En plus des avantages sociaux, il existe d’autres coûts professionnels liés à vos employés que vous, en tant que propriétaire d’entreprise, pouvez déduire de vos impôts professionnels. Dans tous les cas, ces dépenses doivent être des coûts raisonnables et nécessaires à l’exploitation des affaires.
Voici quelques dépenses typiques liées aux employés que vous avez peut-être manquées en tant que déductions fiscales professionnelles.
Points clés à retenir
- Vous pouvez déduire le coût des uniformes de travail s’ils constituent une dépense professionnelle nécessaire et ne sont pas des vêtements qui peuvent être portés n’importe où.
- Les outils et équipements peuvent également être déduits, à condition que les employés ne puissent pas emporter les articles chez eux.
- Vous pouvez déduire les publications auxquelles vous êtes abonné afin d’aider les employés à mieux faire leur travail, comme les revues spécialisées.
- Les repas d’affaires que vous remboursez aux salariés sont déductibles à 100 % pour 2021 et 2022.
- Tous ces éléments doivent être déclarés comme dépenses professionnelles sur votre déclaration de revenus.
Uniformes des employés
Votre entreprise peut déduire les frais d’uniformes pour vous-même et vos employés s’il s’agit de coûts raisonnables et nécessaires pour faire des affaires.Par exemple, si vous exploitez un restaurant, il est raisonnable que les employés portent un uniforme pendant leur service. D’autres exemples d’uniformes et de vêtements déductibles sont les casques de sécurité, les tenues de théâtre et autres équipements de sécurité.
Vous ne pouvez pas déduire les frais liés aux « vêtements de ville » que vous ou vos employés portez au travail. Par exemple, les costumes et les tenues de travail générales sont considérés comme des vêtements de ville tant pour les hommes que pour les femmes. La « règle générale » est que si vous pouvez le porter n’importe où et n’importe où, il n’est pas nécessaire en tant que dépense professionnelle et n’est donc pas déductible.
Note
Pour des raisons fiscales et de propreté générale, vous devez exiger que les employés ne portent pas d’uniforme au travail et qu’ils enlèvent leur uniforme avant de quitter le travail. Les frais de nettoyage et de réparation des uniformes sont également des dépenses professionnelles déductibles.
Outils et équipement
Les outils que les employés doivent utiliser pour travailler sont déductibles, ainsi que l’équipement requis. Si vous exigez que vos employés disposent d’outils ou d’équipements spécifiques, par exemple dans un cabinet dentaire, votre entreprise peut déduire le coût de ces outils. Les employés ne devraient pas pouvoir emporter chez eux des outils ou du matériel pour leur usage personnel.
La loi de 2017 sur les réductions d’impôts et l’emploi a supprimé les équipements informatiques et périphériques (comme les copieurs) de la définition des biens répertoriés, mais les voitures de société conduites par les salariés restent dans cette catégorie.
Note
La propriété classée est un type particulier de propriété qui peut être utilisée à la fois à des fins professionnelles et personnelles. Afin d’amortir le coût de ces véhicules sur votre déclaration de revenus d’entreprise, vous devez soigneusement documenter l’utilisation par les employés et être en mesure de démontrer que la propriété est utilisée plus de 50 % du temps à des fins professionnelles.
Abonnements à des publications commerciales, commerciales et professionnelles
Les entreprises ont besoin d’employés bien informés et au courant des dernières tendances et technologies dans leur domaine. Le coût des revues professionnelles, des publications spécialisées, des magazines d’affaires et des livres se situe bien dans les limites des dépenses professionnelles « raisonnables et nécessaires », mais veillez à n’inclure que les publications commerciales ou professionnelles.
Repas d’affaires (mais pas de divertissement)
Pour les années d’imposition 2021 et 2022, les entreprises peuvent déduire 100 % du coût des aliments et des boissons (ainsi que les taxes et les pourboires) achetés dans un restaurant. Sinon, vous ne pouvez généralement déduire que 50 % du coût du repas.
Les autres frais de représentation professionnels ne sont plus déductibles depuis 2018. Les billets pour des événements, les sorties de golf et les dépenses liées à des activités comme la pêche ou la voile ne sont plus autorisés.
Comment réclamer ces dépenses sur votre déclaration de revenus professionnelle
La responsabilité fiscale la plus importante des propriétaires d’entreprise, outre le paiement des impôts, est de tenir de bons registres. Vous devrez :
- Conservez les reçus de toutes ces dépenses, y compris les détails de l’objet commercial.
- Créez un manuel de politiques et de procédures commerciales qui précise ce que votre entreprise fournit aux employés et les restrictions telles que l’utilisation d’équipements ou d’uniformes fournis par l’entreprise (comme le port exclusif d’uniformes de travail au travail).
Où afficher ces dépenses sur votre déclaration de revenus professionnelle
- Pour les entreprises individuelles et les SARL à membre unique, indiquez ces dépenses dans la section « Dépenses » de l’annexe C.
- Pour les sociétés de personnes et les SARL à plusieurs membres, indiquez ces dépenses dans la section « Déductions » du formulaire 1065.
- Pour les sociétés, indiquez ces dépenses dans la section « Déductions » du formulaire 1120 ou du formulaire 1120-s pour les sociétés S.
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je exiger que les employés paient pour des choses comme des uniformes et des outils ?
Certaines entreprises exigent que les employés paient le coût de dépenses telles que la casse, les pénuries, les uniformes et certains outils. Le ministère américain du Travail affirme que les employeurs peuvent exiger que les employés paient ces coûts, mais que ces coûts ne peuvent pas réduire le salaire de l’employé en dessous du niveau de salaire minimum actuel, ni réduire la rémunération des heures supplémentaires.
Avant de décider d’exiger que les employés paient ces frais, vérifiez auprès du ministère du Travail de votre État ; il peut imposer des restrictions différentes (plus élevées) concernant l’obligation pour les salariés de payer ces coûts.
Les employés ne peuvent-ils pas déduire les dépenses non remboursées ?
Avant 2018, les salariés pouvaient déduire les dépenses professionnelles non remboursées sur leur déclaration de revenus des particuliers, pour des dépenses supérieures à 2 % du revenu brut ajusté. La loi sur les réductions d’impôts et l’emploi, en vigueur à compter de l’année d’imposition 2018, ne permet pas à la plupart des employés de déduire les dépenses professionnelles non remboursées des employés dans leurs déclarations de revenus personnelles. Ces dépenses comprennent les frais de déplacement et de kilométrage, les outils et fournitures, les uniformes requis, ainsi que les cotisations et abonnements.
Clause de non-responsabilité
Cet article présente des informations générales et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Consultez votre spécialiste en déclarations avant de tenter de déduire des dépenses professionnelles.
