Employés statutaires : embauche, rémunération et impôts

Qu’est-ce qu’un salarié statutaire ?

Un salarié statutaire est un croisement entre un entrepreneur indépendant et un salarié. L’IRS ne classe que quatre catégories différentes d’employés qui peuvent être considérés comme statutaires : 

1. Un chauffeur qui distribue des boissons (autres que du lait) ou des produits de viande, de légumes, de fruits ou de boulangerie ; ou qui récupère et livre le linge ou le nettoyage à sec, si le chauffeur est votre agent ou est payé à la commission.
2. Agent de vente d’assurance-vie à temps plein dont la principale activité commerciale consiste à vendre des contrats d’assurance-vie ou de rente, ou les deux, principalement pour une seule compagnie d’assurance-vie.
3. Personne qui travaille à domicile sur des matériaux ou des biens que vous fournissez et qui doivent vous être retournés ou à une personne que vous nommez si vous fournissez également des spécifications pour les travaux à effectuer. (Parfois, cette personne est appelée « travailleur à la pièce ».)
4. Un vendeur itinérant ou urbain à temps plein qui travaille en votre nom et vous transmet les commandes des grossistes, des détaillants, des entrepreneurs ou des exploitants d’hôtels, de restaurants ou d’autres établissements similaires. Les marchandises vendues doivent être des marchandises destinées à la revente ou des fournitures destinées à être utilisées dans le cadre des opérations commerciales de l’acheteur. Le travail effectué pour vous doit constituer l’activité commerciale principale du vendeur.

Qu’est-ce qu’un non-salarié statutaire ?

L’IRS compte également une catégorie de travailleurs appelés « non-employés statutaires ». Actuellement, seuls trois types de travailleurs sont considérés dans cette catégorie : vendeurs directs, agents immobiliers agréés et certains compagnons de garde.

Les agents immobiliers et les vendeurs directs sont considérés comme des travailleurs indépendants à des fins fiscales si la quasi-totalité de leurs services sont liés à la vente directe. Les compagnons de garde qui ne sont pas employés par un service sont également considérés comme des travailleurs indépendants.

Comment embaucher un salarié statutaire ? De quels documents ai-je besoin ? 

Si vous envisagez d’embaucher un employé statutaire, vous devez avoir un contrat avec cet employé, précisant la nature de la relation de travail et le statut d’emploi de cette personne. Incluez une liste des impôts que l’employé statutaire doit payer.

Parce que vous ne retenez pas d’impôt sur le revenu d’un employé statutaire, la personne n’a pas besoin de remplir un formulaire W-4. Mais ils doivent remplir le formulaire W-9 lors de l’embauche pour vérifier leur numéro d’identification fiscale.

Comment payer un salarié statutaire ? Quels impôts doivent être retenus ? 

La manière dont le travailleur est rémunéré dépend des spécificités du travail. Certains, comme les agents ou les vendeurs, peuvent percevoir une commission. D’autres, comme le travailleur à la pièce, peuvent être payés à la pièce. Le mode de paiement n’a rien à voir avec le statut fiscal du travailleur. 

Concrètement, fiscalement, un salarié statutaire : 

• Est traité comme un employé aux fins de l’impôt sur la sécurité sociale/Medicare
• Est traité comme un entrepreneur indépendant aux fins de l’impôt sur le revenu

L’employeur doit retenir la part du travailleur des impôts FICA (taxes de sécurité sociale/assurance-maladie) sur ses paiements si les trois conditions suivantes sont remplies : 

• Services personnels : si le contrat de service avec cet employé stipule que la quasi-totalité des services doivent être exécutés personnellement par lui.
• Investissement dans l’équipement ou la propriété : Si le travailleur ne dispose pas d’un investissement substantiel dans l’équipement et la propriété utilisés pour exécuter les services. Par exemple, si le travailleur à la pièce reçoit l’équipement nécessaire pour effectuer les tâches à la pièce et qu’il n’a pas à acheter l’équipement.
• Payeur unique : si les services sont fournis de manière continue pour un seul payeur.

Un employé statutaire qui est chauffeur ou vendeur à temps plein (comme décrit ci-dessus) est considéré comme un employé aux fins de l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA), et l’employeur doit payer l’impôt FUTA sur les paiements de cet employé.

Comment les salariés statutaires paient-ils leurs impôts sur le revenu ? 

Si l’employeur n’est pas tenu de retenir la part des impôts FICA qui revient à la personne, l’employé statutaire doit payer sa part de ces impôts (l’employeur payant sa part séparément). L’employé statutaire doit également payer ses propres impôts sur le revenu fédéraux et étatiques.

Impôts sur l’emploi. L’employeur fournit à l’employé statutaire un formulaire W-2 qui indique le montant des paiements versés à la personne comme « autre rémunération » dans la case 1. Les salaires et les retenues de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie sont inclus dans les cases habituelles. L’option « Salarié statutaire » doit être cochée dans la case 13.

L’employé statutaire saisit les paiements du formulaire W-2 dans sa déclaration de revenus sur l’annexe C et peut déduire les dépenses professionnelles de ces paiements.

Si la personne avait d’autres revenus d’un travail indépendant, elle doit remplir deux formulaires de l’annexe C, l’un en tant qu’employé statutaire et l’autre pour les autres revenus d’un travail indépendant.

Si la part de la personne des impôts FICA a été retenue, elle ne doit pas d’impôt sur le travail indépendant sur ce montant.

Taxe sur le travail indépendant. De plus, si la personne n’a pas retenu d’impôt sur le revenu sur le revenu statutaire des employés, elle doit déclarer l’impôt sur le revenu à payer et l’impôt de sécurité sociale/assurance-maladie non retenu et payable sur les salaires et les pourboires du formulaire W-2.