Essentiellement, tous les employés travaillant aux États-Unis doivent remplir le formulaire W-4, que les employeurs utilisent pour calculer la retenue d’impôt fédéral sur les chèques de paie des employés. Cet article décrit le formulaire W-4 et ce que les employeurs doivent faire en cas de problèmes avec ce formulaire.
Qu’est-ce que le formulaire IRS W-4 ?
Chaque employé travaillant aux États-Unis doit remplir le formulaire IRS W-4 lorsqu’il est embauché à un nouvel emploi. Ce formulaire, appelé Certificat de retenue de l’employé, comprend des informations que l’employeur doit utiliser pour calculer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu de l’employé. Il comprend également des feuilles de calcul pour aider les employés à déterminer leur retenue.
Note
Vous ne pouvez pas aider un employé avec un formulaire W-4, mais vous pouvez diriger l’employé vers l’estimateur de retenue de l’IRS qui le guide tout au long du processus.
Quand un W-4 doit-il être rempli ?
Un employé doit remplir le formulaire lors de son embauche avant que son employeur ne lui remette son premier chèque de paie. Vous (en tant qu’employeur) devez commencer à utiliser le nouveau W-4 avant le début de la première période de paie se terminant le 30e jour ou après la date à laquelle l’employeur le reçoit.
Voici un exemple : Josie vous offre un nouveau W-4 le 10 novembre ; elle est payée le 15 et le 30 de chaque mois. Vous devez créer son dossier d’employée et la payer à l’aide du formulaire W-4 au plus tard lors de la paie du 15 décembre, car la paie du 30e jour est trop tardive pour répondre aux exigences de mise en œuvre.
Note
Le formulaire W-4 est l’un des formulaires en cours d’embauche de nouveaux employés. Utilisez cette liste de contrôle pour les nouvelles recrues afin de vous assurer de ne rien manquer.
Comment un employé met-il à jour son W-4 ?
Les employés peuvent modifier les montants retenus sur un formulaire W-4 à tout moment au cours de l’année, mais les modifications apportées plus tard dans l’année auront moins d’impact sur les impôts de cette année. Les employés soumettent généralement un nouveau W-4 pour un changement de situation personnelle, comme un mariage, un divorce ou un changement de revenu. Si le changement réduit le montant de retenue de l’employé, celui-ci doit le soumettre dans les 10 jours suivant le changement.Il n’y a pas de limite de temps quant à la durée pendant laquelle un W-4 reste en vigueur ; il reste en vigueur jusqu’à ce que le salarié le modifie.
Le W-4 le plus récent doit être signé par l’employé et l’employeur doit le conserver dans le dossier de paie de l’employé pour vérifier le montant de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu.
Si un employé souhaite apporter un ajustement à un W-4 pour une prime ou un autre changement de salaire unique, vous devez lui donner suffisamment de préavis pour qu’il puisse planifier que la modification de la retenue soit en vigueur avec la même masse salariale que la prime. Par exemple, si Joe reçoit un bonus de 3 000 $ sur son chèque de paie du 15 décembre, il pourrait remplir un nouveau W-4 réduisant la retenue uniquement pour ce salaire. Ensuite, il pourrait soumettre un deuxième W-4 pour le chèque de paie du 30 décembre afin de ramener la retenue au montant normal.
Puis-je accepter les formulaires W-4 par téléphone ou par e-mail ?
Les employeurs ne peuvent pas accepter d’informations d’un employé concernant un formulaire W-4 nouveau ou modifié par téléphone ou par courrier électronique, car l’employeur n’a aucun moyen de savoir si la personne est autorisée à effectuer cette action. La seule façon d’effectuer un changement est de remplir et de signer le formulaire W-4 lui-même ou par courrier.
Note
De nombreux États américains utilisent leur propre variante du formulaire W-4 pour enregistrer les montants retenus par l’État. Et certains États n’autorisent pas la capture électronique des informations W-4. Vérifiez auprès des autorités fiscales de votre état si elles vous autorisent à utiliser le formulaire fédéral W-4.
Que faire si vous rencontrez des problèmes avec un W-4 ?
Un formulaire W-4 peut être invalide pour plusieurs raisons, notamment s’il ne contient pas les informations requises, s’il manque une signature ou si le formulaire a été modifié. Si vous pensez qu’un W-4 n’est pas valide, vous devez continuer à retenir sur la base du W-4 précédent. Si le formulaire W-4 invalide est le premier, retenez-le comme si la personne était célibataire et n’avait aucune allocation.
Modifications récentes apportées au formulaire W-4
Depuis le 1er janvier 2020, le formulaire W-4 a été modifié pour se conformer aux récentes modifications de la législation fiscale. Certains des changements majeurs comprennent :
- Le titre est désormais « Certificat de retenue de l’employé ».
- Il n’y a plus de retenue à la source car les allocations étaient liées à des exonérations personnelles. Ces exemptions ne peuvent plus être réclamées
- « Chef de famille » est un nouveau statut matrimonial pour les personnes célibataires qui paient plus de la moitié des soins d’une personne éligible.
- Il existe un nouvel ajustement pour les ménages comptant plusieurs travailleurs, afin de donner une estimation plus précise de la retenue.
- Les employeurs ne peuvent pas retenir un pourcentage fixe ou un montant en dollars. Ils doivent utiliser les tables et les méthodes de retenue W-4 et IRS.
Foire aux questions (FAQ)
Quelle est la responsabilité d’un employeur lorsqu’un employé réclame une exemption sur son W-4 ?
Un employé peut prétendre qu’il est exonéré de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu s’il n’a eu aucun impôt à payer l’année précédente et aucun impôt prévu pour l’année en cours. L’employé doit soumettre une demande d’exemption W-4 avant le 15 février de l’année. Si un employé était auparavant exonéré et ne vous donne pas de nouveau W-4 à cette date, vous devez retenir comme si la personne était célibataire sans autres ajustements. Vous pouvez également utiliser un précédent W-4 (ne réclamant pas le statut d’exonération) pour l’année.
Combien de temps un employeur doit-il conserver les formulaires W-4 des employés ?
Vous devez conserver les formulaires W-4 des employés dans vos dossiers pendant au moins quatre ans pour vérifier que vous retenez correctement l’impôt fédéral sur le revenu. Ces formulaires, ainsi que d’autres formulaires signés par les employés, doivent être disponibles sous forme papier en cas d’audit IRS.
Comment le calcul des emplois multiples affecte-t-il les calculs W-4 ?
Le W-4 actuel comporte un nouveau calcul pour les situations dans lesquelles un employé ou un employé et son conjoint ont plusieurs emplois. Le salarié doit cocher la case « revenus multiples » en haut du formulaire. Ensuite, vous devez utiliser le tableau de retenue approprié sur le formulaire W-4 pour l’état civil de l’employé afin de calculer le montant de la retenue.
