Donner à un collaborateur l’usage d’une voiture de société semble être une bonne idée. Mais comme toujours, c’est plus compliqué qu’il n’y paraît, notamment en matière fiscale.
Cet article vous présente certaines des questions fiscales liées aux salariés conducteurs de voitures de société.
Seule l’utilisation professionnelle est déductible
Peu importe qui conduit une voiture de société, seule l’utilisation professionnelle de cette voiture est déductible en tant que dépense professionnelle. Le conducteur doit conserver de bons dossiers de conduite contemporains pour démontrer son utilisation professionnelle et non personnelle.
Les records contemporains sont des records réalisés au moment de l’événement de conduite. Si vous souhaitez déduire les dépenses liées à un véhicule – voiture, camion, fourgonnette, etc. – conduit à des fins professionnelles, vous devez séparer l’utilisation professionnelle et personnelle et également montrer les détails de l’utilisation professionnelle : objectif commercial, date et lieu ou kilométrage.
Note
Une application de kilométrage peut vous aider à séparer la conduite professionnelle de la conduite personnelle. Il peut également vous aider à effectuer des déductions en vous fournissant des documents écrits. Mais n’oubliez pas que vous devez saisir les informations pour les récupérer !
Les frais de déplacement ne sont pas déductibles en tant que dépenses professionnelles, peu importe qui conduit la voiture de société : l’employé ou le propriétaire de l’entreprise. Les frais de déplacement constituent le trajet aller-retour pour se rendre au travail que font de nombreuses personnes, et ils ne sont pas déductibles, quelle que soit la distance entre la personne et son lieu de travail habituel.
Vous pouvez accorder une allocation automobile à vos employés
La plupart des entreprises accordent à leurs employés une allocation automobile pour les rembourser des frais liés à la conduite d’une voiture de société à des fins professionnelles. L’indemnité peut être accordée en complément de la mise à disposition de la voiture au salarié.
Cette allocation n’est pas un avantage imposable pour l’employé, à condition qu’elle soit versée dans le cadre d’un plan responsable. Un plan responsable est un ensemble de procédures que votre entreprise met en place pour rendre compte de manière adéquate de l’argent donné à l’employé. L’IRS veut s’assurer que les avantages que vous accordez aux employés sont des dépenses professionnelles légitimes payées par l’employé et remboursées par vous.
Comment fonctionne un plan responsable de l’IRS
Fondamentalement, pour avoir un plan responsable, les dépenses automobiles doivent avoir un objectif commercial légitime, l’employé doit vous fournir des documents adéquats montrant l’utilisation professionnelle et les montants dépensés, et l’employé doit restituer tout remboursement excédentaire dans un délai raisonnable.
L’allocation automobile que vous accordez aux employés peut être déterminée en fonction du kilométrage réel ou du taux standard de l’IRS, qui change chaque année. La méthode que vous utilisez dépend de vous, avec certaines limites.
Si vous n’établissez pas et n’utilisez pas de plan responsable, toute allocation ou remboursement que vous accordez aux employés pour la conduite est imposable pour eux, et vous devez inclure les montants du remboursement dans leur paie et retenir les impôts.
Note
Les règles du régime responsable de l’IRS sont complexes. Voir plus de détails sur les plans responsables dans la publication IRS 463 : Allocations de voyage, de cadeaux et de voiture.
Les employés ne peuvent pas déduire les frais de conduite non remboursés
Si vous donnez à un employé une voiture de société et que vous ne lui remboursez pas les frais de conduite, l’employé ne peut pas déduire ces dépenses sur sa déclaration de revenus personnelle. La loi sur les réductions d’impôts et l’emploi, en vigueur à partir de 2018, ne permet plus aux employés de déduire les dépenses professionnelles non remboursées. Auparavant, ces dépenses pouvaient être déduites de l’annexe A de la déclaration de revenus de l’employé.
L’utilisation par les employés d’une voiture de société est un avantage lié aux conditions de travail
L’utilisation par certains employés d’une voiture de société à des fins professionnelles n’est pas imposable pour l’employé, car elle est considérée comme un « avantage lié aux conditions de travail ». Selon l’IRS, une prestation liée aux conditions de travail est « des biens et des services que vous fournissez à un employé afin que celui-ci puisse effectuer son travail ». Une condition de travail peut être un vendeur qui doit parcourir un itinéraire.
