Si votre entreprise envisage d’embaucher des employés à distance qui travailleront en dehors de votre siège social, que ce soit aux États-Unis ou à l’étranger, vous devrez examiner vos politiques et procédures en matière de travail, de rémunération et de fiscalité de l’emploi. Voici un aperçu de certains des problèmes qui peuvent affecter les employés à distance travaillant aux États-Unis et à l’étranger.
Comment la crise de santé publique affecte vos employés à distance
Voici quelques nouvelles lois affectant votre entreprise et vos employés travaillant à domicile, et certains continuant à travailler à distance tout au long de 2021. Plusieurs nouvelles lois aident les entreprises et les employés pendant cette urgence.
Indemnités de maladie et indemnités de congé familial
La loi Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) contient des dispositions visant à aider les employeurs à accorder des congés de maladie et des congés familiaux à leurs employés. La législation affecte directement les petites et moyennes entreprises (de moins de 500 employés) et accorde des crédits d’impôt pour vous aider à payer ces prestations.
Par exemple, si vous avez des employés à distance qui ne peuvent pas travailler pour des raisons liées au COVID-19, vous devez leur verser une indemnité de maladie jusqu’à 10 jours (80 heures). Si l’employé s’absente du travail pour s’occuper d’un enfant, il a également droit à une indemnité de congé familial pouvant aller jusqu’à 10 semaines.
Les crédits FFCRA concernaient les congés pris entre le 1er avril 2020 et le 31 décembre 2020. La Consolidated Appropriations Act (CAA) prévoyait des crédits pour les congés du 1er janvier 2021 au 31 mars 2021, et l’American Rescue Plan Act (ARPA) prévoit des crédits similaires pour la période du 1er avril 2021 au 30 septembre 2021.
Vous pouvez obtenir les crédits rapidement en reportant la part de votre employeur des impôts de sécurité sociale, déclarée sur le formulaire 941, le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts.
Crédit de rétention des employeurs
Votre entreprise peut obtenir un crédit de fidélisation des employés pour garder ses employés (y compris les travailleurs à distance) sur votre liste de paie si votre entreprise a été touchée par le coronavirus.
Le crédit de la loi CARES était en vigueur du 20 mars au 31 décembre 2020 et était égal à 50 % du salaire admissible. Avec le CAA, le crédit a été porté à 70 % du salaire admissible pour la période du 1er janvier 2021 au 30 juin 2021 ; l’ARPA a prolongé le crédit jusqu’au 31 décembre 2021.
Vous pouvez obtenir le crédit rapidement en réduisant les dépôts de charges sociales ou en demandant une avance sur le formulaire 7200.
Note
Consultez cet article pour découvrir davantage d’options de secours pour les petites entreprises pendant la pandémie de COVID-19.
Employés distants dans votre État
Si vos employés distants se trouvent dans le même État que celui de votre entreprise, vous pouvez suivre les mêmes lois de l’État en matière d’impôt sur le revenu et d’impôt sur l’emploi. Mais vous devez vérifier les impôts sur le revenu dans les localités où travaillent les employés distants. Les impôts locaux sur le revenu sont imposés par les localités (comtés, villes, municipalités, districts scolaires ou districts spéciaux) dans 11 États.
Lois et taxes des États pour les employés à distance
Note
Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devrez savoir d’où travaillent les employés à distance. Certains télétravailleurs peuvent avoir déménagé récemment et vous devez documenter leurs lieux de travail aux fins des impôts de l’État.
Si vous avez des employés distants dans plusieurs États, vous devrez vérifier les lois du travail et les lois fiscales de chaque État. Vous aurez besoin de connaître les impôts sur le revenu de l’État pour savoir quand retenir ces impôts sur les chèques de paie des employés distants. Certains États, par exemple, imposent un seuil de 30 jours avant que l’employé ne soit tenu de se conformer à des impôts sur le revenu différents de ceux de son État de résidence. Les taxes municipales peuvent également différer selon la localisation de l’employé.
Note
Déterminer les impôts nationaux et locaux pour les travailleurs à distance est compliqué. L’IRS dispose d’une liste de sites Web du gouvernement de l’État que vous pouvez utiliser lorsque vous lancez votre recherche. Si vous avez plusieurs employés travaillant à distance, vous souhaiterez peut-être faire appel à un service de paie pour vous aider à régler ces impôts.
Impôts sur le revenu
Si vous avez des employés dans un État, « faites-vous des affaires » dans cet État ? Le principe derrière tout cela est le lien, ou connexion. Nexus est le terme juridique indiquant si un État a le pouvoir de taxer votre entreprise. Cela signifie généralement que l’entreprise a une présence physique dans l’État, ce qui peut signifier des biens, des ventes ou des employés. Si une entreprise a ses bureaux dans l’État A et ses employés travaillant à distance dans l’État B, l’État B peut prétendre qu’une partie des impôts sur le revenu de l’entreprise doit être versée à cet État.
