Calculer correctement la masse salariale peut être un défi, surtout lorsque vous êtes propriétaire d’une petite entreprise. Votre expertise réside dans l’entrepreneuriat – pas nécessairement dans le suivi des différentes lois du travail et fiscales qui s’appliquent à chacun de vos employés. Que vous ayez un seul travailleur ou une équipe nombreuse, la mise en place d’un système de paie précis et fiable évitera de graves problèmes pour vos employés et votre entreprise.
Points clés à retenir
- La première étape dans la configuration de la paie pour votre petite entreprise consiste à obtenir un numéro d’identification d’employeur auprès de l’IRS.
- Connaissez la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants.
- Les nouveaux employés doivent remplir un W-4 et un I-9.
- Sélectionnez un processus de paie conforme aux lois nationales et fédérales, et choisissez une plateforme de paie qui correspond le mieux à votre budget et aux besoins de votre entreprise.
- Les erreurs de paie peuvent être coûteuses, alors prenez le temps de comprendre le processus et de discuter avec le ministère du Travail de votre État pour clarifier toutes vos questions.
Demander un numéro d’identification d’employeur (EIN)
Votre (numéro d’identification d’employeur) EIN est un numéro unique attribué spécifiquement à votre entreprise à des fins de l’Internal Revenue Service (IRS). Ce numéro identifie votre entreprise lorsque vous communiquez des informations sur vos employés aux agences gouvernementales fédérales et étatiques. Des exemples de ces informations incluent le revenu total et les impôts payés en leur nom.
Demandez votre EIN directement auprès de l’IRS. Le moyen le plus pratique d’effectuer cette transaction consiste à remplir une demande en ligne. Toutefois, les candidatures sont également acceptées par fax et par courrier.
Vérifiez les réglementations nationales et locales pour connaître les exigences supplémentaires en matière d’EIN.
Bien que de nombreux États et localités acceptent votre EIN fédéral à des fins d’identification, certains exigent des numéros distincts à des fins fiscales. Les exemples incluent New York, le Massachusetts et la Caroline du Sud. Vous pouvez déterminer les réglementations de votre ville et/ou de votre État en visitant le site Web des petites entreprises de l’État approprié.
Comprendre la différence entre entrepreneur indépendant et employé
Le fait que vous employiez des entrepreneurs indépendants ou des employés a un impact significatif sur la façon dont les impôts sur le revenu, l’assurance-maladie, la sécurité sociale et le chômage sont payés. Il est donc essentiel de comprendre la distinction entre les deux.
Le test de base se résume aux trois questions principales suivantes :
- L’employeur contrôle-t-il quand, où et comment le travail est terminé ? Si tel est le cas, le travailleur est probablement un employé.
- L’employeur contrôle-t-il les aspects financiers du travail ? Par exemple, les dépenses sont-elles remboursées ? Si tel est le cas, le travailleur est probablement un employé.
- La relation est-elle continue ou le travailleur est-il employé pour un projet spécifique sans aucune attente de maintien de l’emploi ? Si la relation est continue et si des avantages sociaux sont offerts, le travailleur est probablement un employé.
Obtenir les formulaires d’employé requis
Une fois vos propres documents en règle, vous êtes prêt à embaucher vos employés. Assurez-vous de recueillir des informations fiscales et salariales au cours des premiers jours d’emploi pour vous assurer qu’ils reçoivent leur premier chèque de paie en temps opportun. Vous souhaiterez peut-être encourager les employés à utiliser le dépôt direct pour des paiements plus rapides.
Note
Chaque employé doit remplir le formulaire IRS W-4, qui vous permet de calculer la retenue d’impôt correcte. Les employés doivent également remplir un formulaire I-9 pour vérifier qu’ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis.
Choisissez votre période de paie
Moins vous disposez de périodes de paie, plus il est facile de compléter votre paie. Cependant, certains États exigent que les employés soient payés selon un certain horaire, par exemple hebdomadaire ou bihebdomadaire. Contactez le ministère du Travail de votre État pour déterminer si la période de paie proposée est conforme aux réglementations de l’État.
