Il est important de connaître la différence entre les fournitures et les dépenses de bureau, car ces coûts sont traités différemment dans votre déclaration de revenus des entreprises et affectent différemment vos impôts professionnels. Les fournitures sont généralement consommées ou épuisées au cours de l’année fiscale et comprennent des articles tels que des stylos, du papier et des cartouches d’imprimante. Les dépenses de bureau, en revanche, font souvent référence à des éléments plus gros et plus durables, tels que des meubles ou des ordinateurs, qui peuvent se déprécier au fil du temps.
Points clés à retenir
- Les fournitures de bureau sont des articles de bureau traditionnels, comme les stylos, les agrafeuses et les trombones.
- Les produits d’entretien ménager et de nettoyage, les factures et reçus de vente, les serviettes en papier et les ustensiles en plastique sont également considérés comme des fournitures de bureau.
- Les dépenses de bureau sont les autres dépenses liées au fonctionnement d’un bureau, telles que les services de sites Web, les frais d’hébergement Internet, les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les iPad et les tablettes.
- Vous pouvez déduire les fournitures ou l’équipement de bureau sur votre déclaration de revenus des entreprises si vous êtes en mesure de démontrer qu’il s’agit de dépenses professionnelles « ordinaires et nécessaires » et non de dépenses personnelles.
- Certains équipements de bureau peuvent être répertoriés comme biens. Il s’agit d’un bien qui peut être utilisé à la fois à des fins professionnelles et personnelles, et vous êtes autorisé à déduire la partie utilisée à des fins commerciales.
- Vous pouvez déduire 100 % du coût des fournitures et du matériel de bureau que vous gardez sous la main et que vous avez utilisés au cours de l’année.
- Vous pouvez déduire les actifs de votre entreprise (y compris les actifs de bureau) qui coûtent 2 500 $ ou moins.
Que sont les fournitures de bureau ?
Les fournitures de bureau sont les articles de bureau traditionnels, comme les stylos, les agrafeuses, les trombones, les clés USB et les cartouches d’encre d’imprimante, qui sont utilisés par les employés. Sont également inclus dans les fournitures de bureau :
- Fournitures de tenue de dossiers, comme les factures et les reçus de vente
- Fournitures de conciergerie et de nettoyage
- Papier hygiénique
- Des endroits pour conserver les fournitures, comme des armoires de réparation et des casiers de rangement
- Assiettes en papier, serviettes en papier et ustensiles en plastique
- Boissons pour la salle de pause des employés
L’IRS inclut également les frais de port pour les fournitures de bureau, mais les montants importants de frais de port pour l’expédition des produits sont classés différemment (dans le coût des marchandises vendues, comme décrit ci-dessous).
Que sont les dépenses de bureau ?
Les dépenses de bureau sont les autres dépenses liées au fonctionnement d’un bureau. Ces dépenses sont utilisées pour les opérations du bureau, elles sont donc souvent appelées « dépenses de fonctionnement du bureau ».
Les dépenses de fonctionnement du bureau comprennent :
- Services de sites Web, services cloud (comme Dropbox ou iCloud)
- Frais d’hébergement Internet et de maintenance du site Web, noms de domaine, coûts mensuels des applications (comme Dropbox)
- Logiciels, y compris les logiciels Web tels que les produits QuickBooks
- Ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, iPad et tablettes
- Téléphones de bureau et systèmes téléphoniques de bureau
- Frais de téléphone portable pour les employés
Certaines dépenses de bureau plus coûteuses deviennent en réalité du matériel professionnel, et elles sont classées comme actifs et amorties (considérées comme une dépense sur une période donnée).
Note
Si vous avez un bureau à domicile, vous devrez peut-être déduire certains équipements de bureau d’une manière différente pour séparer l’utilisation domestique de l’utilisation professionnelle. Par exemple, votre téléphone résidentiel n’est pas déductible, mais les appels interurbains destinés à un usage professionnel peuvent l’être. Consultez cet article sur les déductions pour entreprise à domicile pour plus de détails.
Utilisation personnelle des fournitures de bureau et dépenses
Pour déduire les fournitures ou l’équipement de bureau sur votre déclaration de revenus des entreprises, vous devez être en mesure de démontrer qu’il s’agit de dépenses professionnelles « ordinaires et nécessaires » et non de dépenses personnelles. Les dépenses personnelles ne sont pas des dépenses professionnelles et vous ne pouvez pas les déduire. Par exemple, si vous utilisez le copieur et le classeur du bureau pour produire un bulletin scolaire pour votre enfant, il s’agit d’un usage personnel et ces coûts ne doivent pas être inclus dans votre déclaration de revenus d’entreprise.
Certains équipements de bureau peuvent être répertoriés comme biens. Il s’agit d’un bien qui peut être utilisé à des fins professionnelles et personnelles. Par exemple, si vous possédez un magnétoscope acheté par votre entreprise et que vous l’utilisez pour des vidéos professionnelles et personnelles, vous devrez tenir de bons registres pour séparer l’utilisation professionnelle et personnelle et vous ne pourrez déduire que l’utilisation professionnelle.
Les téléphones portables, les ordinateurs et les imprimantes ne sont plus des biens répertoriés, mais vous devez toujours conserver des registres séparant l’usage professionnel de l’usage personnel et être en mesure de montrer que vous avez utilisé ces articles plus de 50 % du temps à des fins professionnelles.
