La gestion de projet est l’un des éléments les plus critiques du succès d’une entreprise. Cela affecte les revenus et les passifs et, en fin de compte, interagit avec la satisfaction et la fidélisation des clients. Votre entreprise peut n’avoir qu’un seul projet en cours à la fois, tandis que d’autres grandes sociétés et entités peuvent jongler avec plusieurs projets à la fois. De par leur nature même, les projets sont temporaires.
Les projets sont un moyen d’atteindre un objectif, et l’objectif finira par être atteint. Votre entreprise pourrait passer à un autre projet… ou pas. Cela aurait pu être un objectif ponctuel.
Les projets suscitent un besoin croissant de main-d’œuvre. Le Project Management Institute estime qu’au cours de la période 2010-2020, plus de 15 millions de nouveaux postes de gestion de projet seraient créés dans le monde.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet ne représente pas l’intégralité du fonctionnement de votre entreprise. Il ne s’agit que d’un segment, d’un projet spécifié avec un plan détaillé expliquant comment vous et votre entreprise allez atteindre cet objectif. Il s’agit d’un plan détaillé en une série d’étapes, chacune aussi importante les unes que les autres. Vous devez en réaliser un pour passer correctement au suivant.
Considérez la gestion de projet comme une échelle que vous devez gravir. Vous ne pouvez pas sauter au sommet. Vous devez le prendre échelon par échelon pour une efficacité maximale. Votre équipe doit appliquer les outils mis à sa disposition ainsi que son expertise et ses connaissances pour exécuter chaque étape et passer à la suivante.
Il est assez facile de dire que vous voulez arriver à la case A, vous allez donc faire 25 pas dans cette direction. Mais vous devez également prendre en compte des considérations de temps dans votre plan de projet, et vous devrez probablement respecter un budget. Vous pouvez parcourir ces 25 étapes ou faire du jogging. Cela dépend de la rapidité avec laquelle vous devez y arriver pour mener à bien le projet. Vous pouvez économiser de l’argent en voyageant à pied ou en engageant un chauffeur. Cela dépend du budget que vous avez consacré au projet.
Il n’existe pas d’approche, de système ou de plan unique. Chaque projet que vous et votre entreprise aborderez aura très probablement son calendrier, son objectif et son budget. C’est pourquoi il est si essentiel d’avoir un chef de projet avisé et talentueux pour diriger le spectacle.
Les éléments d’un projet
Un chef de projet performant doit gérer simultanément quatre éléments de base d’un projet. Ces éléments sont interdépendants.
- Portée:Cela implique la taille, les objectifs et les exigences du projet.
- Ressources: Vous aurez besoin de personnes, d’équipement et de matériel en place.
- Temps:Cela ne concerne pas seulement le temps que prendra le projet dans son ensemble. Il doit être décomposé en durées de tâches, dépendances et chemin critique.
- Argent: Ayez une bonne maîtrise des coûts, des imprévus et des bénéfices.
L’élément le plus important : la portée
La portée du projet est la définition de ce que le projet est censé accomplir et des budgets de temps et d’argent qui ont été créés pour atteindre ces objectifs. Toute modification de la portée du projet doit entraîner une modification correspondante du budget, du temps, des ressources ou des trois.
Si la portée du projet consiste à construire un bâtiment pouvant accueillir trois widgets avec un budget de 100 000 $, le chef de projet est censé le faire. Si la portée est modifiée pour un bâtiment pour quatre widgets, le chef de projet doit obtenir un changement approprié en termes de temps, d’argent et de ressources.
Ressources
Il existe trois aspects dans la compréhension et la gestion des ressources : les personnes, l’équipement et le matériel.
Un chef de projet performant doit gérer efficacement les ressources affectées au projet, y compris les membres de l’équipe de projet, le personnel du fournisseur et les sous-traitants. Il doit s’assurer que ses employés disposent des compétences et des outils dont ils ont besoin pour terminer le travail, et il doit continuellement vérifier s’il dispose de suffisamment de personnes en place pour terminer le projet dans les délais. Son travail consiste à s’assurer que chacun comprend la tâche et les délais du projet.
Le membre senior de chaque groupe d’employés rend compte au chef de projet lorsqu’il gère des employés directs, mais les employés peuvent également avoir un supérieur hiérarchique qui fournit une direction technique. Dans une situation de gestion matricielle comme une équipe de projet, le travail du chef de projet est de fournir une direction de projet aux supérieurs hiérarchiques. Gérer les sous-contrats de travail signifie généralement gérer le chef d’équipe des travailleurs sous-traités, qui à leur tour gèrent ces travailleurs.
Un chef de projet doit souvent se procurer des équipements et des matériaux et gérer leur utilisation afin que l’équipe puisse fonctionner efficacement. Il est responsable de disposer de l’équipement et du matériel appropriés au bon endroit et au bon moment.
Temps
Les trois éléments d’une gestion du temps réussie sont les tâches, le calendrier et le chemin critique.
Construisez le planning du projet en listant, dans l’ordre, toutes les tâches qui doivent être réalisées. Certaines doivent être effectuées de manière séquentielle tandis que d’autres peuvent se chevaucher ou être effectuées en tandem. Attribuez une durée à chaque tâche. Allouez les ressources nécessaires. Déterminez les prédécesseurs (quelles tâches doivent être accomplies avant les autres) et les successeurs (les tâches qui ne peuvent commencer qu’une fois les autres tâches terminées). Cet aspect de la gestion de projet est parfois appelégestion des cascadescar une tâche en suit une autre dans un ordre plus ou moins séquentiel.
Un logiciel de gestion de projet peut simplifier la tâche de création et de gestion du calendrier du projet.
Certaines tâches ont un peu de flexibilité dans leurs dates de début et de fin requises. C’est ce qu’on appelle le « flotteur ». Les autres tâches n’ont aucune flexibilité. Ils n’ont aucun flotteur. Une ligne traversant toutes les tâches avec un float nul est appelée lachemin critique. Toutes les tâches de ce chemin (et il peut y avoir plusieurs chemins parallèles) doivent être terminées à temps si l’on veut que le projet arrive avant la date limite. La tâche clé de gestion du temps du chef de projet consiste à surveiller le chemin critique.
Argent
Les trois considérations dans la gestion de l’argent sont les coûts, les imprévus et le profit.
Chaque tâche a un coût, qu’il s’agisse des heures de travail d’un programmeur informatique ou du prix d’achat d’un mètre cube de béton. Chacun de ces coûts est estimé et totalisé lors de la préparation du budget du projet.
Certaines estimations seront plus précises que d’autres. Le budget du projet doit donc inclure une provision pour imprévus : de l’argent mis de côté dans le budget “juste au cas où” le coût réel d’un article serait très différent de l’estimation.
Le profit est l’argent que l’entreprise souhaite gagner grâce à cette tâche. C’est ajouté au coût.
Ainsi, un budget de projet est composé du coût estimé, plus les imprévus et tout profit. Le travail du chef de projet consiste à maintenir le coût réel égal ou inférieur au coût estimé et à maximiser les bénéfices que l’entreprise réalise sur le projet.
La gestion de projet est un art et une science
Une gestion de projet réussie demande de la pratique. Ces idées peuvent vous donner une compréhension de base de la gestion de projet, mais ne considérez cela que comme un début. Si votre travail ou votre cheminement de carrière inclut la gestion de projet et si vous souhaitez améliorer vos compétences, parlez à des chefs de projet performants, lisez et pratiquez. La gestion de projet peut être une carrière très enrichissante.
