De nombreux employeurs offrent des avantages éducatifs à leurs employés. Certains de ces avantages sont destinés à la formation continue, au maintien de licences professionnelles ou à l’acquisition de nouvelles compétences, titres de compétences ou diplômes qui profiteront à la fois à l’employé et à l’employeur. Les propriétaires d’entreprise indépendants peuvent également déduire leurs frais d’études.
Les dépenses d’éducation sont des dépenses professionnelles légitimes. Mais certaines conditions doivent encore être remplies avant que ces dépenses soient entièrement déductibles pour votre entreprise.
Cet article aborde quatre questions :
- Lesquelles de ces prestations sont déductibles en tant que dépenses professionnelles ?
- Parmi ces avantages, lesquels sont imposables pour les salariés ?
- Comment déclarer les avantages imposables sur le formulaire W-2 d’un employé ?
- Comment inclure les avantages déductibles dans ma déclaration de revenus professionnelle ?
Impôts des employés et prestations d’aide aux études
L’IRS permet d’exclure certains avantages sociaux du salaire et des impôts des employés. Pour tous ces avantages exclus, y compris l’aide aux études, vous n’avez pas à retenir l’impôt fédéral sur le revenu ni l’impôt FICA pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie (la partie employé et employeur). Ces prestations éducatives exclues ne sont pas soumises à l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA).
De plus, pour être exclus de la rémunération des salariés, ces avantages doivent répondre à certaines conditions.
L’exclusion concerne les prestations d’études que vous offrez à vos employés jusqu’à 5 250 $ o de prestations chaque année ; tout ce qui dépasse ce montant est imposable pour l’employé. Les dépenses éducatives comprennent les livres, les frais de scolarité et les frais de déplacement vers et depuis l’école.
Vous devez avoir un programme écrit d’aide à l’éducation. Les exigences du plan incluent ces restrictions :
- Le plan ne peut pas favoriser les salariés bien rémunérés
- Il ne peut pas fournir plus de 5 % des avantages aux actionnaires ou aux propriétaires (ou à leurs conjoints ou personnes à leur charge)
- Les employés ne peuvent pas recevoir d’argent ou d’autres avantages au lieu de l’aide aux études.
- Vous devez donner un préavis raisonnable du programme aux employés admissibles
En outre,
- L’avantage éducatif doit être en rapport avec votre entreprise
- L’utilisation commerciale doit être justifiée par des documents, même si vous remboursez en espèces.
Vous pouvez vous inclure (en tant qu’entrepreneur individuel) ou vous-même et vos partenaires qui fournissent des services pour un partenariat dans votre programme d’aide à l’éducation. Vous pouvez également inclure ces personnes dans votre programme d’aide à l’éducation :
- Employés actuels
- Anciens employés qui ont pris leur retraite, sont partis en raison d’une invalidité ou ont été licenciés
- Un employé loué qui a fourni des services à votre entreprise essentiellement à temps plein pendant au moins un an si les services ont été rendus sous votre direction ou votre contrôle principal.
Note
À compter de l’année d’imposition 2018 et au-delà, les frais de scolarité ne sont plus déductibles pour les particuliers figurant à l’annexe A de leur déclaration de revenus personnelle.
Avantages sociaux déductibles pour votre entreprise
Le coût des crédits de formation continue pour les employés est inclus dans les dépenses de votre entreprise si elle respecte ces restrictions :
Le parcours éducatif ne doit pas
- Être nécessaire pour répondre aux exigences de formation minimales de l’emploi actuel
- Qualifier l’employé pour un nouveau (différent) métier ou entreprise
Note
Comme d’habitude avec l’IRS, cette question est compliquée. Consultez le Guide des avantages sociaux de l’employeur de l’IRS pour plus d’informations sur les qualifications, les limitations et les restrictions.
Les entrepreneurs indépendants travaillant pour votre entreprise peuvent être traités comme des employés aux fins de cet avantage. Cela signifie qu’ils peuvent également exclure de leur revenu les dépenses admissibles au titre des prestations d’études. Leurs revenus seraient déclarés sur le formulaire 1099-NEC (à partir de 2019 et au-delà).
Prestations d’études en tant qu’avantages sociaux liés aux conditions de travail
Une autre façon d’offrir aux employés des prestations d’éducation sans qu’elles soient imposables pour l’employé consiste à offrir des prestations liées aux conditions de travail. Cette politique s’adresse aux entreprises qui n’ont pas de plan d’aide aux études ou qui fournissent une aide aux études de plus de 5 250 $ par an.
Des avantages liés aux conditions de travail sont accordés aux employés pour les aider à faire leur travail, y compris des avantages liés à l’éducation liés à l’emploi. Les programmes menant à un diplôme ne sont généralement pas admissibles, car l’employé doit déjà posséder le diplôme nécessaire pour effectuer le travail. Pour bénéficier d’un avantage social lié à la condition de travail :
- La formation doit être exigée par l’employeur ou par la loi pour que l’employé conserve son salaire, son statut ou son emploi actuel. La formation requise doit servir un véritable objectif commercial de l’employeur.
- La formation maintient ou améliore les compétences nécessaires à l’emploi.
Frais d’études pour les propriétaires d’entreprise indépendants
Comme indiqué ci-dessus, les propriétaires d’entreprise indépendants peuvent déduire les frais de leurs études, sous réserve de certaines limitations, de la même manière que les contribuables individuels. Vous êtes travailleur indépendant si vous possédez une entreprise qui n’est pas une société (cela inclut la propriété d’une SARL ou d’un partenariat ainsi qu’une entreprise individuelle).
Pour être déductible, vous devez pouvoir démontrer que ces études
- “Maintient ou améliore les compétences requises dans votre travail actuel.”
- Il est requis par la loi ou la réglementation pour conserver une licence d’exercice, un statut ou un emploi. Par exemple, les professionnels peuvent déduire les frais de formation continue
Les dépenses d’études ne sont pas déductibles si
- Cette formation est nécessaire pour répondre aux exigences minimales de formation de votre métier ou entreprise actuel. Par exemple, vous ne pouvez pas déduire les frais liés à l’obtention d’un permis d’exercice si vous ne détenez pas déjà un tel permis.
- L’éducation fait partie d’un programme d’études qui vous qualifiera pour un nouveau métier ou une nouvelle entreprise.
Où déduire les frais d’études sur votre déclaration de revenus des entreprises
Pour déduire les dépenses de formation des employés, utilisez « Programmes d’avantages sociaux des employés » ou une ligne similaire sur votre déclaration de revenus d’entreprise.
- Pour les entreprises individuelles et les SARL à membre unique, indiquez ces dépenses dans la section « Dépenses » de l’annexe C.
- Pour les sociétés de personnes et les SARL à plusieurs membres, indiquez ces dépenses dans la section « Déductions » du formulaire 1065.
- Pour les sociétés, indiquez ces dépenses dans la section « Déductions » du formulaire 1120.
Pour plus d’informations sur la déduction des dépenses d’études
Pour plus d’informations, consultez la publication IRS 970 : Avantages fiscaux pour l’éducation, chapitre 12, Déduction professionnelle pour les études liées au travail.
Cet article sur les avantages sociaux imposables pourrait également être utile.
Avertissement : Cet article présente des informations générales, mais la réglementation fiscale change et chaque situation commerciale est unique. Discutez de votre situation avec votre fiscaliste ou votre conseiller en avantages sociaux.
