Il n’existe pas de lois contre le népotisme (embauche de membres de la famille) dans les entreprises privées, mais le fait d’avoir des membres de la famille travaillant dans votre entreprise présente des situations fiscales et d’emploi uniques. Voici ce qu’il faut surveiller lors de l’embauche d’une famille,
Points clés à retenir
- En général, embaucher un membre de la famille revient à embaucher n’importe qui d’autre.
- Les règles qui s’appliquent aux salariés en matière fiscale et de droit du travail s’appliquent aux membres de la famille que vous employez.
- L’IRS fait quelques exceptions pour les employés qui sont vos enfants ou votre conjoint, mais les détails dépendent de la structure juridique de votre entreprise.
Embaucher des membres de la famille
Dans certains cas, les enfants doivent être traités différemment à des fins fiscales et professionnelles, mais pour les adultes, tout ce que vous faites pour les autres employés, et chaque impôt sur le travail que vous payez pour les autres employés, et chaque avantage que vous accordez aux autres employés devraient être les mêmes pour les membres de votre famille.
Traiter les employés de la famille de la même manière que les autres employés évite les accusations de favoritisme et peut empêcher votre entreprise d’être citée par les agences fédérales et étatiques pour violations des lois fiscales et du travail.
Impôts sur l’emploi et employés familiaux
Les impôts sur l’emploi comprennent :
- Impôts sur le revenu fédéraux et étatiques qui doivent être retenus sur le salaire de l’employé.
- Taxes FICA (taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie) qui doivent être retenues sur le salaire de l’employé et abondées par l’employeur.
- Impôts fédéraux sur le chômage (FUTA) qui doivent être payés par l’employeur en fonction de la rémunération des employés.
Lois sur le travail des enfants
Avant d’embaucher votre enfant (ou tout autre enfant) pour travailler dans votre entreprise, consultez les lois fédérales et étatiques sur le travail des enfants.
Les lois fédérales sur le travail des enfants restreignent les heures de travail, les heures de la journée et les types de travail que les enfants peuvent effectuer à différents âges. Par exemple, les enfants de moins de 18 ans ne sont pas autorisés à utiliser des équipements dangereux et les enfants de moins de 14 ans ne sont autorisés à travailler dans aucun type d’entreprise.
Note
Les lois fédérales et étatiques peuvent être différentes, et la loi la plus stricte est celle qui contrôle, alors assurez-vous d’examiner les deux. Les lois des États concernant l’embauche d’enfants peuvent être différentes, alors vérifiez auprès de la division de l’emploi de votre État ou utilisez une carte fédérale des salaires et des horaires pour trouver des informations sur les lois sur le travail des enfants dans votre État.
Embaucher et payer des enfants
Avant que vos enfants n’aillent travailler dans votre entreprise, vérifiez les différents types de charges sociales pour voir si vous devez les retenir et les payer. Les charges sociales pour vos enfants en tant que travailleurs dépendent de votre type d’entreprise. Selon l’IRS :
- Si votre entreprise est une société, même si vous contrôlez la société, tout l’argent que vous versez à votre enfant est soumis aux charges sociales.
- Si votre entreprise est une société de personnes, tout l’argent versé à vos enfants est soumis aux charges sociales, sauf si « chaque associé est le parent de l’enfant ».
Certaines choses que vous devez savoir sur la rémunération de vos enfants pour qu’ils travaillent dans votre entreprise et sur les impôts sur l’emploi des enfants :
- Vous n’êtes pas obligé de payer la FUTA (impôt fédéral sur le chômage) sur le salaire de vos enfants de moins de 21 ans.
- Si l’entreprise est une entreprise familiale à 100 %, qu’il ne s’agit pas d’une société ou d’un partenariat et que l’enfant a moins de 18 ans, aucun impôt FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) ne doit être payé par les enfants ou l’entreprise sur le salaire de l’enfant.
