Votre entreprise génère-t-elle des frais de déplacement ou des frais de déplacement ? S’il s’agit d’un voyage d’affaires, il est déductible en tant que dépense professionnelle. S’il s’agit d’un trajet domicile-travail, ce n’est pas déductible. L’IRS fait une distinction entre les déplacements domicile-travail et les voyages d’affaires ; les frais de déplacement ne sont autorisés que dans des cas précis, tandis que les frais de déplacement professionnel sont généralement autorisés, dans certaines limites.
Qu’est-ce que les voyages d’affaires ?
Les voyages d’affaires sont une catégorie globale de dépenses qui comprend les dépenses des propriétaires d’entreprise et des employés à des fins professionnelles :
- Se rendre en voiture vers des lieux professionnels, comme se rendre au bureau d’un client, pour récupérer des fournitures de bureau ou pour une réunion dans un restaurant
- Voyages longue distance en avion, en train ou en voiture vers des lieux d’affaires, y compris les déplacements vers une conférence d’affaires ou pour rencontrer un client dans un endroit à travers le pays
L’IRS permet aux entreprises de déduire les dépenses liées aux déplacements professionnels des propriétaires et des employés.
Que sont les dépenses de déplacement ?
La distance entre votre domicile et votre lieu de travail constitue votre trajet domicile-travail, et le temps que vous passez en voiture entre votre domicile et votre travail, quelle que soit la distance, constitue votre distance de déplacement. L’IRS affirme que les déplacements quotidiens ne permettent généralement pas de déductions pour les frais de déplacement. Pensez-y de cette façon : tout le monde doit se rendre au travail, les employés et les propriétaires d’entreprise, cette dépense ne fait donc pas partie de votre entreprise.
Les frais de déplacement sont appelés « frais de déplacement quotidiens » et ne sont généralement pas déductibles en tant que dépenses professionnelles. Une exception concerne les déplacements quotidiens vers et depuis un « poste de travail temporaire en dehors de la zone métropolitaine où vous habitez ». Par exemple, si vous habitez à Davenport, dans l’Iowa, et que vous conduisez tous les jours jusqu’à Cedar Rapids, dans l’Iowa (80 miles), vous pourrez peut-être déduire ces frais de conduite. Mais sachez que le terme « zone métropolitaine » peut être discutable. Le terme « temporaire » est généralement accepté par l’IRS comme étant d’une durée d’un an ou moins.
Dans une affaire devant la Cour de l’impôt, un propriétaire d’entreprise indépendant se déplaçait chaque jour de son domicile vers des chantiers temporaires situés jusqu’à 96 miles de distance, et rentrait chez lui chaque nuit. C’est un long trajet, mais il s’agit toujours d’un trajet, pas d’un voyage. La Cour fiscale a déclaré que le domicile du travailleur et les chantiers temporaires se trouvaient tous dans la zone métropolitaine générale d’une grande ville du Midwest, de sorte que les déplacements étaient des déplacements domicile-travail..
Note
L’IRS considère ces circonstances de voyage d’affaires au cas par cas, il est donc préférable de parler à votre fiscaliste si vous souhaitez déduire les frais de déplacement.
Qu’est-ce qui constitue une dépense de voyage ?
En revanche, les voyages d’affaires ne sont pas des déplacements domicile-travail s’ils remplissent l’une des conditions suivantes :
Lieu de travail régulier. Si vous avez au moins un lieu de travail régulier loin de votre domicile et votre déplacement s’effectue vers un lieu de travail temporaire dans le même métier ou entreprise, quelle que soit la distance. En règle générale, l’IRS considère qu’un lieu de travail temporaire est celui où votre emploi devrait durer un an ou moins.
Lieu de travail temporaire. Le voyage s’effectue vers un lieu de travail temporaire en dehors de la zone métropolitaine où vous vivez et travaillez habituellement.
Votre domicile est votre principal lieu d’activité et le déplacement s’effectue vers un autre lieu de travail dans le même métier ou entreprise, que ce lieu soit régulier ou temporaire et quelle que soit la distance. L’IRS considère que votre maison est votre principal lieu d’activité si vous déduisez les dépenses liées à l’utilisation professionnelle de votre maison (et non en tant qu’employé).
