La lettre ci-dessous peut être utilisée pour communiquer avec des personnes ou des organisations qui n’ont pas déposé de chèque. Copiez et collez le texte dans votre lettre et examinez-le avec votre avocat pour déterminer s’il répond aux lois locales et aux exigences de diligence raisonnable. Mettez à jour les informations entre parenthèses (“[” et “]”) en fonction de vos besoins.
Exemple de notification de chèque en souffrance
[Date d’aujourd’hui]
[Adresse du bénéficiaire]
Cher [Bénéficiaire],
Nos dossiers indiquent que nous vous avons effectué un paiement il y a plus de 60 jours et que le chèque est toujours impayé. Les détails de ce paiement sont ci-dessous :
[Date de paiement]
[Vérifier le numéro]
[Montant du paiement]
Notez que notre politique consiste à annuler les chèques impayés après 90 jours. En outre, la loi de l’État peut exiger que nous remettions ces fonds à l’État de [Nom de l’État] en tant que biens non réclamés si nous ne recevons pas votre réponse avant le [Date limite].
Si vous avez le chèque, veuillez le déposer immédiatement. Si le chèque a été perdu ou détruit et que vous avez besoin d’un remplacement, veuillez vérifier les informations ci-dessous et nous retourner cette lettre dans les plus brefs délais.
Veuillez émettre un nouveau chèque pour le paiement référencé ci-dessus. Je n’ai pas tenté de négocier ce chèque et je n’essaierai pas de le faire. Si je trouve le chèque référencé ci-dessus, je le retournerai immédiatement à [Nom de l’entreprise]. Je certifie que j’ai droit aux fonds.
Signé,
___________________________
[Nom du bénéficiaire]
Date: _______________
Veuillez nous appeler au [numéro de téléphone] pour toute question.
Sincèrement,
[Représentant de l’entreprise]
[Adresse de l’entreprise]
Informations importantes
Malheureusement, vous ne pouvez pas conserver les fonds lorsque les chèques ne sont pas encaissés. Si le bénéficiaire avait droit à ces fonds, lui (ou ses héritiers) a toujours droit à l’argent. Lorsque les fonds ne sont pas réclamés, ils doivent souvent être remis à l’État pour être conservés (ce qu’on appelle la déshérence) jusqu’à ce qu’ils soient réclamés.
Si vous exploitez une entreprise, assurez-vous de vérifier auprès des régulateurs de l’État et de l’industrie pour vérifier les exigences qui s’appliquent à votre chèque. Vous devrez peut-être inclure certains termes ou suivre d’autres règles liées aux biens non réclamés. Les chèques de paie peuvent être différents des chèques adressés aux fournisseurs.
Vous n’êtes pas obligé d’utiliser le format exact ci-dessus. Certaines organisations préfèrent utiliser un formulaire distinct permettant au destinataire de demander la réémission d’un chèque périmé. En outre, vous souhaiterez peut-être inclure la possibilité pour le destinataire de vous demander de ne pas réémettre le chèque, car il peut avoir une raison légitime de ne pas déposer le chèque.
La meilleure façon de connaître les chèques impayés est de tenir une bonne comptabilité : rapprocher régulièrement vos comptes bancaires et assurer le suivi des paiements non encaissés depuis trop longtemps.
Si vous détenez simplement l’argent (intentionnellement ou non), vous pouvez ouvrir la porte à davantage de problèmes et à une surveillance accrue de la part des régulateurs.