Fournitures et dépenses de bureau : ce que vous pouvez déduire
Vous pouvez déduire 100 % du coût des fournitures et du matériel de bureau que vous gardez sous la main et que vous avez utilisés au cours de l’année. Vous pouvez également déduire le coût des timbres, les frais postaux et les frais de port utilisés dans les machines à affranchir au cours de l’année. Pour déduire les fournitures de bureau sur votre déclaration de revenus professionnelle, vous devez respecter toutes ces règles de l’IRS :
- Vous ne gardez aucune trace du moment où ils sont utilisés.
- Vous ne faites pas l’inventaire de ces articles.
- La déduction de ces éléments ne fausse pas votre revenu (en d’autres termes, vous ne faites pas tellement de déductions que votre revenu soit bien inférieur à ce qu’il serait autrement).
Note
Vous ne pouvez déduire que les coûts des fournitures et du matériel utilisés dans l’année en cours. En d’autres termes, vous ne pouvez pas simplement acheter une grande quantité de papier à la fin de l’année et considérer cela comme une dépense cette année-là, car vous ne pourrez pas l’utiliser en totalité au cours de l’année. Vérifiez auprès de votre fiscaliste comment déterminer le montant de cette dépense.
Déduire ou amortir les dépenses de bureau
Autrefois, tous les actifs de l’entreprise (articles utilisés pendant plus d’un an) coûtant plus de 500 $ devaient être amortis. L’amortissement est un moyen de répartir le coût d’un actif commercial sur la durée de vie de cet élément. Chaque année, vous déduisez la partie du coût de cette année-là.
L’IRS dispose d’une nouvelle méthode plus simple pour prendre en charges les actifs à moindre coût au lieu de les déprécier. À compter de 2016 et au-delà, vous pouvez déduire les actifs de votre entreprise (y compris les actifs de bureau) qui coûtent 2 500 $ ou moins. Cela inclut les logiciels et suites logicielles, les ordinateurs portables, les tablettes, les smartphones et autres appareils électroniques plus petits. Le coût que vous pouvez dépenser comprend le coût d’achat et de configuration de l’article.
Pour déduire le coût de cet article, vous devez également traiter l’article comme une dépense dans votre système comptable.
Si des fournitures de bureau, des dépenses ou des équipements coûtent plus de 2 500 $, ils deviennent des actifs amortissables et vous devez amortir ces actifs (répartir le coût dans le temps) ou utiliser l’article 179 de l’Internal Revenue Code pour amortir immédiatement la totalité du coût de l’actif amortissable au cours de l’année de sa mise en service.
Tenir des registres pour prouver les déductions
Vous n’êtes pas obligé de remettre chaque année vos dossiers commerciaux à l’IRS avec votre déclaration de revenus professionnelle, mais vous devez avoir de bons dossiers pour prouver les fournitures de bureau et les dépenses de fonctionnement du bureau que vous déduisez ou dépréciez.
Fournitures dans d’autres catégories d’activités
Fournitures de bureau dans le coût des marchandises vendues
Les fournitures que vous utilisez dans un entrepôt ou pour expédier des produits sont différentes des fournitures utilisées dans votre bureau. Les fournitures et matériaux que vous utilisez pour fabriquer des produits sont inclus dans le coût des marchandises vendues. Le coût des marchandises vendues est un calcul figurant sur votre déclaration de revenus professionnelle qui prend en compte les variations de vos stocks au cours de l’année et tout ce que vous dépensez pour fabriquer et expédier des produits à vos clients.
Les fournitures dans le coût des marchandises vendues comprennent :
- Les fournitures qui font physiquement partie de l’article que vous vendez sont incluses dans l’inventaire dans le cadre du calcul.
- Fournitures que vous utilisez pour expédier des produits, comme les matériaux d’emballage, le ruban adhésif d’expédition et les étiquettes
Fournitures et équipements de bureau dans les coûts de démarrage
Si vous faites des réserves de fournitures de bureau et achetez du matériel de bureau, des ordinateurs et des logiciels dans le cadre du démarrage de votre entreprise, vous devrez tenir un registre distinct de ces coûts. Les coûts de démarrage doivent généralement être amortis, mais vous pouvez prendre en charge jusqu’à 5 000 $ de dépenses de démarrage et jusqu’à 5 000 $ de dépenses d’organisation au cours de votre première année d’activité.
Fournitures de bureau et dépenses sur votre déclaration de revenus d’entreprise
Pour les entrepreneurs individuels et les SARL à membre unique, indiquez les fournitures de bureau dans la catégorie « fournitures de bureau » de l’annexe C, à la ligne 18. Vous pouvez inclure les dépenses de bureau inférieures à 2 500 $ dans cette catégorie ou vous pouvez séparer les dépenses de bureau et les inclure avec « Autres dépenses » à la ligne 27a.
Pour les partenariats et les SARL à plusieurs membres,indiquez ces dépenses dans la section « Autres déductions » du formulaire 1065 (ligne 20). Vous devez joindre un relevé distinct détaillant les différentes déductions incluses dans ce poste.
Pour les sociétés,indiquez ces dépenses dans la section «Autres déductions» du formulaire 1120. Tout d’abord, vous devez inclure une déclaration répertoriant les déductions, puis inclure le total sur «Autres déductions», ligne 26.