- Chaque enfant doit remplir tous les formulaires de nouvelle embauche, y compris un formulaire W-4 pour la retenue d’impôt sur le revenu. Si votre enfant gagne moins que la déduction standard minimale (1 150 $ pour l’année fiscale 2022), l’enfant peut être exonéré d’impôt et aucune retenue n’est requise.
- Vous devez retenir l’impôt sur le revenu des salaires des enfants. Ils peuvent le récupérer si leur revenu total n’est pas important, mais vous devez quand même le retenir.
Pour tous les employés familiaux
Si un membre de votre famille travaille pour vous sans salaire, cet article ne s’applique pas. Pour les membres de votre famille payés par votre entreprise, vous devez :
- Obtenez un formulaire W-4de chaque membre de la famille au moment de l’embauche et retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur la base des informations figurant sur le formulaire W-4.
- Retenir les impôts FICAdes membres de la famille et incluez le salaire des membres de la famille dans le calcul des impôts FICA que votre entreprise doit.
- Inclure le salaire des membres de la famille dans le calcul des impôts sur le chômageet l’indemnisation des accidents du travail.
- Payer des heures supplémentairesenvers les membres de la famille au même titre que les autres employés. Cela inclut le paiement des heures supplémentaires aux membres de la famille qui sont exonérés et dont le revenu est inférieur au seuil de paiement des heures supplémentaires.
Si vous payez des vacances ou des congés de maladie ou accordez des congés payés à d’autres employés, vous devez accorder aux membres de votre famille les mêmes congés payés. Si un membre de la famille a droit à d’autres avantages, tels que le plan de santé de votre entreprise, vous devez inclure ce membre de la famille dans le groupe. En d’autres termes, les membres de la famille employés par votre entreprise doivent bénéficier de tous les avantages dont bénéficient les autres employés.
| Enfant, parent ou conjoint en tant qu’employé | |||
|---|---|---|---|
| Enfant employé par le parent | Conjoint Employé par le conjoint | Parent employé par l’enfant | |
| Retenue d’impôt fédéral sur le revenu | Oui | Oui | Oui |
| Retenue d’impôt FICA | Non, si vous avez moins de 18 ans ou si l’entreprise est à 100 % familiale. | Oui | Oui |
| Taxe FUTA | Non, si vous avez moins de 21 ans | Non | Non |
Note
Si l’entreprise est une société, une succession ou une société de personnes dont un seul parent est associé, tous les impôts, y compris les impôts FICA, doivent être retenus sur le salaire de l’enfant.
Embaucher votre conjoint en tant qu’employé
Si votre conjoint travaille contre rémunération dans votre entreprise, vous devez retenir l’impôt fédéral sur le revenu et les impôts FICA sur son salaire. Si vous êtes un travailleur indépendant (et non une société ou une société de personnes), le salaire de votre conjoint ne doit pas être inclus dans le calcul de votre impôt sur le chômage. Si votre entreprise est une société ou une société de personnes, vous devez inclure le salaire de ce conjoint dans le calcul de l’impôt sur le chômage.
Votre conjoint en tant que copropriétaire
Si vous et votre conjoint avez une voix égale dans l’entreprise, aucun de vous n’est un employé, mais vous pouvez être considéré comme copropriétaire aux fins de l’impôt sur le travail indépendant et comme une société de personnes aux fins de l’impôt.
Certaines entreprises époux-épouse peuvent être considérées comme une coentreprise qualifiée, ce qui permet une déclaration plus simplifiée. Les affaires entre mari et femme sont plus compliquées qu’il n’y paraît, alors vérifiez auprès de votre conseiller fiscal avant de démarrer une entreprise entre mari et femme ou de payer des impôts professionnels pour une telle entreprise.
L’essentiel
En règle générale, embaucher un membre de la famille revient à embaucher n’importe qui d’autre. Vous devrez suivre les mêmes lois du travail et vous devrez payer (et retenir) les mêmes impôts. Il existe cependant quelques exceptions lors de l’embauche de vos enfants, ou de votre conjoint, et il existe des règles délicates selon la structure juridique de votre entreprise. Consultez un fiscaliste si vous n’êtes pas clair sur les détails.
