous avez reçu un bail à signer. Cela ne signifie pas que toute opportunité de négociation est terminée. Cela n’arrive que lorsque le bail est signé par les deux parties.
Faites une liste de toutes les dispositions que vousne le faites pascomme si vous lisiez le bail. Envoyez la liste à votre propriétaire potentiel. Vous pourriez être surpris de voir à quel point ils sont prêts à changer.
Comprenez-vous les termes du CAM ?
La plupart des baux utilisent le terme « CAM » plutôt que d’épeler « entretien des parties communes ». Vous devriez recevoir un pourcentage des frais CAM dont vous êtes responsable. Vos frais sont basés sur le pourcentage du bâtiment que vous louez. Assurez-vous que le pourcentage est basé sur la taille globale du bâtiment et qu’il ne varie pas en fonction de la superficie du bâtiment louée à un moment donné.
La section CAM d’un bail commercial est probablement l’une des sections les plus déroutantes et vous serez probablement surpris du montant que vous payez. Assurez-vous que vous ne payez pas pour des choses liées aux efforts de marketing du propriétaire ou aux frais juridiques associés à la négociation des baux avec d’autres locataires.
D’autres éléments que vous voudrez peut-être supprimer sont les frais d’administration supérieurs à 3 %, le paiement des avantages sociaux des employés du propriétaire et les coûts de construction des autres logements loués. Vous pouvez et devez négocier les conditions du CAM.
Avez-vous envisagé de demander un bail CAM Stop ?
De nos jours, la plupart des baux sont « triple net » ou « net-net-net », ce qui signifie que vous payez un loyer plus votre part proportionnelle des frais CAM, des taxes foncières et souvent des frais de réparation et d’entretien de la propriété. Mais vous pouvez demander au propriétaire un bail CAM Stop afin que vous ne payiez qu’une augmentation des frais CAM et des taxes foncières au-dessus de votre année de location initiale, souvent appelée « année de base ».
Le propriétaire peut augmenter votre taux de location de base en échange, mais cela enlève une grande partie des « frais mystères » du loyer. Alternativement, vous pouvez demander un plafond sur le CAM afin qu’il ne puisse pas augmenter de plus d’un certain pourcentage négocié. Faites attention à comment et quand les frais CAM augmentent pendant la durée de votre bail.
Quelle est votre responsabilité en matière de dépenses en capital ?
Les « dépenses en capital » font généralement référence aux dépenses structurelles majeures dans un bail commercial, telles que le toit, les fondations, le CVC et d’autres réparations et remplacements majeurs. Ce qui est « standard » peut varier d’une ville à l’autre et d’une propriété à l’autre, mais essayez d’éviter de signer un bail qui transfère le fardeau de ces coûts de réparation ou de remplacement sur vous en tant que locataire.
Il existe des compromis si votre propriétaire exige que vous payiez ces frais. Par exemple, si le bail indique que vous êtes responsable de la réparation et du remplacement du système CVC, vous pouvez suggérer au propriétaire de supprimer « remplacement » et que votre obligation de réparation se limite à un contrat d’entretien, peut-être deux fois par an. Vous pourriez proposer d’être responsable de toutes les réparations générales jusqu’à un certain montant annuel maximum.
Le bail est-il cessible ?
Vérifiez si le propriétaire a le droit de résilier votre bail si vous demandez une cession – le droit d’avoir quelqu’un d’autre pour reprendre le bail si vous vendez votre entreprise. De nombreuses entreprises estiment que leur emplacement constitue une part importante de leur valeur. Certaines entreprises tentent de céder un bail pour s’en sortir, mais un propriétaire souhaitera renégocier les conditions avec le cessionnaire.
Cela pourrait tuer votre vente si votre propriétaire a le droit de résilier le bail lorsque vous demandez une cession, alors demandez au propriétaire de supprimer cette disposition – ou au moins de permettre qu’elle soit modifiée afin qu’elle ne s’applique pas à la vente de votre entreprise. Comprenez que le propriétaire voudra toujours avoir le droit de refuser la cession si le nouveau locataire n’est pas financièrement acceptable.
Pouvez-vous avoir un sous-locataire ?
La pratique courante consistant à prendre un sous-locataire s’apparente à la cession d’un bail. Un sous-locataire est une autre entreprise qui travaille dans votre espace loué selon les conditions de votre bail. Vous payez le bail et l’autre partie vous paie une partie du coût.
De nombreux propriétaires n’autorisent pas les sous-locataires, mais vous souhaiterez peut-être partager les coûts avec quelqu’un plus tard. Négociez avec le propriétaire avant de conclure le bail si vous pensez que vous pourriez vouloir embaucher un sous-locataire à un moment ultérieur.
Le bail comporte-t-il une clause compromissoire ?
De nos jours, de nombreux contrats incluent des clauses d’arbitrage. Ces clauses stipulent que les deux parties conviennent de régler tout différend par l’arbitrage plutôt que par le biais d’un litige et d’un recours aux tribunaux. Lisez le contrat de location pour voir si la clause compromissoire est obligatoire. Assurez-vous d’avoir le droit de participer à la sélection de l’arbitre et aux autres décisions d’arbitrage si cela est accepté.
Aurez-vous besoin d’une garantie personnelle ?
La plupart des propriétaires ne signeront pas à moins que vous ne garantissiez personnellement le bail, alors considérez-vous extrêmement chanceux si vous parvenez à signer un bail sans une telle clause.
Mais la nature des garanties peut être négociable. Pensez à en fournir une pour une partie seulement de la durée du bail ou négociez une garantie qui ne dure que six à 12 mois après la résiliation.
Avez-vous mis en place la structure de votre entreprise ?
Vous devez vous assurer que votre structure d’entreprise est en place si vous souhaitez qu’elle vous protège. Déposez vos statuts constitutifs pour une société ou assurez-vous d’avoir reçu vos statuts organisationnels du secrétaire d’État si vous êtes une LLC. Prends soin de çaavantvous signez un bail. Certains États appellent ces documents des « certificats ».
Assurez-vous d’avoir des documents attestant que le bail a été approuvé par votre conseil d’administration. Vous devriez avoir une résolution d’entreprise démontrant que votre conseil d’administration a examiné le bail et l’a approuvé. Il devrait toujours y avoir des documents attestant que le bail a été approuvé même si vous n’avez pas de conseil d’administration.
L’essentiel
Le propriétaire sera beaucoup plus susceptible de négocier avec vous si votre bail représente 25 % d’une propriété plus grande que si votre espace représente 3 % – ce que vous voudrez peut-être garder à l’esprit. Pensez à engager un avocat pour examiner le document et vous aider dans les négociations, surtout si vous arrivez à une impasse avec le propriétaire. Un avocat peut vous aider à décider quand vous devez vous enfuir et quand le risque en vaut la peine.
Remarque
Cette discussion inclut des informations provenant de Susan Dawson, associée chez Waltz, Palmer et Dawson LLC.
