Dépenses professionnelles à inclure dans le budget et les taxes

En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez vous assurer de suivre vos dépenses. C’est essentiel pour la budgétisation et la planification fiscale. Certaines des dépenses pour lesquelles vous voudrez vous assurer de conserver des registres comprennent les coûts de localisation, l’équipement, les salaires et les frais d’assurance.

Pourquoi la budgétisation et la planification fiscale sont importantes

Les deux tâches financières les plus importantes d’un propriétaire d’entreprise sont la budgétisation et la planification fiscale. La budgétisation, en particulier la surveillance de vos flux de trésorerie, évite à votre entreprise de dépenser trop et d’avoir des difficultés à effectuer des paiements.

La planification fiscale vous évite d’avoir des paiements inattendus au moment des déclarations de revenus et vous aide à maintenir vos impôts au minimum. Bien que différents types d’entreprises entraînent des dépenses différentes, il existe de nombreux types de dépenses courants.

Coûts de localisation

Chaque entreprise a besoin d’un lieu pour exercer ses activités, et cet emplacement a presque toujours un coût. Il peut s’agir d’une hypothèque sur un immeuble ou du loyer d’un bureau ou d’un espace commercial loué, ou d’une partie du coût de l’espace dans votre entreprise à domicile. 

Examinons en détail quelques coûts de localisation mensuels : 

Hypothèque : Si vous êtes propriétaire d’un immeuble et que vous avez une hypothèque sur cet immeuble, les intérêts sur l’hypothèque sont généralement déductibles. La propriété elle-même est un actif amorti (c’est-à-dire que le coût d’achat est étalé dans le temps.) Vous pouvez déduire la charge d’amortissement pour l’année en cours.

Bail à bâtir: Si vous louez un immeuble ou un espace commercial pour votre entreprise, vous pouvez généralement déduire le coût des paiements de location et les autres coûts associés au bail. Vous ne pouvez déduire que les paiements de l’année en cours sur le bail.

Emplacement de l’entreprise à domicile: Si vous avez une entreprise à votre domicile, vous pouvez déduire une partie des coûts de votre bureau à domicile, à condition que l’espace soit utilisé à la foisconcernantrégulièrement et exclusivement à des fins commerciales.

Frais de services publics, de téléphone et d’ordinateur : Si votre entreprise est basée dans un bâtiment que vous possédez à l’extérieur de votre domicile, votre entreprise doit payer les services publics. Cela peut inclure l’électricité, le gaz, l’eau, le téléphone et d’autres services municipaux comme le ramassage des ordures. Si vous louez un emplacement, certains de ces frais pourraient être inclus dans votre loyer.

Si vous avez une entreprise à domicile, votre ligne fixe résidentielle n’est pas déductible en tant que dépense professionnelle, mais vous pouvez déduire le coût des appels longue distance liés à votre entreprise. De plus, le coût d’une deuxième ligne à usage professionnel est déductible.

Vous pourrez très probablement déduire le coût d’un téléphone portable que vous utilisez à des fins professionnelles, ainsi que les frais Internet et informatiques.

Équipement, mobilier et machines

Vous pouvez déduire le coût d’achat de choses comme du mobilier de bureau, des étagères de vente au détail, des machines et essentiellement tout ce que vous avez dans votre entreprise et qui dure plus d’un an. L’IRS les appelle des immobilisations et dit que vous devez les amortir (répartir les coûts sur plusieurs années).

Certains équipements que vous achetez pour votre entreprise sont considérés comme des biens classés. Les principales catégories de biens répertoriés sont les voitures particulières, les véhicules de transport et les biens généralement utilisés à des fins de divertissement, de loisirs ou d’amusement. Les biens répertoriés sont une catégorie spéciale de l’IRS qui vous oblige à séparer les coûts professionnels et personnels et à déduire uniquement la partie professionnelle des dépenses.

