Les entrepreneurs indépendants aident les entreprises à répondre aux besoins en personnel à court terme et saisonniers de manière rentable, contribuant ainsi à éviter les embauches et les licenciements cycliques. Les entrepreneurs indépendants sont également massivement utilisés dans l’économie actuelle pour accéder à des talents dans des domaines de niche ou pour répondre à un besoin temporaire d’une certaine expertise. Comme ils ne sont pas considérés comme du personnel à temps plein, ils sont souvent payés sur une base horaire ou par projet et n’ont pas droit aux avantages sociaux.
Si des entrepreneurs indépendants travaillent pour votre petite entreprise, il est important de comprendre la différence juridique entre eux et les membres du personnel à temps plein. Ci-dessous, vous trouverez le détail des formalités administratives impliquées et les lignes directrices à suivre lorsqu’il s’agit d’entrepreneurs indépendants qui travaillent pour votre petite entreprise.
Entrepreneur indépendant ou employé ?
Il existe de nombreuses différences pratiques et juridiques importantes entre un employé et un entrepreneur indépendant. La responsabilité de classer correctement un travailleur incombe directement aux entreprises. Il est donc impératif de bien faire les choses lors du processus d’embauche. Vous trouverez ci-dessous un résumé des principales différences entre les entrepreneurs et les employés.
| Entrepreneur indépendant | Employé |
| L’entreprise ne retient aucun impôt sur les salaires payés, laissant l’entrepreneur responsable de ses propres impôts. | L’entreprise retient l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance-maladie sur les salaires versés. |
| L’entreprise ne paie pas d’impôt sur le chômage sur les salaires versés à un entrepreneur | L’entreprise paie l’impôt sur le chômage sur les salaires versés à un employé. |
| Les entrepreneurs ne sont pas couverts par les lois sur l’emploi et le travail | Les employés sont couverts par les lois sur l’emploi et le travail et ont droit aux heures supplémentaires, aux congés de maladie et à l’indemnisation des accidents du travail. |
| Les entrepreneurs n’ont généralement droit à aucun avantage | Les employés bénéficient d’avantages tels que des congés payés, des assurances et des régimes de retraite |
| L’entreprise ne peut généralement pas contrôler où et quand un entrepreneur indépendant effectue le travail lié à l’emploi. | L’entreprise a le droit de contrôler tous les aspects commerciaux du travail d’un employé |
| Les entrepreneurs ne sont payés qu’après réception d’une facture | Les employés sont payés selon un horaire régulier |
| Les entrepreneurs indépendants reçoivent un énoncé des travaux décrivant leurs responsabilités, leur salaire et la durée du contrat ; ils ne sont pas tenus de respecter la confidentialité à moins qu’un accord de non-divulgation ne soit signé | Les employés doivent signer un contrat de travail pour terminer le processus d’embauche, qui peut également inclure un accord de non-concurrence, un accord de non-divulgation, etc. |
Note
Il existe des sanctions si vous classez mal un entrepreneur indépendant et un employé à temps plein. Cela peut entraîner des amendes, des frais juridiques et des charges sociales rétroactives.
L’Internal Revenue Service (IRS) et le Département américain du Travail (DOL) utilisent des cadres légèrement différents pour distinguer les employés des sous-traitants.
Généralement, les entrepreneurs ont tendance à travailler sur une base de projet ou en freelance, ou pour une période déterminée, avec possibilité de prolongation de contrat, alors qu’un employé est un employé permanent. Le ministère du Travail (DOL) examine également dans quelle mesure l’entreprise contrôle les activités liées à l’emploi du travailleur. Par exemple, les employés ont droit au remboursement des dépenses liées aux activités professionnelles telles que les déplacements. Les entrepreneurs, quant à eux, utilisent leurs propres outils et fournitures et ne peuvent réclamer aucune dépense.
