De nombreux propriétaires de petites entreprises préfèrent travailler avec des entrepreneurs indépendants plutôt que d’embaucher des employés. Les avantages de l’embauche d’entrepreneurs indépendants comprennent :
En tant qu’employeur qui embauche, vous devez encore faire certaines choses pour embaucher et commencer à payer cet entrepreneur indépendant.
- Flexibilité pour pouvoir varier les heures travaillées ou payer par projet, et ne pas avoir à payer lorsque le travail n’est pas disponible
- Externalisation des tâches non essentielles, comme l’informatique et la maintenance, afin que vous n’ayez pas besoin de créer un nouveau service au sein de votre entreprise
- Pouvoir mettre fin facilement à la relation sans la paperasse et les problèmes potentiels liés au licenciement d’un employé
- Ne pas avoir à payer de taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie sur les revenus des entrepreneurs.
- Moins de paperasse d’embauche, moins de rapports et moins de paiements à l’IRS
Vérifiez le statut d’entrepreneur indépendant avant d’embaucher
Avant d’embaucher et de commencer à payer un entrepreneur indépendant, assurez-vous que ce travailleur est véritablement un entrepreneur indépendant et non un employé. La classification erronée d’un employé en tant qu’IC peut entraîner des amendes et des pénalités au niveau de l’État et du gouvernement fédéral.
Plusieurs agences fédérales et étatiques ont des tests et des exigences pour le statut d’entrepreneur indépendant, notamment l’IRS, le ministère du Travail et les agences pour l’emploi des États. Voici un aperçu rapide des exigences pour ces entités :
Classement IRS
Pour diverses raisons (principalement liées aux charges sociales), l’IRS craint que les travailleurs soient correctement classés comme entrepreneurs indépendants ou comme employés. L’IRS considère ce travailleur comme un employé, sauf si vous pouvez prouver le contraire.
L’IRS détermine le statut des travailleurs au cas par cas et examine les facteurs comportementaux, financiers et de contrôle pour déterminer le statut. Si vous n’êtes pas clair sur le statut des personnes qui travaillent pour votre entreprise, vous pouvez demander une détermination à l’IRS.
Classification du ministère du Travail
Le ministère du Travail (DOL) examine le statut d’entrepreneur indépendant par rapport à celui d’employé par rapport à la loi principale sur les salaires et les horaires, la Fair Labor Standards Act. Le DOL indique que si une « relation de travail » existe entre le travailleur et l’employeur, le travailleur est couvert par les dispositions de la FLSA à plusieurs fins, notamment :
- Salaire minimum
- Rémunération des heures supplémentaires
- Travailleurs de jeunesse
Il n’existe pas de règle ou de test unique permettant de déterminer s’il existe une relation de travail. C’est l’activité ou la situation totale qui contrôle. L’existence d’un contrat de travail, le lieu où le travail est effectué ou le fait que la personne doit être agréée par un État ou une localité ne jouent pas un rôle.
Classement d’État
Les États classent les travailleurs pour déterminer leur éligibilité aux programmes publics, en particulier l’assurance-chômage et l’indemnisation des accidents du travail. Certaines exigences de l’État sont plus restrictives que celles de l’IRS ou du DOL. Par exemple, la Californie et certains autres États utilisent un test ABC à trois facteurs dans lequel les trois facteurs doivent être remplis pour que la personne soit considérée comme un entrepreneur indépendant.
Note
L’IRS, le ministère du Travail et chaque État ont des exigences et des objectifs différents en matière de statut d’entrepreneur indépendant. Une personne peut être classée comme entrepreneur indépendant à une fin dans une agence et comme employé à une autre fin.
Qu’est-ce qu’un entrepreneur indépendant ?
Un entrepreneur indépendant est une personne qui travaille pour une autre personne ou entreprise. Les entrepreneurs indépendants sont des propriétaires d’entreprise qui exercent un métier, une entreprise ou une profession et qui offrent leurs services au grand public. Une personne est un entrepreneur indépendant si la personne qui la paie ne peut que contrôler ou diriger le résultat des travaux.
Un exemple d’entrepreneur indépendant est un service de nettoyage. Le service vient dans votre bureau pour effectuer du travail, mais les agents du service de nettoyage ne sont pas des employés de votre entreprise. Vous pouvez leur dire quels bureaux nettoyer et quand vous souhaitez qu’ils le fassent, mais vous ne pouvez pas leur dire quels produits de nettoyage utiliser ni comment faire fonctionner l’aspirateur.
Formulaire W-9 pour les entrepreneurs indépendants
Le document le plus important que vous devez obtenir d’un entrepreneur indépendant est le formulaire W-9. Le formulaire W-9 a le même objectif qu’un formulaire W-4 pour les employés nouvellement embauchés.
