Vous remplissez un formulaire et on vous demande votre « numéro d’identification fiscale » personnel ou professionnel. Il existe en fait plusieurs numéros différents qui peuvent être utilisés à des fins d’identification fiscale, et vous devrez connaître les différences entre eux afin de pouvoir donner le bon.
En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez connaître les différents types d’identification qui peuvent être acceptés à différentes fins commerciales.
Quelles sont les différences entre un numéro d’identification fiscale, un numéro d’employeur et un ITIN ?
Un numéro d’identification fiscale est un terme générique utilisé par l’Internal Revenue Service pour désigner les types de numéros qu’il permet d’utiliser à des fins fiscales et d’identification.
Les numéros d’identification fiscale sont principalement utilisés pour suivre les paiements aux particuliers aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu et à d’autres fins fiscales, mais ils sont également utilisés à diverses fins d’identification.
Les trois types généraux de numéros d’identification fiscale sont
- Numéro de sécurité sociale (SSN)
- Numéro d’identification fiscale individuel (ITIN)
- Numéro d’identification d’employeur (EIN)
L’IRS dispose également de deux autres numéros d’identification de contribuable spéciaux : l’ATIN pour les adoptions en attente et le PTIN pour les préparateurs de déclarations de revenus.
Numéro de sécurité sociale
Un numéro de sécurité sociale (SSN) est l’identifiant le plus courant à des fins d’identification personnelle et fiscale. Les individus doivent avoir un numéro de sécurité sociale pour trouver un emploi et percevoir des prestations de sécurité sociale.
Les SSN sont utilisés par les employeurs pour déclarer le revenu annuel des employés dans leur déclaration de revenus. Ils sont utilisés pour déterminer l’éligibilité et le paiement des prestations à la sécurité sociale et à Medicare, ainsi que pour identifier les travailleurs éligibles au travail via le système américain des douanes et de l’immigration.
D’autres fois, un numéro de sécurité sociale peut être demandé :
- Pour ouvrir un compte bancaire
- Pour demander un passeport
- Sur une demande de prêt étudiant fédéral
- Pour demander des prestations de Medicare et de sécurité sociale
- Pour demander l’aide publique, y compris les allocations de chômage
- Pour vérifier le crédit
Note
si une personne n’est pas éligible à un numéro de sécurité sociale, elle peut demander et recevoir un numéro d’identification de contribuable individuel (ITIN).
Numéro d’identification fiscale individuel (ITIN)
Un ITIN est destiné aux personnes qui ne sont pas éligibles pour recevoir un numéro de sécurité sociale ou un numéro d’identification d’employeur. Un employeur peut accepter un ITIN d’un particulier à des fins fiscales (pour remplir un formulaire W-4 au moment de l’embauche, par exemple).
L’IRS délivre des ITIN aux personnes qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale pour traiter les déclarations de revenus et les paiements.
Qui pourrait avoir besoin d’un ITIN :
- Un étranger non-résident qui produit une déclaration de revenus aux États-Unis et n’est pas éligible à un SSN
- Un étranger résident américain (en fonction du nombre de jours de présence aux États-Unis) remplissant une déclaration de revenus américaine et non éligible à un SSN
- Une personne à charge ou le conjoint d’un citoyen américain/étranger résident
- Une personne à charge ou le conjoint d’un titulaire de visa étranger non-résident
Les ITIN sont destinés à des fins de déclaration fiscale uniquement ; le numéro ne peut pas être utilisé à des fins d’identification. L’IRS souligne que l’ITIN n’est PAS utilisé :
- Autoriser quelqu’un à travailler aux États-Unis
- Pour rendre quelqu’un éligible aux prestations de la sécurité sociale, ou
- Pour qualifier une personne à charge d’un crédit d’impôt sur le revenu gagné (EITC).
Note
Les personnes à charge n’ont plus besoin de numéro de sécurité sociale pour que les contribuables aient droit à l’EITC, à partir de l’année fiscale 2021, mais les contribuables recevront un crédit basé sur les règles applicables aux ménages sans enfants. Ce changement a été mis en œuvre par l’American Rescue Plan Act en mars 2021.
Numéros d’identification d’employeur : qui en a besoin
Un identifiant d’employeur (ou EIN) est un numéro d’identification fiscale fédéral pour les entreprises. Bien qu’il soit étiqueté comme un identifiant pour les « employeurs », vous n’avez pas besoin d’avoir des employés pour avoir besoin d’un EIN.
En plus d’être utilisé pour payer les impôts sur le revenu des entreprises, un identifiant d’employeur est utilisé :
- Par les banques, comme condition pour ouvrir un compte bancaire professionnel
- Pour une demande de prêt professionnel
- Par localités comme identifiant pour les licences et permis commerciaux
- Pour déclarer et payer les charges sociales fédérales (impôt fédéral sur le revenu et taxes FICA (Social Security/Medicare)
Apprenez-en davantage sur les cas où votre entreprise pourrait avoir besoin d’un EIN.
Types d’entreprises et numéros d’identification fiscale
Une entreprise individuelle utilise généralement le numéro de sécurité sociale du propriétaire comme numéro fiscal de l’entreprise. Étant donné que l’entreprise déclare et paie ses impôts via la déclaration de revenus personnelle du propriétaire, le SSN est le seul numéro d’identification fiscale nécessaire.
Les entreprises enregistrées auprès de l’IRS utilisent généralement un numéro d’identification d’employeur pour l’identité de l’entreprise. Un numéro d’identification d’employeur (EIN) est utilisé par tous les autres types d’entreprises, même si l’entreprise n’a aucun employé. Les banques exigent souvent qu’une nouvelle entreprise ait un EIN avant de pouvoir ouvrir un compte bancaire professionnel.
Le type d’entreprise LLC à membre unique constitue une exception. Si vous êtes l’unique propriétaire d’une LLC, vous devrez peut-être utiliser votre numéro de sécurité sociale dans certains cas et votre EIN dans d’autres. En général, utilisez votre numéro de sécurité sociale pour la plupart des formulaires, mais utilisez l’EIN de l’entreprise pour les formulaires fiscaux sur l’emploi.
Comment obtenir un numéro d’identification fiscale
Note
Pour obtenir un numéro de sécurité sociale, utilisez cette page Web de l’Administration de la sécurité sociale sur les numéros et cartes de sécurité sociale.
Vous pouvez demander un numéro d’identification de contribuable individuel (ITIN) en remplissant le formulaire IRS W-7 et en l’envoyant par la poste à l’IRS, ou vous pouvez faire une demande en personne.
Pour demander un numéro d’identification d’employeur (EIN), utilisez l’une de ces quatre méthodes de candidature simples, y compris une candidature en ligne.
Mon entreprise a-t-elle besoin d’un numéro d’identification fiscale d’État ?
Si vous faites des affaires dans un État, notamment en ayant un revenu, en embauchant des employés ou en vendant des biens ou des services, vous devrez également obtenir un numéro d’identification fiscale d’État à d’autres fins d’identification d’État, comme les taxes de vente. Ce numéro est délivré lors de votre inscription auprès de l’administration fiscale de votre État.
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