Inviter vos clients, fournisseurs ou employés potentiels à un repas et peut-être à un divertissement est un excellent moyen de développer votre entreprise. De plus, les repas et les divertissements à des fins professionnelles constituent une déduction fiscale légitime pour les entreprises. Cependant, il y a des limites à ce que vous pouvez déduire. Les frais de divertissement, par exemple, ne sont pas déductibles, tandis que certains frais de repas sont imposables pour les employés.
Voici tout ce que vous devez savoir sur la déduction fiscale des repas d’affaires comme dépenses.
Points clés à retenir
- La plupart des repas sont généralement déductibles à 50 %.
- Les frais de divertissement ne sont généralement pas déductibles.
- Le propriétaire de l’entreprise doit être présent et le repas ne peut pas être « somptueux ou extravagant ».
- Le coût de certains repas offerts à vos employés peut être imposable pour ces derniers s’ils sont considérés comme des avantages sociaux.
Que sont les déductions pour frais de repas d’affaires ?
Les repas d’affaires sont des dépenses professionnelles déductibles, et la plupart des repas sont déductibles à 50 % du coût. Toutefois, les frais de représentation ne sont pas déductibles au titre de la taxe professionnelle.
Il y a eu une exception temporaire à la limite de 50 % sur les déductions pour les aliments ou les boissons du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2022. Pendant cette période, votre entreprise pouvait déduire 100 % des repas d’affaires dans les restaurants et les bars. L’établissement doit avoir préparé et vendu des aliments ou des boissons à des clients au détail pour des repas sur place ou à emporter, et le propriétaire de l’entreprise ou un employé doit être présent.
Cette déduction accrue ne pouvait pas être appliquée aux épiceries et aux dépanneurs. ou dans des restaurants exploités par l’employeur.
Note
La limite de 50 % s’applique à vos clients, fournisseurs et employés, y compris les repas pris dans le cadre de voyages d’affaires ou lors de congrès d’affaires ou de réunions professionnelles.
Admissibilité aux déductions pour frais de repas
Votre entreprise peut généralement déduire le coût des repas d’affaires à 50 % à partir de 2023 ou pour les années d’imposition antérieures à 2021 si :
- Le propriétaire de l’entreprise ou l’employé est présent.
- Le coût du repas ou des boissons n’est pas « somptueux ou extravagant ».
- Le repas a lieu avec un contact professionnel (tel qu’un client, un employé, un fournisseur ou un consultant).
- Le repas a un objectif professionnel « ordinaire et nécessaire ».
Les divertissements ne sont pas déductibles, vous ne pouvez donc déduire les frais de repas lors d’événements de divertissement que si les coûts peuvent être séparés, comme un repas traiteur livré dans une skybox lors d’un événement sportif et facturé séparément.
Repas déductibles à 100%
Certains frais de repas et de divertissement peuvent être entièrement déduits. Votre déduction ne doit pas être limitée à 50 % sur ces activités :
- Un événement à promouvoir la bonne volonté au sein de la communauté, comme parrainer un événement communautaire (considéré comme de la publicité ou du marketing)
- Un événement au cours duquel les bénéfices sont reversés à une organisation caritative (vérifiez que l’organisation caritative répond aux qualifications de l’Internal Revenue Service (IRS))
- Le repas est un élément essentiel de votre entreprise fonction (par exemple si vous êtes critique gastronomique, blogueur culinaire ou journaliste sportif)
Frais de repas que vous ne pouvez pas déduire
Vous ne pouvez pas déduire les frais de repas pour raisons personnelles, même en voyage. Mais la plupart des dépenses seront considérées comme des dépenses professionnelles si le voyage est « principalement » professionnel. Seuls les coûts directement liés à l’entreprise que vous exercez peuvent être déductibles si le voyage est « principalement » personnel et que vous n’exercez qu’une activité minime.
Déduire certains repas d’affaires pour les salariés
Votre entreprise peut déduire à 50 % le coût des repas des employés en voyage et des repas avec des clients ou des clients, mais vous pouvez bénéficier d’une déduction à 100 % pour certains repas fournis aux employés, notamment :
- Des repas avec de la valeur que vous incluez dans le salaire d’un employé
- Repas dans le cadre d’événements sociaux, comme une fête de Noël ou un pique-nique annuel
- Repas pour les employés sur votre site, comme la cafétéria ou la salle de repos de votre entreprise
Repas pour les employés à titre d’avantages sociaux
Certains repas que vous offrez à vos employés sont considérés comme des avantages sociaux et sont donc imposables pour les employés. Vous devez déclarer ces avantages sur leurs formulaires W-2. Certaines de ces prestations de repas doivent être incluses dans le salaire des employés clés ou des employés hautement rémunérés (actionnaires à 5 % ou personnes payées plus de 125 000 $), à moins que les avantages ne soient offerts à tous les employés ou à un groupe d’employés qui ne favorisent pas les personnes hautement rémunérées.