C’est ainsi que l’IRS définit la différence : « La règle générale est qu’un individu est un entrepreneur indépendant si le payeur a le droit de contrôler ou de diriger uniquement le résultat du travail, et non ce qui sera fait et comment cela sera fait. »
Enfin, les employés doivent se demander si le rôle du travailleur fait partie intégrante des processus métier fondamentaux. Les sous-traitants se concentrent généralement sur des projets spécifiques ou des tâches auxiliaires qui n’ont pas d’impact direct sur la continuité des activités, tandis que les employés jouent un rôle clé dans les opérations de l’entreprise. Des exemples de rôles courants d’entrepreneur indépendant incluent les rédacteurs, les professionnels de l’informatique, les comptables, les musiciens, les concepteurs, les spécialistes du marketing numérique, les spécialistes du référencement et les créateurs de contenu sur les réseaux sociaux.
Note
Si jamais vous ne savez pas comment classer un entrepreneur indépendant, remplissez et soumettez le formulaire SS-8 à l’IRS. L’IRS examinera et prendra une décision officielle en matière de classification.
Formulaires essentiels pour l’embauche d’entrepreneurs indépendants
En termes de paperasse, embaucher un entrepreneur indépendant est moins compliqué que d’embaucher un employé à temps plein. Vous avez besoin de trois documents clés de la part d’un entrepreneur indépendant : un formulaire W-9, un contrat écrit et une documentation contenant les informations de paiement. Dans le cas d’un audit IRS, il est important de conserver une documentation complète sur vos entrepreneurs indépendants. Apprenez-en davantage sur chaque formulaire dont vous avez besoin ci-dessous.
Formulaire W-9
Les entreprises qui paient aux entrepreneurs indépendants 600 $ ou plus au cours d’une année fiscale donnée doivent déclarer cette compensation à l’IRS.La première étape après avoir embauché un entrepreneur indépendant est de lui envoyer une copie du formulaire W-9. Ce formulaire est utilisé pour obtenir les informations fiscales et financières d’un entrepreneur. Une fois rempli, l’entrepreneur doit vous renvoyer le formulaire, ainsi qu’à votre entreprise.
Note
Les entrepreneurs et les employés ne doivent pas envoyer le formulaire W-9 à l’IRS. Ce formulaire est destiné à des fins internes de collecte des informations nécessaires pour remplir le formulaire 1099-MISC. Les propriétaires d’entreprise doivent conserver le formulaire W-9 de l’entrepreneur dans leurs dossiers pendant quatre ans après l’embauche au cas où des questions surgiraient à l’avenir.
Accord de travail ou contrat
Un contrat de travail définit la relation commerciale entre un entrepreneur et un client. Ce type de contrat écrit juridiquement contraignant comprend généralement :
- Portée des travaux, délais et livrables
- Modalités et durée du projet ou du service
- Détails de paiement (y compris les dépôts ou autres détails de facturation)
- Clauses de confidentialité, de non-sollicitation et de règlement des litiges
L’accord protège les deux parties, garantissant que le client obtient le service qu’il a demandé et que le travailleur est payé conformément à l’accord. Avoir un contrat écrit est essentiel à des fins de comptabilité et de fiscalité.
Note
Il est important d’ajouter une section dans l’accord de travail qui stipule que l’entrepreneur ne bénéficiera pas d’avantages sociaux tels que l’assurance maladie, l’indemnisation du chômage, les congés payés, etc. De cette façon, il n’y aura aucune confusion quant aux avantages potentiels à long terme.
Informations et documentation de paiement
Pour plus de commodité, vous souhaiterez peut-être payer les entrepreneurs via la paie en utilisant le dépôt direct, tout comme vous payez vos employés W-2 (à temps plein). Pour configurer un entrepreneur dans votre logiciel de paie, vous aurez besoin des informations de son W-9, telles que son SSN ou son TIN, ainsi que de ses informations bancaires (un numéro de routage et un numéro de compte suffiront généralement).
Vous pouvez également payer les entrepreneurs en espèces, par chèques, par cartes de paiement et par cartes de débit prépayées. Quelle que soit la manière dont vous choisissez de payer un entrepreneur indépendant, les conditions de paiement, notamment le taux de rémunération, le mode de paiement et le calendrier de paiement, doivent être établies à l’avance. Ces informations peuvent être détaillées dans le contrat de travail ou séparément.
Note
L’utilisation d’espèces comme mode de paiement pour les entrepreneurs indépendants n’est pas recommandée car il n’y aura pas de trace écrite traçable des paiements.