Quels frais de déplacement professionnel puis-je déduire ?
Si votre déplacement n’est pas un déplacement domicile-travail mais un voyage d’affaires, vous pouvez déduire les frais de déplacement, notamment :
- Transport en avion, train, bus ou voiture entre votre domicile et votre destination professionnelle
- Frais de taxi, de limousine ou de navette
- Frais de bagages ou expédition de matériel lié au travail (à un salon professionnel, par exemple)
- Frais de voiture, pour l’utilisation de votre propre voiture ou d’une voiture de location (vous devez séparer toute utilisation personnelle d’une voiture, qui n’est pas déductible)
- Hébergement et repas, si votre voyage dure la nuit ou est suffisamment long pour que vous deviez vous arrêter pour dormir ou vous reposer
- Frais de nettoyage à sec et de blanchisserie
- Appels téléphoniques professionnels pendant votre absence
- Conseils pour les dépenses professionnelles pendant votre voyage
- Autres dépenses professionnelles pendant votre voyage
Note
Il est important de tenir de bons registres afin que vous puissiez démontrer l’objectif commercial et amortir ces dépenses.
Les réglementations de l’IRS sur les déductions des dépenses de voyage sont complexes ; le but de cet article est de vous donner quelques informations générales mais pas de couvrir tous les détails des définitions et réglementations de l’IRS. Pour plus de détails, reportez-vous à la publication IRS 463 – Dépenses de voyage, de divertissement, de cadeaux et de voiture.
Que dois-je savoir pour déduire les frais de conduite ?
Pour être considérée comme une dépense déductible, vous devez franchir trois obstacles en matière de dépenses de conduite :
1. L’entreprise effectue-t-elle les déplacements domicile-travail ? Est-ce une situation de va-et-vient régulier pour se rendre au travail ? Le trajet en voiture dure-t-il plus d’une journée et nécessite-t-il une nuitée ? S’il s’agit d’un trajet domicile-travail ou s’il ne s’agit pas d’une situation de nuit, il s’agit d’un trajet domicile-travail et ce n’est pas déductible en tant que dépense d’entreprise.
Alors,
2. Existe-t-il un objectif commercial spécifique ? Pouvez-vous rédiger une brève description de l’activité commerciale ? Par exemple : « se rendre au bureau du client pour discuter d’une proposition » ou « se rendre à la banque pour déposer des reçus professionnels ». Si vous pouvez démontrer par écrit un objectif commercial, vous pouvez déduire vos dépenses.
Alors,
3. La dépense spécifique peut-elle être entièrement déduite ou l’IRS impose-t-il des limites ? La plupart des dépenses professionnelles sont entièrement déductibles, mais certaines sont limitées. Par exemple, les frais de divertissement ne sont plus déductibles pour les entreprises (pour 2018 et après) et les frais de repas ont un plafond de déduction de 50 %.
Quelle est la franchise pour les voyages internationaux ?
Les dépenses professionnelles liées aux voyages internationaux sont prises en compte d’une manière particulière par l’IRS car les voyages internationaux sont plus longs et cela signifie ne pas pouvoir rentrer facilement chez soi. Si vous remplissez au moins une de ces trois conditions, vous pourrez peut-être déduire la totalité de vos frais de voyage international, même si certains d’entre eux sont destinés à un usage personnel :
- Le voyage nécessite que vous soyez hors des États-Unis pendant au moins une semaine et que vous ayez dépensé moins de 25 % de vos dépenses en achats personnels, ou
- Vous aviez ce que l’IRS appelle un « contrôle substantiel » sur l’itinéraire, ou
- Vous pouvez prouver que les vacances n’étaient pas une considération majeure pour le voyage.
Comme vous pouvez le constater, cette catégorie est compliquée, alors demandez l’aide d’un fiscaliste avant d’essayer de réclamer des frais de voyage internationaux.
Explications de l’IRS sur les déductions pour les voyages
L’IRS a une explication simple sur les cas où les frais de transport sont déductibles (si votre domicile n’est pas votre principal lieu d’activité). Reportez-vous à la publication IRS 587-Business Use of Your Home pour plus d’informations sur la façon de déterminer si votre domicile est votre principal lieu d’affaires.