Créer des processus liés à la paie
Avant de pouvoir émettre des chèques de paie précis, vous aurez besoin d’une méthode de suivi des heures des employés. Il existe de nombreux outils disponibles pour votre système de paie, depuis les feuilles de connexion de base jusqu’aux plateformes qui suivent l’activité des employés sur les téléphones ou les ordinateurs. Il est également important de mettre en place des politiques concernant les congés payés si vous envisagez de les offrir, la rémunération des heures supplémentaires et tout autre avantage.
D’un autre côté, vous devez avoir un processus en place pour garantir que les déductions pour avantages sociaux, impôts et dépenses similaires sont versées aux fournisseurs et agences appropriés au nom de vos employés.
Sélectionnez une plateforme de paie
Si vous envisagez de gérer la paie en interne, assurez-vous que vous ou votre comptable êtes à l’aise avec les nuances de cette tâche. Il existe plusieurs plateformes de paie de haute qualité pour faciliter les choses. Cependant, la plupart des petites entreprises préfèrent les services de contrôleurs externalisés, car ces professionnels possèdent les connaissances et l’expérience nécessaires pour produire la paie avec précision et dans les délais.
Produisez votre paie
Une fois que vous ou votre contrôleur avez saisi les informations personnelles des employés dans votre système de paie, vous êtes prêt à produire votre premier traitement de paie. À l’aide des outils de comptabilisation du temps dont vous disposez pour les travailleurs horaires (non exonérés), saisissez ou déclarez le nombre d’heures pour chacun. Les travailleurs salariés (exonérés) ne sont pas tenus de déclarer leurs heures. Ils reçoivent le même montant chaque semaine.
Note
Si vous calculez le coût du travail dans votre comptabilité, vous souhaiterez toujours que les employés salariés suivent leurs heures. Cela ne sera pas pris en compte dans leur salaire hebdomadaire, mais vous souhaiterez être en mesure d’allouer avec précision le temps aux tâches pour comprendre les coûts. Pensez à utiliser un programme de suivi du temps qui se synchronise avec votre logiciel de comptabilité générale pour produire ces rapports. Beaucoup seront également synchronisés avec votre paie afin que vous puissiez les utiliser aussi bien pour les employés salariés que horaires.
Conserver les enregistrements requis
Certains dossiers liés à la paie doivent être conservés aux fins de l’IRS. En règle générale, vous devez conserver tous les dossiers des personnes activement employées, quelle que soit la durée de leur mandat. De nombreux dossiers doivent être conservés pendant une certaine période après la cessation d’emploi. Par exemple, vous devez conserver les dossiers de paie pendant six ans. Des instructions spécifiques sont disponibles auprès de l’IRS.
Calculer et payer les charges sociales fédérales et étatiques
Enfin, en tant qu’employeur, vous êtes responsable du paiement des charges sociales et de la production de certains rapports. En général, les rapports sont dus soit trimestriellement, soit annuellement. Utilisez les ressources disponibles via l’IRS et le bureau des impôts de votre État pour vous assurer que toutes les taxes et tous les rapports sont traités de manière appropriée.
Une paie précise et ponctuelle est l’une des responsabilités les plus importantes de votre entreprise. Premièrement, les erreurs de paie sont un moyen infaillible de contrarier les employés. Deuxièmement, les erreurs fiscales peuvent entraîner des amendes et des pénalités importantes. Réfléchissez attentivement à la façon dont votre paie sera gérée pour vous assurer d’éviter les pièges les plus courants.
Foire aux questions (FAQ)
Comment gérer la paie d’une petite entreprise ?
Il n’y a pas de réponse simple. Pour gérer la paie, vous devrez commencer par les bases (obtenir un numéro d’identification d’employeur), puis passer à des décisions importantes comme le choix de votre processus et de votre plateforme de paie. Prenez votre temps à chaque étape du processus ; les erreurs peuvent coûter cher.
Comment puis-je effectuer la paie gratuitement ?
Pour effectuer la paie, vous devrez probablement le faire vous-même. Pour payer des impôts, vous utiliserez le système de paiement électronique des impôts fédéraux (EFTPS) de l’IRS. À partir de là, certaines des étapes que vous devrez suivre incluent la déclaration de vos travailleurs à votre État, le calcul des salaires et des déductions, ainsi que l’addition et le paiement des impôts fédéraux.