Véhicules et frais de conduite

Si vous achetez une voiture ou un camion pour votre entreprise, le coût est amorti, comme les autres actifs commerciaux décrits ci-dessus. Pour pouvoir bénéficier de la déduction pour amortissement, le véhicule doit être conduit plus de 50 % du temps à des fins professionnelles.

Vous pouvez également déduire le coût de la conduite de votre voiture à des fins professionnelles, en utilisant l’une des deux méthodes suivantes : une déduction forfaitaire ou des dépenses réelles.

Autres services et frais d’entretien

Les autres services supportés par la plupart des entreprises sont les coûts d’entretien des installations, de l’équipement et de l’entretien général du bâtiment. Les entreprises doivent également assumer des frais pour la tonte de la pelouse, le déneigement et d’autres frais extérieurs. Vous pourrez peut-être déduire les frais de réparation et d’entretien de votre propriété commerciale, ou vous pourrez peut-être amortir certaines de ces dépenses. Vous souhaiterez probablement soumettre ces déductions à un fiscaliste.

Assurances Entreprises

Chaque entreprise a besoin de plusieurs types d’assurance et vous pouvez déduire les frais d’assurance en tant que dépenses professionnelles. Vous devrez peut-être déduire une assurance dommages et vol, une assurance responsabilité professionnelle, une assurance pour vos véhicules et de nombreux autres types d’assurance commerciale.

Salaires, traitements, charges sociales et avantages sociaux

Vous devrez payer les employés selon le système de paie que vous avez mis en place. Le coût des salaires et traitements des employés ainsi que certains avantages sociaux sont tous déductibles pour votre entreprise. Vous pouvez également déduire les impôts sur l’emploi, notamment :

• La part de votre employeur des taxes FICA (pour les taxes de sécurité sociale/Medicare)
• Taxes de chômage (fédérales et étatiques)
• Paiements du fonds d’indemnisation des accidents du travail

Fournitures et autres dépenses de bureau

Vous pouvez déduire le coût des matériaux et fournitures que vous utilisez au cours de l’année. Si vous gardez sous la main des matériaux et fournitures accessoires, vous pouvez les déduire si vous n’en tenez pas trace ou ne faites pas d’inventaire et si cette méthode ne fausse pas vos revenus de l’année.

Honoraires professionnels

Vous pouvez déduire le coût des honoraires que vous payez aux professionnels, y compris votre avocat, votre CPA/fiscaliste et d’autres consultants professionnels. Vous ne pouvez pas embaucher ou payer ces professionnels sur une base régulière, mais vous devez prévoir de l’argent pour cette catégorie au cas où.

Frais de publicité et de marketing

Vous souhaiterez déduire les frais de publicité, y compris le marketing sur les réseaux sociaux, ainsi que les autres dépenses de marketing et de promotion, telles que les annonces dans les journaux, les panneaux d’affichage et la publicité en ligne. Vous pouvez inclure ici les coûts de maintenance Web ou placer ces coûts dans les dépenses de bureau.

Frais d’association du club d’affaires

Les frais d’adhésion à une association professionnelle ou à un groupe d’entreprises doivent être inclus ici, ainsi que les publications professionnelles. Par exemple, vous pouvez déduire les frais d’adhésion à une chambre de commerce, à une association professionnelle ou commerciale. Vous ne pouvez pas déduire les frais d’adhésion à un club organisé à des fins sociales, comme un country club, un club sportif ou un club aérien, même si vous y faites des affaires.

Frais de voyage

Pour ces dépenses, vous devrez :

• Incluez-les dans votre liste mensuelle de dépenses à des fins budgétaires et
• Tenez de bons registres pour montrer l’objectif commercial de chacun pendant la période des impôts.

Frais de déplacement: Gardez une trace des voyages en avion, des hôtels et des repas pendant votre voyage.

Frais de repas d’affaires: Vous ne pourrez déduire que 50 % de ces coûts, mais conservez des registres détaillés et incluez-les quand même dans votre budget et vos taxes. Les frais de représentation professionnels ne sont pas déductibles.

Foire aux questions (FAQ)