Lorsque vient le temps pour un propriétaire d’entreprise de remplir des formulaires fiscaux d’entreprise, cela peut devenir un peu déroutant lorsqu’il essaie de comprendre comment gérer l’équipement et les fournitures achetés à des fins commerciales. Ces deux types d’achats sont considérés de différentes manières sur le plan comptable et fiscal.
Certains achats, notamment ceux d’un montant inférieur, peuvent être passés en charges, tandis que d’autres achats, généralement du matériel, doivent être amortis (étalés dans le temps).
Équipements et fournitures à usage professionnel uniquement
Tout d’abord, notez que ces achats sont uniquement destinés à des fins professionnelles et non à un usage personnel.
Les fournitures, telles que le papier d’imprimante, ne peuvent pas être utilisées à des fins personnelles. Bien que cela ne semble pas être une distinction importante, un audit de l’IRS peut déterminer que ces achats ne sont pas déductibles si vous ne pouvez pas prouver leur utilisation comme dépense professionnelle.
Les équipements professionnels pouvant être utilisés à des fins personnelles et professionnelles sont appelés biens classés. Vous pourrez peut-être déduire un certain pourcentage du coût de l’équipement professionnel si vous pouvez prouver la quantité d’utilisation professionnelle.
Note
Utilisez votre carte de crédit professionnelle ou votre compte bancaire lorsque vous achetez du matériel et des fournitures professionnelles. Cependant, le mode d’achat à lui seul ne prouve pas leur utilisation comme dépense professionnelle.
Dépenses ou dépréciation
La chose la plus importante à retenir concernant la différence entre les fournitures professionnelles et l’équipement professionnel est que les fournitures sont des actifs à court terme ou courants et que l’équipement est un actif à long terme.
Les actifs courants sont les actifs utilisés en un an (plus ou moins), tandis que les actifs à long terme sont utilisés sur plusieurs années. Oui, le papier à copier peut rester sur une étagère pendant plus d’un an, mais il ne s’agit que d’une ligne directrice générale pour catégoriser les actifs à des fins fiscales.
Déduire les dépenses en fournitures
Étant donné que les fournitures sont censées être épuisées au cours de l’année d’achat, le coût des fournitures en tant qu’actifs courants est répertorié comme une dépense sur le compte de résultat de votre entreprise (P&L) et est déduit de vos impôts professionnels au cours de l’année où elles sont achetées.
Amortir les dépenses d’équipement
Étant donné que l’équipement peut être utilisé sur une période de temps plus longue, la valeur de cet équipement est classée comme un actif à long terme sur la feuille Gesundmd, et le coût est amorti au fil du temps (pris en déduction par incréments sur la durée de vie utile de l’équipement).
Note
L’IRS a différents noms pour déduire et déprécier. Au lieu de « déduire », ils disent « dépenses », ce qui signifie déduire une dépense. Au lieu de « déprécier », ils disent « capitaliser », ce qui signifie étaler dans le temps le coût des immobilisations comme l’équipement.
Que sont les fournitures professionnelles ?
Les fournitures professionnelles sont des articles achetés et généralement utilisés au cours de l’année. Les types de fournitures professionnelles les plus courants sont les fournitures de bureau, notamment les agrafeuses, les notes autocollantes, les surligneurs et les fournitures utilisées pour faire fonctionner les photocopieurs, les imprimantes et autres machines de bureau.
Si vous achetez des fournitures destinées à être utilisées dans des produits que vous fabriquez ou vendez, y compris des fournitures d’emballage et d’expédition, ces fournitures sont traitées différemment à des fins comptables et fiscales.
Les fournitures nécessaires à la fabrication, à l’expédition et à l’emballage des produits sont comptabilisées comme des stocks et font partie du calcul du coût des marchandises vendues. Au bout d’une année, un inventaire de ces fournitures est réalisé dans le cadre de ce calcul.
À des fins comptables, les fournitures professionnelles sont considérées comme des actifs courants. Les achats de fournitures professionnelles sont déduits de votre déclaration de revenus professionnelle dans la section « Dépenses » ou « Déductions ».
Qu’est-ce qu’un équipement professionnel ?
L’équipement professionnel est un bien corporel utilisé dans une entreprise. L’équipement est considéré comme plus permanent et plus durable que les fournitures, qui s’épuisent rapidement. L’équipement comprend les machines, les meubles, les accessoires, les véhicules, les ordinateurs, les appareils électroniques et les machines de bureau. L’équipement n’inclut pas les terrains ou les bâtiments appartenant à une entreprise.
L’achat de matériel n’est pas comptabilisé en charge sur un an ; la dépense est plutôt étalée sur la durée de vie de l’équipement. C’est ce qu’on appelle la dépréciation. D’un point de vue comptable, l’équipement est considéré comme une immobilisation ou une immobilisation, qui est utilisée par l’entreprise pour réaliser un profit.
Taxes sur les ventes d’équipement professionnel
Les gains ou les pertes sur la vente d’immobilisations, y compris l’équipement, sont traités différemment, tant du point de vue fiscal que comptable, du revenu régulier d’une entreprise provenant de la vente. Le gain ou la perte de vente est soumis à l’impôt sur les plus-values, imposé à un taux différent de celui des revenus. Le taux dépend de la durée de vente de l’actif mais ne dépasse généralement pas 15 %. Vous devez déclarer les gains en capital à l’annexe D de votre déclaration de revenus.
Nouvelle façon de déduire les équipements à moindre coût
Bien que l’équipement professionnel, comme les autres biens commerciaux, doive généralement être amorti, vous pourrez peut-être déduire le coût total de l’équipement professionnel dans certaines circonstances. Cette déduction est appelée « sphère de sécurité de minimis », ce qui signifie qu’il s’agit d’une exception pour les petits montants. Voici les exigences :
Si votre entreprise dispose de ce que l’IRS appelle un « état financier applicable », vous pouvez bénéficier d’une déduction fiscale professionnelle l’année où vous avez acheté l’équipement pour les montants payés pour l’équipement professionnel jusqu’à 5 000 $ par article, avec une facture.
Si votre entreprise ne dispose pas d’états financiers applicables, vous pouvez bénéficier d’une déduction fiscale professionnelle de 2 500 $ par article, avec une facture, l’année où vous avez acheté l’équipement.
Vous devez également informer l’IRS sur votre déclaration de revenus que vous bénéficiez de cette déduction.
