Les entreprises doivent s’assurer que toutes les nouvelles recrues sont éligibles pour travailler aux États-Unis. Les nouveaux employés doivent vérifier à la fois leur identité et leur autorisation d’emploi. Ce processus de vérification comprend le formulaire I-9
Pour remplir le formulaire, l’employé vous présente des documents d’identité et d’éligibilité au travail. En tant qu’employeur, vous examinez les documents et attestez qu’ils sont acceptables.
Étapes pour remplir le formulaire I-9
Le processus pour remplir le formulaire I-9 se déroule en deux étapes :
- Étape 1 :Le salarié remplit la section 1, attestant (confirmant par des preuves) les documents présentés
- Étape 2 :Dans la section 2, l’employeur vérifie les documents
Ce processus de soumission et d’examen des documents doit être effectué immédiatement après l’embauche. L’examen de la section 1 doit être effectué au plus tard le premier jour de travail de l’employé, et l’examen de la section 2 doit avoir lieu dans les trois jours suivant le premier jour de travail de l’employé.
Critères de documents acceptables
Le Service américain des douanes et de l’immigration (USCIS) répertorie les documents acceptables pour vérifier l’identité et l’autorisation de travail.
Les documents acceptables doivent établir à la fois (1) l’identité de la personne et (2) l’autorisation de travail. Il existe trois listes de documents.
- Les documents de la liste A sont acceptables pour identifier le travailleur et également pour établir une autorisation de travail.
- Les documents de la liste B sont acceptables pour identifier le travailleur, et
- Les documents de la liste C sont utilisés pour établir l’autorisation de travail.
Vous pouvez accepter un document de la liste A car ces documents sont acceptables pour établir à la fois l’identité et l’autorisation de travail. Si le demandeur n’a pas de document dans la liste A, il doit vous remettre un document de la liste B et un document de la liste C.
Le formulaire I-9 n’exige pas qu’un employé fournisse un numéro de sécurité sociale et il n’exige pas de photo sur les documents d’identité (Liste B).
Note
La liste ci-dessous est générale et n’inclut pas de détails sur les exigences en matière de documents. Consultez cette liste de documents acceptables pour obtenir des images de documents et plus de détails sur les exigences, ou consultez les instructions pour le formulaire I-9.
Répertorier un document
Documents établissant à la fois l’identité et l’éligibilité (aucun document supplémentaire n’est nécessaire) :
- Passeport américain ou carte passeport américaine
- Carte de résident permanent ou carte de récépissé d’enregistrement pour étranger (une “carte verte”) (Formulaire I-551)
- Passeport étranger avec formulaire I-94 ou formulaire I-94A avec enregistrement d’arrivée/départ et contenant une attestation de travail.
- Un passeport étranger contenant un cachet du formulaire I-551 ou une mention imprimée du formulaire I-551
- Carte de résident permanent précédente avec signature
- Carte de résident permanent avec la mention « Signature Waived »
- Carte de document d’autorisation d’emploi (formulaire I-766). L’USCIS a commencé à émettre la carte actuelle le 1er mai 2017. Certaines cartes émises après le 1er mai 2017 peuvent encore afficher un format antérieur. Les deux formats resteront valables jusqu’à la date d’expiration indiquée sur la carte.
- Dans le cas d’un étranger non-immigrant autorisé à travailler pour un employeur spécifique en fonction de son statut, un passeport étranger avec le formulaire I-94 ou le formulaire I-94A portant le même nom que le passeport et contenant une mention du statut de non-immigrant de l’étranger, à condition que la période de mention n’ait pas encore expiré et que l’emploi proposé n’est pas en conflit avec les restrictions ou limitations identifiées sur le formulaire.
- Passeport des États fédérés de Micronésie (FSM) ou de la République des Îles Marshall (RMI) avec formulaire I-94 ou I-94A.
Documents de la liste B
Documents établissant l’identité (doivent être utilisés avec un document de la liste C) :
- Permis de conduire ou carte d’identité délivrée par un État américain ou une possession périphérique des États-Unis, à condition qu’elle contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l’adresse.
- Carte d’identité délivrée par des agences ou entités gouvernementales fédérales, étatiques ou locales, à condition qu’elle contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l’adresse
- Carte d’identité scolaire avec photo
- Carte d’électeur
- Carte militaire américaine ou dossier de draft
- Carte d’identité de militaire à charge
- Carte de la marine marchande de la Garde côtière américaine
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
- Pour les personnes de moins de 18 ans qui ne sont pas en mesure de présenter un document listé ci-dessus : un dossier scolaire ou un bulletin scolaire ; dossier de clinique, de médecin ou d’hôpital ; dossier de garderie ou d’école maternelle.
Documents de la liste C
Documents établissant l’autorisation de travail (doivent être utilisés avec un document de la liste B) :
- Carte de numéro de compte de sécurité sociale sans restriction. La carte n’est pas acceptable si elle comporte une mention restrictive : « NON VALABLE POUR L’EMPLOI », « VALABLE POUR LE TRAVAIL UNIQUEMENT AVEC L’AUTORISATION DE L’INS » ou « VALABLE POUR AVEC UNIQUEMENT AVEC L’AUTORISATION DU DHS ».
- Rapport consulaire de naissance à l’étranger délivré par le Département d’État (formulaire FS-240)
- Certificat de naissance à l’étranger délivré par le Département d’État des États-Unis (FORMULAIRE FS-545
- Certification du rapport de naissance délivré par le Département d’État (formulaire DS-1350)
- Copie originale ou certifiée conforme d’un acte de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire des États-Unis portant un sceau officiel
- Document tribal amérindien
- Carte d’identité de citoyen américain (formulaire I-197)
- Carte d’identité à utiliser par un citoyen résident aux États-Unis (formulaire I-179)
Que vérifier lorsque vous examinez des documents
- Assurez-vous que le statut du demandeur tel qu’indiqué dans la section I correspond aux documents d’identification.
- Tous les documents doivent être des originaux et non des copies. Les copies de documents ne sont pas acceptées. Si vous ne savez pas si un document est original, recherchez un filigrane ou un sceau.
- Vous pouvez faire des copies de documents, mais vous devez restituer le document original à l’employé.
- Vous devez conserver les documents dans un endroit sûr pour protéger la vie privée des employés, et vous devez faire des copies des documents pour tous les employés, pas seulement pour certains.
- Vous ne pouvez pas exiger certains documents ni exprimer une préférence pour certains documents. Tous les documents de chaque liste sont également acceptables.
- Assurez-vous de saisir toutes les informations requises pour chaque document sur le formulaire I-9, même si vous conservez des copies des documents.
Note
Vous n’êtes pas obligé d’envoyer le formulaire I-9 et les documents à l’USCIS. Conservez tout dans les dossiers de vos employés afin que les informations soient disponibles en cas d’audit ou d’inspection.
Comment obtenir les formulaires I-9
Avant d’embaucher votre premier employé, assurez-vous d’avoir une réserve de formulaires I-9 à portée de main. Vous pouvez utiliser plusieurs versions du formulaire :
- L’USCIS propose une option en ligne qui vous permet de remplir le formulaire I-9 à partir d’un ordinateur.
- Vous pouvez utiliser une version papier du formulaire I-9. Cette version ne peut pas être remplie et doit être imprimée.
- Vous pourrez peut-être trouver une version papier du formulaire I-9 dans un magasin de fournitures de bureau.
