Si vous exploitez votre entreprise depuis votre domicile, vous pouvez déduire les frais de voiture liés à votre entreprise pour les déplacements aller-retour entre votre domicile et vos lieux d’affaires à des fins professionnelles. Ces dépenses incluent tous les coûts de fonctionnement de votre voiture, à condition que vous puissiez répondre aux exigences de l’Internal Revenue Service (IRS).
- De manière générale, vous pouvez déduire les kilométrages résultant de déplacements professionnels.
- Se rendre au domicile d’un client et effectuer un déplacement professionnel à la banque pour déposer de l’argent sont des exemples de déplacements qui peuvent accumuler un kilométrage déductible.
- Tenir des registres méticuleux du kilométrage professionnel que vous réclamez est un bon moyen de vous protéger si vous êtes audité.
Déductions de kilométrage professionnel
Les frais de déplacement ne sont généralement pas déductibles car ils sont considérés comme des dépenses personnelles. Mais conduire de votre entreprise à domicile jusqu’à l’emplacement d’un client ou pour faire des courses professionnelles n’est pas considéré comme un trajet domicile-travail, à condition que vous puissiez satisfaire aux qualifications du principal lieu d’activité.
En outre, votre kilométrage aller-retour sur les lieux de travail correspond à des kilomètres professionnels qui doivent être justifiés par une documentation écrite indiquant l’endroit où vous êtes allé et le nombre de kilomètres professionnels que vous avez parcourus. Les déplacements à la banque et au bureau de poste pour des raisons professionnelles sont également considérés comme des kilomètres professionnels s’ils sont documentés. Les voyages pour des courses personnelles ne sont pas admissibles.
Le résultat de vos enregistrements doit être le nombre de miles professionnels pour l’année (avec des enregistrements de sauvegarde écrits ou numériques) et le nombre total de miles parcourus pour l’année. Pour documenter le nombre total de kilomètres parcourus, prenez la lecture de votre compteur kilométrique au début et à la fin de l’année.
Note
Il existe plusieurs applications de kilométrage conçues pour les propriétaires d’entreprise qui peuvent suivre automatiquement les kilomètres que vous parcourez quotidiennement pour votre entreprise.
Prouver les dépenses liées à l’entreprise
L’IRS examine très attentivement les dépenses automobiles des petites entreprises. Ils veulent s’assurer que les dépenses sont véritablement liées à l’entreprise, car les dépenses non professionnelles liées à l’utilisation d’une voiture ne sont pas déductibles. L’IRS exige que vous ayez des dossiers détaillés qui sont :
- Noté au moment de la dépense (pas des semaines ou des mois plus tard)
- Détaillez la date, la raison du voyage et d’autres informations démontrant que le voyage en voiture était lié au travail.
Vous n’êtes pas obligé d’inclure ces documents avec votre déclaration de revenus professionnelle, mais vous devriez les avoir en cas d’audit IRS. Étant donné que vous ne pouvez pas les inventer après avoir été informé d’un audit, vous devrez dès le début tenir de bons dossiers de voyage pour votre entreprise, en prenant l’habitude de suivre les informations notées ci-dessus.
Note
Lors d’un audit, l’IRS peut vérifier les totaux de kilométrage indiqués sur les dossiers de maintenance qu’il a demandés.
Quelles dépenses automobiles puis-je déduire ?
Vous pouvez déduire toutes les dépenses ordinaires et nécessaires liées aux déplacements professionnels, mais pas les déplacements personnels. Si vous remplissez les conditions indiquées ci-dessus pour votre entreprise à domicile comme emplacement principal, vous pouvez alors déduire les dépenses de votre domicile pour les déplacements en voiture vers et depuis les endroits où vous faites des affaires. Par exemple, vous pouvez déduire les déplacements vers et depuis :
- La maison d’un client
- Le magasin de bureau où vous achetez des fournitures de bureau
- Chantiers d’emploi temporaires où vous travaillez pour des clients
- Lieux où vous rencontrez des clients, des clients ou des conseillers d’affaires
- Votre entrepôt ou l’endroit où vous conservez l’inventaire de votre entreprise
- Un palais des congrès où vous avez participé à un séminaire d’entreprise
En général, vous pouvez également déduire les dépenses liées aux voyages d’affaires d’une nuit à destination et en provenance de votre entreprise à domicile, tout comme vous pouvez le faire pour d’autres voyages d’affaires, y compris les frais de kilométrage ou de billet d’avion, d’hébergement, de repas et de divertissement, à condition que ces dépenses ne soient pas considérées comme « somptueuses ou extravagantes » et ne font pas partie d’une mission de travail indéfinie.
Comment déterminer ma déduction ?
Vous pouvez utiliser le taux de déduction kilométrique standard fixé par l’IRS, qui change chaque année, ou vous pouvez suivre les coûts réels de toutes les dépenses liées à la voiture.
Les méthodes du kilométrage standard et du coût réel présentent toutes deux des avantages et des inconvénients. L’utilisation du taux kilométrique standard pose moins de problèmes car tout ce que vous avez à faire est d’indiquer les miles parcourus à des fins professionnelles, mais la méthode du coût réel entraîne parfois des montants de déduction plus élevés.
Note
Vous devez utiliser la déduction kilométrique standard pour la première année où la voiture est disponible pour votre entreprise.
Gardez de bons dossiers
N’oubliez pas que même si les voyages d’affaires à destination et en provenance de votre entreprise à domicile sont déductibles, ils doivent être documentés et enregistrés au moment du voyage. Ne vous retrouvez pas à court de personnel sans ces documents en cas d’audit IRS de votre entreprise.
Foire aux questions (FAQ)
Qu’est-ce qui compte comme kilométrage professionnel pour le bureau à domicile ?
De manière générale, les kilomètres parcourus pour des raisons professionnelles comptent pour la déduction kilométrique. Par exemple, vous pouvez généralement déduire les déplacements au domicile d’un client ou les déplacements dans un magasin de fournitures de bureau pour les matériaux liés à votre entreprise à domicile.
Puis-je déduire des kilomètres pour mon trajet domicile-travail ?
La règle générale est que vous ne pouvez pas déduire le kilométrage pour vos déplacements vers et depuis votre lieu de travail.