Toute personne que vous embauchez en tant qu’entrepreneur indépendant doit remplir et signer ce formulaire avant de commencer à travailler pour votre entreprise. La personne doit inclure un numéro d’identification fiscale (numéro de sécurité sociale ou numéro d’employeur (EIN) sur le formulaire.
Documents de nouvelle embauche pour un entrepreneur indépendant
En plus du formulaire W-9, vous aurez besoin de documents spécifiques pour chaque entrepreneur indépendant que vous embauchez :
- Le curriculum vitae ou les qualifications professionnelles de la personne, pour votre propre protection et pour vérifier en cas d’audit par une agence fédérale, étatique ou locale.
- Un contrat, même pour la relation d’entrepreneur indépendant la plus simple.
Vérifiez les informations d’identification avant d’embaucher un entrepreneur indépendant
De la même manière, lorsque vous vérifiez les références d’un employé, assurez-vous de vérifier les informations d’identification d’un entrepreneur avant de l’embaucher.
Vous souhaiterez peut-être également effectuer une vérification des antécédents de tous les entrepreneurs potentiels. Par exemple, si vous envisagez de faire appel à un service de comptabilité, assurez-vous que cette personne n’a aucune condamnation pour crime. Certains emplois nécessitent une vérification des antécédents. Par exemple, les lois des États exigent une vérification des antécédents de toute personne travaillant avec des enfants, des personnes âgées ou des personnes handicapées.
Si l’entrepreneur indépendant est organisé en entreprise, vous devez vérifier auprès du Better Business Bureau pour vous assurer qu’aucune plainte n’a été déposée contre cette entreprise.
N’oubliez pas la recherche Web éprouvée, y compris les avis sur l’entreprise.
Payer un entrepreneur indépendant
Payer un entrepreneur indépendant est assez simple. Vous pouvez payer à l’heure ou à la tâche. Dans la plupart des situations, vous n’avez pas à retenir d’impôts sur le revenu ou de sécurité sociale/Medicare sur les revenus des entrepreneurs indépendants.
Vous n’avez pas non plus à payer d’impôts sur le chômage pour les entrepreneurs indépendants.Les entrepreneurs indépendants sont responsables du paiement de leurs propres impôts sur le revenu et des taxes sur le travail indépendant (pour la sécurité sociale/Medicare).
Entrepreneurs indépendants et déclaration fiscale
Vous devez garder une trace des paiements que vous effectuez chaque année aux entrepreneurs indépendants et déclarer le total des paiements à l’IRS.
Pour chaque entrepreneur indépendant que vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l’année, vous devez déclarer le montant total payé sur le formulaire 1099-NEC.
Ce formulaire comprend des informations sur vos paiements à l’entrepreneur indépendant, mais il n’inclut généralement pas la retenue d’impôt, sauf si la personne est soumise à une retenue à la source (expliquée ci-dessous).
Vous devez envoyer le formulaire 1099-NEC :
- À chaque entrepreneur indépendant au plus tard le 31 janvier de l’année suivante, et
- À l’IRS au plus tard le 31 janvier, par courrier ou par dépôt électronique.
Retenue de sauvegarde auprès d’un entrepreneur indépendant
Dans la plupart des cas, vous n’avez pas besoin de retenir l’impôt sur le revenu sur les paiements que vous versez à des entrepreneurs indépendants. Mais il y a quelques exceptions :
Si vous recevez un avis de retenue de sauvegarde de l’IRS, vous devez retenir l’impôt sur le revenu sur les paiements à l’entrepreneur indépendant. Habituellement, l’IRS enverra cet avis si le numéro d’identification du contribuable (numéro de sécurité sociale, numéro d’identification de l’employeur ou numéro d’identification du contribuable individuel) de l’entrepreneur indépendant est incorrect ou manquant.
Vous n’avez rien à faire jusqu’à ce que vous receviez l’avis de retenue de sauvegarde de l’IRS. Suivez ensuite les instructions spécifiques figurant sur l’avis et commencez immédiatement à retenir l’impôt sur le revenu de l’entrepreneur indépendant au taux de retenue de réserve de 24 %..
Créer un contrat pour un entrepreneur indépendant
Dans tous les cas, avant d’embaucher un entrepreneur indépendant, rédigez un accord et faites-le signer par l’entrepreneur. L’accord doit inclure des détails sur les exigences de l’entrepreneur, les taux de rémunération et des sections sur la non-concurrence et la confidentialité.
Si l’entrepreneur crée une œuvre protégée par le droit d’auteur, une marque déposée ou un brevet, la propriété de cette propriété doit être clairement indiquée, y compris une clause de travail contre rémunération dans le contrat.
Enfin, assurez-vous d’inclure une déclaration sur le statut d’entrepreneur indépendant ; c’est-à-dire que la personne n’est pas un employé.