Règles de minimis
Vous n’êtes pas obligé d’inclure le coût des repas des employés si ces coûts sont faibles, ou « de minimis » dans la terminologie fiscale. Ce serait le cas du café et des beignets offerts lors d’une réunion ou d’un repas occasionnel à un employé qui fait des heures supplémentaires. La règle de minimis s’applique également aux repas des employés à la cafétéria de votre entreprise si le revenu annuel de l’établissement est égal ou supérieur aux coûts.
Autres repas pour les employés
Les employés ne sont pas imposés sur la valeur des repas que votre entreprise fournit sur votre lieu de travail et pour votre commodité professionnelle. Par exemple, le coût des repas pourrait ne pas leur être imposable si vous donnez des repas à votre cafétéria à des employés qui doivent être disponibles pour les appels d’urgence.
Note
« À votre convenance » signifie que votre entreprise a une raison commerciale substantielle de fournir les repas. Une déclaration écrite dans un contrat ou un manuel de l’employé ne suffit pas à établir la commodité professionnelle. Vous devrez peut-être fournir à l’IRS des raisons et des documents spécifiques.
Comment bénéficier des déductions pour frais de repas
Prendre ces déductions pour frais de repas est un processus en trois étapes :
- Vous devez vérifier que ces dépenses sont des dépenses professionnelles légitimes. Certaines de ces dépenses sont déductibles, d’autres non.
- Vous devez avoir des documents pour étayer la déduction. Vous n’êtes pas obligé de joindre ces documents à votre déclaration de revenus professionnelle, mais vous en aurez besoin en cas de contrôle.
- Vous devez déterminer si vous pouvez déduire le montant total ou si les montants sont assujettis aux Règle des 50 %.
Vous pouvez déterminer le coût des repas de deux manières :
- Utiliser les coûts réels des repas
- Utiliser une allocation de repas standard de l’IRS
Note
Vous devez conserver les reçus et suivre les coûts réels avec l’une ou l’autre méthode.
Les propriétaires uniques et les SARL à membre unique indiquent ces dépenses dans la section Dépenses de l’annexe C à la ligne 24b.
Les sociétés de personnes et les SARL à plusieurs membres les déclarent dans la section Déductions du formulaire 1065, la déclaration de revenus des sociétés de personnes.
Les sociétés C les saisissent dans la section Déductions du formulaire 1120,la déclaration d’impôt sur les sociétés. Les sociétés S indiquent ces dépenses dans la section Déductions du formulaire 1120S.
Vous pouvez utiliser les tarifs journaliers pour calculer les frais de voyage aux États-Unis. La General Services Administration (GSA) met à jour les tarifs journaliers chaque année. Cette page US-GSA fournit les tarifs de chaque année.
Foire aux questions (FAQ)
De quels documents ai-je besoin pour justifier d’une dépense de repas d’affaires ?
Vous devez avoir ce que l’IRS appelle des « preuves adéquates ». Il s’agit d’un reçu du lieu où le repas a eu lieu. Un chèque annulé ne suffit pas. Assurez-vous que le reçu comporte le nom et l’adresse de l’établissement, la date du repas, le nombre de personnes servies et le montant de la dépense. Ajoutez les noms de toutes les personnes qui dînent avec vous et leur relation avec votre entreprise et votre objectif commercial au bas du reçu.
Que faire si je n’ai pas les documents prouvant des frais de repas ?
Vous devrez peut-être faire une déclaration orale ou écrite contenant des informations spécifiques en plus d’autres preuves à l’appui si vous ne disposez pas de dossiers complets. Vous pourrez peut-être également obtenir des preuves acceptables par échantillonnage, les enregistrements d’une partie de l’année étant utilisés pour prouver des situations similaires pour d’autres parties de l’année. Par exemple, vous n’aurez peut-être pas à présenter tous les reçus pour toute l’année si vous invitez un client spécifique à déjeuner chaque mois. Vous pourrez peut-être prouver une déduction en reconstituant vos dossiers ou vos dépenses si vos dossiers ont été perdus ou endommagés dans des circonstances indépendantes de votre volonté, comme lors d’une catastrophe.
Quel est le montant raisonnable pour une déduction pour repas d’affaires ?
L’IRS ne limite pas le coût d’un repas d’affaires à un montant spécifique, même s’il s’agit d’un restaurant de luxe ou d’un complexe hôtelier. Mais les repas ne peuvent pas être « somptueux ou extravagants ». Cette décision est prise au cas par cas pour déterminer si le coût du repas est raisonnable en fonction des faits et des circonstances.
