Les entreprises qui embauchent des salariés et des travailleurs contractuels non salariés doivent leur fournir des informations fiscales de fin d’année, les formulaires W-2 étant destinés aux salariés et les formulaires 1099-NEC aux non-salariés. Ces informations doivent également être déposées auprès des agences fédérales appropriées.
Cet article vous donne des informations sur les délais pour ces formulaires, que faire si vous avez besoin d’une prolongation et sur les pénalités en cas de non-renvoi des formulaires dans les délais.
Points clés à retenir
- Les formulaires de déclaration de revenus de fin d’année W-2 pour les salariés et 1099-NEC pour les non-salariés doivent être remis aux destinataires avant le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition.
- Le 31 janvier est également la date limite pour déposer les W-2 auprès de la Social Security Administration (SSA) et les 1099-NEC auprès de l’Internal Revenue Service (IRS).
- Des pénalités sont appliquées pour chaque formulaire en retard et pour non-remplissement correct du formulaire.
- Vous pourrez peut-être obtenir une prolongation de dépôt en déposant un formulaire W-2 ou 1099-NEC si vous pouvez démontrer des circonstances exceptionnelles, mais ce n’est pas automatique.
Délais pour les formulaires W-2 et 1099
Les employeurs utilisent W-2 et 1099-NEC pour déclarer le revenu imposable des employés et des non-employés pour l’année. Le formulaire W-2 déclare les revenus, les retenues à la source, les revenus imposables de l’État et d’autres informations à l’Administration de la sécurité sociale. Le formulaire 1099-NEC déclare les paiements aux non-employés, y compris les entrepreneurs indépendants, les pigistes et les professionnels, à l’Internal Revenue Service (IRS).
Le 31 janvier est généralement la date limite pour remettre le formulaire 1099-NEC aux non-employés et pour remettre les copies B, C et 2 du formulaire W-2 aux employés.
Le 31 janvier est également la date limite pour déposer les formulaires W-2 auprès de la Social Security Administration (SSA) et les formulaires 1099 auprès de l’IRS.
La date limite exacte peut changer au cours d’une année si elle tombe un week-end ou un jour férié. Dans ce cas, la date limite est la prochaine date ouvrable. Par exemple, si le 31 janvier tombe un dimanche, la date limite serait le lundi 1er février.
Note
N’utilisez pas le formulaire IRS 1099-MISC pour déclarer les paiements à des non-employés. Ce formulaire n’est plus utilisé à cette fin à compter de l’année fiscale 2020.
Comment déposer une extension W-2 ou 1099-NEC
Si vous ne parvenez pas à respecter la date limite du 31 janvier pour les formulaires W-2 ou 1099-NEC, vous devez déposer une demande de prolongation. Il existe des processus distincts pour les extensions de déclaration à l’IRS/SSA et pour les extensions de remise de formulaires aux destinataires.
Extension pour le dépôt auprès de l’IRS ou de la SSA
Votre entreprise peut demander une prolongation de délai de 30 jours pour déposer les formulaires W-2 et 1099-NEC. Vous devez soumettre une demande de prolongation complète par écrit sur le formulaire IRS 8809 avant le 31 janvier.
Vous ne pouvez pas obtenir une extension automatique pour le dépôt des formulaires 1099-NEC et W-2, et vous ne pouvez pas déposer la demande d’extension par voie électronique. Pour que votre demande de prolongation soit approuvée, elle doit être signée par la personne autorisée à signer pour votre entreprise et vous devez certifier votre besoin de prolongation. L’IRS n’accordera une prolongation du délai pour déposer une demande qu’en cas de circonstances extraordinaires ou de catastrophe.
Les demandes de prolongation pour les formulaires W-2 et 1099-NEC doivent être envoyées par courrier à :
Département du Trésor
Centre de service du revenu interne
Ogden, UT 84201-0209
Extension pour remettre des formulaires aux destinataires
Vous pouvez demander une prolongation jusqu’à 30 jours pour remettre les formulaires 1099-NEC ou W-2 aux destinataires. Télécopiez (ne postez pas) une lettre avant le 31 janvier à :
Fonctionnement des services techniques de l’Internal Revenue Service
À l’attention du coordonnateur des prolongations de temps
Télécopieur : 877-477-0572
Incluez le nom de votre payeur, votre adresse et votre numéro d’identification fiscale. Indiquez le type de déclaration pour lequel vous demandez une prolongation et que vous soumettez une demande de fourniture de relevés aux employés. Expliquez la raison du retard et demandez à votre agent autorisé de signer le formulaire.