N’oubliez pas qu’il s’agit uniquement de l’utilisation professionnelle de la voiture qui est (a) admissible en tant que dépense professionnelle et (b) non imposable pour l’employé en tant qu’avantage.
L’utilisation personnelle d’une voiture de société est taxable
L’utilisation personnelle d’une voiture de société par un employé est imposable pour l’employé à titre d’avantage en nature non monétaire. L’IRS définit « usage personnel » comme toute utilisation qui n’est pas destinée à votre commerce ou à votre entreprise.
Vous devez tenir compte de la valeur de l’utilisation personnelle et l’indiquer sur le salaire de l’employé et, bien sûr, retenir les impôts fédéraux et étatiques et les taxes FICA (taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie) sur ce montant, de la même manière que sur les autres salaires et avantages.
Valorisation de l’utilisation par les salariés d’une voiture de société
Vous devez déclarer la valeur de tous les avantages sociaux que vous offrez à vos employés, y compris l’utilisation personnelle des voitures de société. Cela n’inclut pas les avantages qui ne sont pas imposables pour l’employé, comme les avantages liés aux conditions de travail décrits ci-dessus. Cela inclut toute l’utilisation personnelle de la voiture de société par le salarié.
L’évaluation est compliquée et comporte de nombreuses règles, restrictions et détails. utilisez cet article de l’IRS Taxmap sur l’évaluation des avantages sociaux pour plus de détails.
Si vous décidez de donner une voiture de société à un employé
Regardons un exemple pour voir comment tout cela fonctionne :
Votre entreprise loue une voiture et la donne à Mary pour qu’elle l’utilise à des fins professionnelles.
Mary doit tenir de bons registres sur la répartition entre l’utilisation professionnelle et personnelle et fournir à votre entreprise des rapports détaillés. À cette fin, disons qu’elle conduit 50 % pour des usages professionnels et 50 % pour des usages personnels.
Peu importe qui conduit la voiture, le contrat de location est au nom de l’entreprise. Le paiement de la location est donc déductible en tant que dépense professionnelle, mais uniquement dans la mesure où il est utilisé à des fins professionnelles. (Si la voiture est achetée, la dépréciation de la voiture est déductible.)
Si vous remboursez à Marie ses frais de conduite professionnelle, vous n’êtes pas obligé de considérer ce remboursement comme imposable pour Marie si vous disposez d’un plan responsable, comme décrit ci-dessus.
Si vous ne remboursez pas ces dépenses à Marie, elle ne pourra pas les déduire de sa déclaration de revenus personnelle.
La valeur de la voiture pour son temps de conduite personnel doit être incluse dans le revenu de Marie (et des retenues s’appliquent).
Pourquoi il est important de conserver de bons dossiers sur l’utilisation professionnelle
Comme vous pouvez le voir dans la discussion ci-dessus, il est très important que le conducteur de la voiture de société tienne d’excellents dossiers pour prouver le nombre de déplacements professionnels.
Cette preuve est nécessaire :
- Vous pouvez ainsi rembourser les frais de conduite de vos employés sans avoir à les inclure dans leur salaire.
- Pour prouver une utilisation professionnelle afin que vous n’ayez pas à inclure cette partie de la valeur de la voiture dans la paie des employés,
- Vous pouvez donc déduire davantage de dépenses d’amortissement, et
- Vous pouvez ainsi utiliser une plus grande partie de la valeur de la voiture pour vos autres dépenses professionnelles.
Plus d’informations dans les publications de l’IRS
- Publication IRS 535 – Déduction des dépenses professionnelles
- Publication IRS 15-B – Guide fiscal de l’employeur sur les avantages sociaux
- Publication IRS 463 – Dépenses de voyage, de divertissement, de cadeaux et de voiture
- Sujet fiscal IRS 510 – Utilisation professionnelle d’une voiture
Avertissement : Cet article est simplifié à l’extrême pour vous donner des informations générales. Il ne s’agit pas de conseils fiscaux ou juridiques. Renseignez-vous auprès de vos conseillers fiscaux et financiers avant de commencer à remettre les clés des voitures de société à vos employés.