La détermination de la manière dont vous payez ces personnes dépend du nombre de personnes que vous embauchez, de la fréquence à laquelle vous les payez et de l’endroit où elles se trouvent à des fins fiscales. Les virements électroniques sont généralement considérés comme les meilleurs pour les paiements uniques basés sur un projet, tandis que les chèques ou les dépôts directs peuvent mieux fonctionner pour les entrepreneurs qui sont payés chaque semaine ou toutes les deux semaines afin d’éviter des frais de transfert coûteux.
Formulaire 1099-NEC
Le formulaire 1099-NEC est utilisé pour déclarer la rémunération des non-employés. Bien qu’il ne soit pas déposé directement par l’entrepreneur lui-même, il est important d’en être conscient. Chaque formulaire est accompagné d’une copie A et d’une copie B. En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez déposer la copie A auprès de l’IRS et envoyer la copie B à l’entrepreneur pour ses propres dossiers.
Note
La date limite d’envoi du formulaire 1099-NEC à l’IRS et à tous les entrepreneurs indépendants embauchés est le 31 janvier de l’année suivant le paiement.
Pour remplir le formulaire, transférez les informations contenues dans le formulaire W-9 que vos entrepreneurs ont rempli lors de leur embauche. Le 1099-NEC aide les entrepreneurs à calculer combien ils doivent en impôts tout en permettant à l’IRS de garder un œil sur les entrepreneurs pour leurs dossiers. Depuis 2021, les travailleurs indépendants paient l’impôt sur le travail indépendant (au taux de 15,3 %) ainsi que l’impôt sur le revenu.
Autres documents que vous pourriez souhaiter
Accords de confidentialité
Les consultants travaillent régulièrement pour des concurrents et participent à leurs propres efforts commerciaux. Ils ne sont donc pas liés par les mêmes clauses de confidentialité que les employés. Pour cette raison, vous voudrez peut-être écrire le vôtre. Si un accord valide est rompu, vous pouvez intenter une action en justice pour obtenir une compensation monétaire.
Accords de non-concurrence
Une clause de non-concurrence empêche un entrepreneur de travailler avec un autre employeur pendant la durée du contrat et pendant une période déterminée après l’expiration du contrat. L’accord signifie généralement que l’entrepreneur ne peut pas travailler pour un concurrent ou travailler de manière indépendante exactement dans le même domaine. Dans la plupart des cas, il est rare que les entreprises demandent une clause de non-concurrence à un entrepreneur indépendant.
Preuve d’indemnisation des accidents du travail
Les entrepreneurs généraux ou les sous-traitants peuvent être tenus contractuellement de fournir une preuve d’indemnisation des accidents du travail, qui couvre les frais médicaux associés à un accident du travail. Certains États exigent que les entreprises offrent une couverture d’indemnisation des accidents du travail aux entrepreneurs ainsi qu’aux employés.
Foire aux questions (FAQ)
Quels sont les risques liés à l’embauche d’entrepreneurs indépendants ?
Le principal risque lié à l’embauche d’un entrepreneur indépendant est une mauvaise classification. Les sanctions de l’IRS comprennent le remboursement des impôts (avec intérêts), des amendes et même des recours collectifs. Dans certains cas, une erreur de classification suspectée peut conduire à un audit de l’IRS.
Quels sont les avantages de faire appel à un entrepreneur indépendant ?
L’embauche d’entrepreneurs permet aux entreprises de répondre à leurs besoins en personnel à court terme ou saisonniers de manière rentable. Les entrepreneurs sont également plus faciles à intégrer en termes de paperasse, et les entreprises ne sont pas obligées de leur offrir des avantages.
Puis-je embaucher quelqu’un en tant qu’employé 1099 ?
Les entrepreneurs indépendants sont souvent appelés « employés 1 099 », bien que ce soit un terme abusif puisque les formulaires 1 099 ne s’appliquent pas aux employés. Vous devez décider si vous souhaitez embaucher quelqu’un en tant qu’employé (avec les responsabilités associées) ou le garder en tant qu’entrepreneur (et perdre un certain degré de contrôle).