Pénalités de dépôt tardif pour les W-2 et 1099-NEC
Des pénalités peuvent s’appliquer en cas de défaut de dépôt des formulaires W-2 ou 1099-NEC avant la date limite ou en cas de dépôt de formulaires incorrects ou incomplets. Les pénalités sont basées sur le retard du formulaire et sont imposées par formulaire, donc si vous avez mal rempli 250 formulaires W-2, vous paierez la pénalité pour chaque formulaire.
Voici quelques sanctions courantes :
- Ne pas déposer les formulaires à la date limite
- Ne pas inclure toutes les informations requises ou inclure des informations incorrectes
- Déclaration avec un numéro d’identification fiscale (TIN) incorrect ou manquant
Les formulaires W-3 et 1096 sont les formulaires de résumé et de transmission que vous devez utiliser lorsque vous déposez des formulaires W-2 et 1099-NEC par courrier. Vous n’avez pas besoin de ces formulaires si vous produisez par voie électronique, mais vous pourriez être pénalisé si vous ne produisez pas ces formulaires de transmission si vous produisez par courrier.
Note
Vous pourriez éviter les sanctions si vous pouvez montrer une « cause raisonnable » pour votre échec, mais ne comptez pas sur le fait que la SSA ou l’IRS accepteront votre excuse. Les sanctions sont plus élevées si votre manquement est délibéré ou si l’agence peut prouver que vous avez intentionnellement ignoré la loi.
Les exceptions à ces sanctions comprennent :
- Ce que l’IRS appelle des « erreurs ou omissions sans conséquence »
- Cause raisonnable, si vous pouvez démontrer que l’échec est dû à un événement indépendant de votre volonté ou à des « facteurs atténuants importants »
Montants des pénalités
Les pénalités sont déterminées par déclaration de renseignements (W-2 ou 1099-NEC). C’est 50 $ pour chaque formulaire déposé en retard si vous produisez correctement dans les 30 jours suivant la date d’échéance. C’est 110 $ par formulaire si vous produisez correctement plus de 30 jours après la date d’échéance mais avant le 1er août. Pour l’année d’imposition 2021 (et 2022), cela passe à 280 $ par formulaire si vous produisez après le 1er août, si vous ne déposez pas de corrections ou si vous ne produisez pas les formulaires. La pénalité pour négligence intentionnelle pour l’année d’imposition 2021 est de 560 $ pour chaque formulaire.
Les pénalités sont moindres pour les petites entreprises, celles dont les recettes brutes annuelles moyennes sont de 5 millions de dollars ou moins pour les trois années d’imposition les plus récentes. Le montant de la pénalité dépend du moment où vous déposez votre demande.
L’essentiel
Les bénéficiaires dépendent des informations contenues dans les formulaires W-2 et 1099-NEC pour préparer leurs déclarations de revenus, il est donc important de leur transmettre les informations avant la date limite. C’est également une bonne idée de leur remettre les formulaires au début du mois afin de leur donner le temps d’apporter des modifications avant la date limite de dépôt du 31 janvier.
Si vous constatez que vous avez manqué la date limite de dépôt auprès de l’IRS ou de la Social Security Administration, déposez-le dès que possible pour réduire les pénalités et les intérêts.
Vous pouvez utiliser un service de traitement de la paie ou un logiciel de paie en ligne pour préparer les formulaires W-2 et 1099-NEC, mais le recours à un prestataire de services de paie ne vous dégage pas de votre responsabilité de garantir que les formulaires W-2 et 1099-NEC sont déposés correctement et à temps.
Foire aux questions (FAQ)
Qui doit remplir les formulaires 1099-NEC et W-2 ?
Toute entreprise qui a des employés doit suivre leurs revenus, ainsi que les retenues d’impôt sur le revenu fédéral et étatique, pour l’année et déclarer ces montants à l’employé et à l’administration de la sécurité sociale en utilisant le formulaire IRS W-2.
Si votre entreprise embauche des travailleurs contractuels extérieurs ou si vous payez des prestataires de services, vous devez suivre vos paiements. Ensuite, vous devez déclarer le total des paiements à chaque entrepreneur et à l’IRS en utilisant le formulaire IRS 1099-NEC si vous leur avez payé 600 $ ou plus pour l’année.
Où puis-je envoyer mes frais de dépôt tardif 1099 ?
L’IRS vous enverra un avis indiquant que vous avez une pénalité à payer. Il n’y a aucun intérêt si vous payez intégralement dans le délai requis. Vous pouvez payer en ligne directement via le site Web de l’IRS, depuis votre compte bancaire ou en utilisant une carte de débit/crédit ou un portefeuille numérique (comme PayPal, par exemple). Des frais de traitement peuvent être facturés pour certains types de paiements.
Vous pouvez également payer en envoyant un chèque ou un mandat à l’IRS. Consultez les instructions sur l’avis de l’IRS pour connaître l’adresse postale ou consultez cet article pour savoir où envoyer le solde dû des taxes, en fonction de votre état.
