Vous vous préparez à établir un budget pour votre entreprise pour le démarrage ou simplement pour une utilisation générale pour suivre votre entreprise ? L’un des éléments essentiels de ce budget est la liste des dépenses fixes et variables. Dans cet article, nous examinerons le budget global, comment séparer ces dépenses fixes et variables, et comment comprendre leur valeur.
Note
Vous devrez séparer les coûts fixes des coûts variables si vous préparez une analyse du seuil de rentabilité. Ce graphique montre les prix et le volume des ventes d’un produit ainsi que le point auquel le produit devient rentable.
Dépenses fixes et variables expliquées
Les entreprises séparent les coûts liés à la budgétisation et à d’autres fins en fonction de l’importance de leur paiement :
Les frais fixes doivent être payés, même si vous n’avez aucune vente. Par exemple, vous devez payer le loyer de votre entreprise, les services publics, et vous devez effectuer le paiement de votre prêt commercial.
Les coûts variables changent avec la quantité de produits ou de services que vous vendez. Par exemple, les frais d’expédition, les coûts des matières premières ou ceux des employés qui fabriquent et expédient des produits ou fournissent des services sont généralement variables.
À court terme, tous les coûts sont fixes
Voici un exemple : si vous avez embauché un employé à temps plein qui s’attend à un emploi à temps plein, vous avez probablement créé une dépense fixe, du moins à court terme. Il est préférable d’embaucher des entrepreneurs indépendants ou des pigistes dès vos débuts, pour éviter d’avoir les frais fixes d’un employé.
Créer un budget d’entreprise
Un budget pour une entreprise est en réalité constitué de deux états financiers différents. Supposons un budget mensuel. Le budget A montre l’idéal, à quoi vous aimeriez que chaque compte ressemble pour le mois. Le budget B est le réel, ce qui s’est réellement passé au cours du mois.
Les budgets d’entreprise sont parfois appelés budgets de fonctionnement et examinent les opérations de votre entreprise en termes de revenus et de dépenses sur une période donnée.
Chaque budget d’entreprise comporte deux parties :
- Revenu ou revenu.Il s’agit du montant que vous estimez que votre entreprise rapportera au cours du mois en ventes de produits ou de services.
- Dépenses. Ce sont les montants que vous budgétisez pour ce que vous dépensez dans chaque catégorie. La partie dépenses du budget est la plus importante, car vous ne pourrez peut-être pas contrôler les ventes, mais vous pouvez contrôler les dépenses.
Note
Avant d’établir votre budget, SCORE vous suggère d’inclure des hypothèses clés sur les produits ou services que vous vendez et les principaux facteurs (priorités) pour les dépenses.
Inclure les dépenses fixes et variables dans votre budget
Lorsque vous êtes prêt à travailler sur vos dépenses professionnelles budgétisées et réelles, vous devez les diviser en catégories de dépenses fixes et de dépenses variables.
Les dépenses fixes peuvent inclure :
- Un bail ou une hypothèque
- Autres dépenses en capital, comme le coût d’achat des actifs de l’entreprise – équipement, véhicules, mobilier
- Paiements sur les prêts aux entreprises
- Paiements des services publics, y compris les frais de téléphone
- Coût de maintenance d’une page Web (selon votre type d’entreprise)
- Frais d’assurance
- Frais de vente, comme les frais de carte de crédit
- Tout abonnement mensuel dont vous pensez ne pas pouvoir vous passer (votre système de comptabilité en ligne, par exemple)
Pensez aux dépenses fixes comme celle-ci : si je n’avais pas suffisamment de revenus pendant quelques mois, à laquelle de ces dépenses pourrais-je renoncer ou me retirer ? Puis-je résilier un bail et travailler à domicile ?
Voici des exemples de dépenses variables :
- dons à des associations caritatives
- cadeaux aux employés et aux clients
- formation des employés
- publicité et publicité.
Combinaison de dépenses fixes et variables.Vous constaterez peut-être que certaines dépenses sont à la fois fixes et variables. La rémunération d’un vendeur peut comprendre une partie fixe (le salaire de base) et une partie variable (les commissions sur les ventes).
Les dépenses variables sont discrétionnaires
Une autre façon de considérer les dépenses variables est de les considérer comme des dépenses discrétionnaires. Par définition, si une mesure est discrétionnaire, elle est facultative et non obligatoire.Mais y a-t-il vraiment des dépenses discrétionnaires dans une entreprise ? Par exemple:
- Les dons ne sont pas obligatoires, mais la plupart des entreprises feront des dons à des organismes de bienfaisance, non seulement à des fins d’économies d’impôt, mais également à des fins de relations publiques.
- Les cadeaux aux employés créent de la bonne volonté et fidélisent les bons employés, tandis que les cadeaux aux clients de certaines entreprises ne font que partie des activités commerciales.
- Les employés doivent être formés pour être efficaces.
- La publicité et la publicité sont nécessaires pour faire connaître vos produits et services.
La seule chose discrétionnaire concernant ces dépenses est le niveau. Si les flux de trésorerie de votre entreprise sont faibles, vous pourrez peut-être réduire vos dons, mais les niveaux de dépenses sont quelque peu discrétionnaires. Soyez prudent lorsque vous engagez des dépenses qui peuvent sembler variables ; vous ne pourrez peut-être pas vous en débarrasser rapidement ou facilement.
La chose la plus importante à retenir concernant les dépenses
Gardez vos dépenses fixes aussi basses que possible et ne vous engagez pas dans des dépenses dites variables, surtout lorsque vous démarrez votre entreprise. Au cours de la première année environ de démarrage, les revenus de votre entreprise peuvent être faibles à mesure que vous développez votre clientèle.
Certains mois, vous n’aurez peut-être pas assez d’argent pour payer vos factures. Avoir moins de dépenses fixes vous permettra de rester en activité jusqu’à ce que les ventes commencent à reprendre. Avoir trop de dépenses fixes peut vous obliger à faire des choix, à abandonner certains employés, à obtenir un prêt (une autre dépense fixe) ou, malheureusement, à fermer vos portes.
