De nombreux employeurs préfèrent verser des primes à leurs employés plutôt que de leur accorder des augmentations. Il est plus facile d’accorder des primes une année plutôt que l’année suivante, plutôt que d’accorder des augmentations de salaire intégrées à la rémunération de base de l’employé. Les primes constituent un excellent incitatif pour les employés, mais avant de décider de les distribuer, assurez-vous de connaître les implications fiscales pour votre entreprise et vos employés.
Comment les bonus sont payés
Une prime est un paiement spécial accordé à quelqu’un en récompense d’un bon travail ou d’une bonne réussite. La prime est un paiement supplémentaire versé à un salarié au-delà de son salaire ou de sa rémunération horaire.
Note
C’est toujours agréable d’offrir un bonus sous la forme d’un chèque spécial pour le faire ressortir comme étant important.
Les primes peuvent être contractuelles, comme les primes de vente pour les vendeurs, ou elles peuvent concerner des récompenses de performance. Un autre type de prime est une prime de vacances spéciale accordée à un groupe d’employés qui ont atteint un objectif de vente ou de production spécifique ou pour une rentabilité annuelle globale.
Déduire les primes des employés en tant que dépenses professionnelles
Si vous disposez de liquidités et espérez réaliser des bénéfices cette année, c’est le bon moment pour verser des primes aux employés. En plus de bénéficier d’une déduction d’impôt professionnel pour ces dépenses en matière d’avantages sociaux, vous recevez également beaucoup de bonne volonté de la part des employés, notamment pendant les vacances.
Note
Annoncez le bonus comme un événement ponctuel, afin de ne pas vous attendre à distribuer des bonus chaque année. Lorsque vous faites quelque chose pour vos employés une fois, ils s’y attendent la fois suivante. Quand on le fait deux fois, les salariés y voient un droit du travail et commencent à le réclamer.
Les primes sont déductibles pour votre entreprise, dans la catégorie fiscale des « paiements aux salariés ».Si vous accordez des primes à certains employés et pas à d’autres, assurez-vous d’avoir une justification claire de cette différence. Par exemple, vous souhaiterez peut-être accorder des primes liées aux performances liées aux évaluations. Dans cette pratique, comme dans d’autres concernant les salariés, il ne faut pas discriminer certains groupes.
Bonus aux propriétaires d’entreprise
Les bonus ne sont pas considérés comme des dépenses déductibles pour les entreprises individuelles, les sociétés de personnes et les sociétés à responsabilité limitée (SARL), car les propriétaires/associés/membres sont considérés par l’IRS comme des travailleurs indépendants. Fondamentalement, les propriétaires d’entreprise ne peuvent pas s’octroyer des primes.
Les primes comme revenu imposable pour les employés
Les primes des employés sont toujours imposables en tant qu’avantages sociaux, quels que soient la manière et le moment où elles sont versées. Par exemple, une prime versée à un salarié au moment de son embauche (parfois appelée « prime à la signature ») est soumise à toutes les taxes sur l’emploi. Les employés doivent payer des impôts sur le revenu fédéraux et étatiques ainsi que des taxes FICA (Sécurité sociale et Medicare) sur les primes. Vous devez également inclure les montants des bonus dans le calcul des impôts sur le chômage, du maximum de la sécurité sociale et de la taxe supplémentaire Medicare.
Retenues à la source sur les primes des employés
Les primes peuvent être considérées comme des salaires supplémentaires, qui ne sont pas inclus dans le salaire régulier. Il existe des règles pour calculer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu sur les primes des employés, en fonction de la manière dont elles sont versées.
Si vous versez à un employé une prime combinée à son salaire régulier, retenez l’impôt fédéral sur le revenu comme s’il s’agissait d’un paiement unique pour une période de paie régulière.
Si vous versez à l’employé une prime sous la forme d’un chèque distinct de son salaire régulier, vous pouvez calculer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu de deux manières différentes :
- Vous pouvez retenir un montant forfaitaire de 22 %.
- Vous pouvez ajouter la prime au salaire régulier de l’employé et la retenir comme s’il s’agissait d’un paiement unique.
Si vous ne retenez pas d’impôts sur le salaire de l’employé (peut-être parce que l’employé réclame une exemption de retenue), vous devez ajouter le montant de la prime au chèque de paie actuel de l’employé et calculer la retenue comme si le chèque de paie régulier et le montant de la prime constituaient un seul montant.
Note
N’oubliez pas d’ajouter les bonus en tant que salaires et en tant que salaires de la Sécurité Sociale et Salaires Medicare à ces deux rapports :
- Formulaire 941, le formulaire trimestriel de salaire et d’impôts.
- Formulaire W-2, la déclaration fiscale aux employés et à l’administration de la sécurité sociale.
Primes et employés « cols blancs »
Les primes peuvent être discrétionnaires (à la discrétion de l’employeur) ou non discrétionnaires pour certains employés exonérés. Il est important de connaître la différence, car les primes non discrétionnaires devront peut-être être incluses dans le calcul de la rémunération des heures supplémentaires.
Un bonus est discrétionnaire s’il n’est pas prévu. Une prime non discrétionnaire est une prime dans laquelle l’employeur fixe des critères spécifiques pour la prime et les employés s’attendent à recevoir la prime s’ils répondent aux critères.Si vous accordez une fois une prime de performance à un employé à la fin d’une année, ce n’est pas discrétionnaire. Les primes de vacances sont considérées comme discrétionnaires. Un autre type de prime non discrétionnaire est imposé par un contrat (contrat syndical ou contrat de travail par exemple).
Les employés qui sont des cadres, des administrateurs, des professionnels et des vendeurs externes (parfois appelés « cols blancs ») sont exonérés des exigences fédérales en matière de salaire minimum et de rémunération des heures supplémentaires, à condition que leur revenu soit supérieur à un niveau spécifique. Depuis le 1er janvier 2020, vous pouvez utiliser des primes non discrétionnaires pour satisfaire jusqu’à 10 % du niveau de salaire standard des salariés, afin de les amener au niveau de salaire minimum pour conserver leur statut d’exonération.
Vous ne pouvez pas utiliser de primes discrétionnaires pour satisfaire une partie du niveau de salaire standard. Ces primes sont celles dans lesquelles vous, en tant qu’employeur, conservez le pouvoir discrétionnaire sur le fait de leur paiement et sur leur montant. Des primes non discrétionnaires doivent être ajoutées au salaire brut hebdomadaire pour les heures supplémentaires des salariés horaires et des salariés exonérés éligibles aux heures supplémentaires.
Note
Ces procédures de retenue sont compliquées. Consultez la publication IRS 15 : Salaires supplémentaires et vérifiez auprès de votre avocat spécialisé en droit du travail les primes permettant d’exonérer les employés.
Modification de la retenue des employés pour les primes
Si vous décidez d’accorder une prime à vos employés, vous devez leur donner la possibilité de modifier leur autorisation de retenue (sur le formulaire W-4) pour ce chèque de paie, et de la modifier à nouveau pour les chèques de paie ultérieurs. De nombreux employés aiment modifier la retenue de leur chèque de prime afin de recevoir une plus grande part de la prime ; c’est ce qu’on appelle « majorer » le chèque. Ils doivent toujours payer des impôts sur le revenu et des impôts FICA sur le montant du bonus.
