Donner des récompenses aux employés est une grande motivation et améliore le moral des employés. Mais il y a des limites au montant que vous pouvez déduire pour ces récompenses, y compris les récompenses pour la réussite des employés, la sécurité et le service. Vous devez également connaître les implications fiscales de ces récompenses pour les employés. S’ils sont imposables, vous devez déduire les charges sociales de la récompense.
Points clés à retenir
- Les récompenses de réussite des employés sont définies comme une récompense décernée pour le service ou la sécurité dans le cadre d’une présentation significative.
- Les employeurs peuvent déduire jusqu’à 400 $ par employé chaque année.
- Les récompenses ne peuvent pas être en espèces ou équivalents en espèces, comme des cartes-cadeaux.
- Les employés ne sont pas imposés pour la valeur des récompenses tangibles si celles-ci répondent à certains critères.
Déduire les récompenses d’excellence des employés
Les entreprises peuvent déduire certains coûts liés aux subventions, mais il existe une limite.
Vous pouvez déduire jusqu’à 1 600 $ pour les attributions de biens meubles corporels accordées chaque année à un employé s’il fait partie d’un plan écrit ou 400 $ pour les attributions en dehors d’un plan établi.Vous pourriez avoir droit à une déduction plus importante si l’indemnité fait partie d’un plan écrit.
Note
Les récompenses doivent récompenser des réalisations en matière de sécurité ou d’ancienneté dans le cadre d’une présentation significative et ne constituent pas une rémunération déguisée.
Par exemple, vous pouvez déduire le coût d’une montre pour 30 ans de service ou d’une plaque pour une récompense de sécurité. Cette limite ne s’applique pas aux attributions versées dans le cadre d’un régime de retraite admissible.
L’IRS a des règles spéciales pour les récompenses de réussite des employés décernées par des partenariats.
Dans ce cas, les plafonds de déduction « s’appliquent à la société ainsi qu’à chacun de ses associés ».L’objectif ici est probablement d’éviter que le partenariat contourne les règles en demandant à des partenaires individuels d’offrir les récompenses.
Définir les biens personnels corporels
Un bien meuble corporel est un bien meuble appartenant à un particulier ou à une entreprise et qui n’est pas un terrain ou un bâtiment. Une plaque ou une montre serait donc un bien personnel. Les espèces et quasi-espèces telles que les cartes-cadeaux ne sont pas classées comme biens personnels.
Note
D’autres éléments qui ne sont pas considérés comme des biens personnels comprennent les vacances, les repas, l’hébergement, les billets de théâtre ou d’événements sportifs, les actions, obligations et autres titres, selon l’Internal Revenue Service (IRS).
Vous pouvez fournir un catalogue de produits et permettre au destinataire d’en choisir un puisque les produits sont des biens meubles corporels. Ces catalogues ont souvent des niveaux de coûts différents pour différentes durées de service ; des cadeaux plus coûteux pour un service plus long.
Prix de service, de sécurité et de suggestion
Si vous souhaitez que les récompenses que vous accordez aux employés ne soient pas imposables, assurez-vous d’avoir suivi toutes les réglementations de l’IRS.
Primes d’anciennetépeut être non imposable pour les employés si :
- Ce ne sont pas des « salaires déguisés »
- Ils sont dispensés dans le cadre d’un programme écrit « qualifiant »
- Ils ne favorisent pas les employés bien rémunérés
- Ils ne dépassent pas 400 $ par employé pour les attributions de régimes non admissibles, et ils ne dépassent pas un total de 1 600 $ par an pour toutes les attributions de quelque nature que ce soit.
- Les récompenses d’ancienneté ne peuvent pas être reçues au cours des cinq premières années d’emploi du bénéficiaire, ni plus souvent que tous les cinq ans.
Prix de sécurité, pour être considéré comme non imposable, (a) ne peut pas être accordé à plus de 10 % des employés, et (b) ne peut pas être accordé aux gestionnaires, administrateurs, employés de bureau ou autres employés professionnels.
Quand les récompenses des employés sont imposables pour les employés
Le coût des récompenses en matière de biens personnels corporels dans les limites fixées par l’IRS n’est pas imposable pour l’employé.
Note
Toutes les autres récompenses sont considérées comme une rémunération, y compris les récompenses de voyage et les chèques-cadeaux, et sont soumises aux charges sociales. Vous devez retenir l’impôt sur le revenu fédéral et étatique sur les récompenses en espèces, et ces récompenses sont soumises aux impôts FICA (Sécurité sociale et Medicare) pour l’employé et l’employeur.
Cependant, si vos récompenses tangibles en faveur d’un employé dépassent le seuil déductible d’entreprise pouvant aller jusqu’à 400 $, celui-ci doit inclure les excédents dans son revenu lors de sa déclaration de revenus.