Note
Les lois sur les liens fiscaux dans chaque État sont différentes. Envisagez de demander l’aide d’un fiscaliste ou d’un avocat spécialisé en droit du travail agréé dans les États où vous avez des employés à distance pour déterminer vos responsabilités fiscales.
Salaire minimum
Si le taux de salaire minimum horaire de l’État est supérieur au taux fédéral (7,25 $ en avril 2021), vous devez payer le taux le plus élevé des deux. Le site Web du ministère américain du Travail peut vous aider à connaître toutes les lois des États sur le salaire minimum.
Indemnisation des accidents du travail
Tous les États exigent que les employeurs souscrivent une assurance contre les accidents du travail et indemnisent les employés en cas d’accident ou de maladie professionnelle. Certains États vous permettent de souscrire votre propre assurance contre les accidents du travail, de souscrire à l’assurance publique ou de vous auto-assurer. La Fédération nationale des entreprises indépendantes effectue une comparaison État par État des lois sur l’indemnisation des accidents du travail.
Assurance invalidité
Certains États imposent la participation des employés ou des employeurs à des programmes d’assurance invalidité qui rémunèrent les employés pour des invalidités de courte durée non liées au travail.
- La Californie, le New Jersey et le Rhode Island financent leurs programmes par le biais de retenues sur les salaires des employés. Vous devrez donc vous inscrire pour retenir les retenues sur les employés distants travaillant dans ces États.
- L’État de New York et le New Jersey exigent que les employeurs couverts versent des prestations d’invalidité aux employés éligibles à temps plein et à temps partiel. L’employeur peut souscrire une assurance privée, une assurance publique ou demander à devenir auto-assureur.
Assurance chômage
Le gouvernement fédéral et les États individuels ont des lois sur l’impôt sur le chômage qui fonctionnent ensemble pour offrir des prestations aux employés s’ils ont perdu leur emploi. La plupart des employeurs paient des impôts sur le chômage au niveau fédéral et au niveau des États, et la plupart des États ont leurs propres lois.
Note
L’agence d’État qui administre les impôts sur le chômage est différente de l’agence qui verse les allocations de chômage.
Autres lois nationales et locales affectant les employés à distance
Les réglementations de zonage locales peuvent exiger qu’un employé distant travaillant à domicile obtienne une dérogation au zonage de la localité. De plus, certains États exigent que les employés soient payés selon un horaire spécifique (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel). Neuf États exigent également des périodes minimales de repos rémunérées pour les salariés adultes du secteur privé. Voici les États et leurs exigences.
L’exigence fédérale en matière d’heures supplémentaires consiste à payer aux employés 1,5 fois leur salaire horaire normal pour un travail de plus de 40 heures par semaine de travail.Certains États ont des réglementations plus généreuses en matière d’heures supplémentaires. La Californie, par exemple, exige la rémunération des heures supplémentaires pour les heures excédentaires dans une journée. L’agence de main-d’œuvre d’un État est l’endroit idéal pour vérifier les exigences en matière d’heures supplémentaires.
Lois et taxes pour les employés à distance travaillant à l’étranger
Impôts fédéraux sur le revenu
Si vous avez des employés travaillant à l’étranger, vous devez retenir l’impôt américain sur leur salaire, à moins que la loi étrangère ne vous oblige à retenir l’impôt sur le revenu étranger. Certains employés peuvent bénéficier d’une exclusion des revenus gagnés à l’étranger s’ils satisfont à certains critères. Cette exclusion a un maximum qui est ajusté en fonction de l’inflation chaque année.
Impôts sur le revenu de l’État
Certains États américains exigent que les personnes qui travaillent en dehors de l’État paient des impôts sur le revenu, à moins qu’elles ne puissent prouver qu’elles ne sont plus résidents de l’État. Le Colorado, par exemple, exige une preuve de statut de non-résident, tandis que d’autres États (ceux qui imposent des impôts sur le revenu) peuvent avoir des réglementations plus clémentes.
Note
Si les employés distants doivent payer des impôts sur le revenu fédéraux et/ou étatiques, vous devrez retenir ces impôts sur leurs chèques de paie.
Taxes de sécurité sociale/assurance-maladie
Si vous payez des employés à distance pour qu’ils travaillent en dehors des États-Unis, leurs salaires sont généralement soumis aux taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie si vous êtes un employeur américain qui n’est pas une société affiliée étrangère. Certains pays imposeront une taxe de sécurité sociale sur les salaires des employés à distance, mais les États-Unis ont conclu des accords de totalisation avec certains pays, comme le Canada et la France, pour éviter la double imposition.
Employés à distance, pas d’entrepreneurs indépendants
Il est important de connaître la différence entre un employé à distance et un entrepreneur indépendant. Une mauvaise classification des travailleurs comme entrepreneurs indépendants pourrait rendre votre entreprise responsable des impôts sur l’emploi impayés. L’IRS offre plus de conseils sur la compréhension de la désignation d’employé par rapport à celle d’entrepreneur indépendant et peut vous aider à faire la différence afin que vous puissiez payer et imposer avec précision vos employés conformément aux bonnes réglementations de travail.
