L’une de vos tâches les plus importantes en tant qu’entreprise avec des employés est de vous assurer que la rémunération de vos employés est calculée correctement. Cette responsabilité inclut la retenue des montants corrects d’impôts et d’autres déductions. Commencez par le salaire brut de l’employé (salaire total pour la période) et suivez le processus de retenue et de déduction pour arriver au salaire net.
Le salaire net est le montant du salaire d’un employé (salarié ou horaire) après retenues à la source des impôts sur le revenu fédéraux et étatiques et de toute déduction supplémentaire sur le salaire. Le salaire net est donc le montant effectivement perçu par le salarié sur son salaire.
Note
Cet article sur le salaire brut comprend une discussion de la différence entre le salaire brut, le salaire imposable et le salaire de la sécurité sociale.
Comment calculer le salaire net
1. Commencez par le salaire brut.
Pour commencer le calcul du salaire net, vous devez commencer par le salaire brut du salarié. Le salaire brut est le montant dû à l’employé pour la période de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle).
Note
Toutes les retenues et déductions sont basées sur le salaire brut. Commencez chaque calcul avec le montant du salaire brut. Le montant du salaire brut peut changer si un employé a un revenu imposable en plus du salaire calculé pour le travail, comme les remboursements.
Le salaire brut des employés horaires correspond au nombre d’heures travaillées multiplié par le taux horaire, avec des majorations pour heures supplémentaires, le cas échéant.
Note
Sam a travaillé 42 heures cette semaine, à un taux horaire de 12 $. Cela représente 40 heures à son tarif habituel et 2 heures à 1 1/2 fois ce tarif. 40 x 12 $ = 480 $. 2×18$ = 36$. Salaire brut total = 480 $ + 36 $ = 516 $.
La rémunération brute des salariés correspond à leur salaire annuel divisé par le nombre de périodes de paie dans l’année. Certains employés salariés exonérés peuvent être admissibles aux heures supplémentaires si leur niveau de rémunération est inférieur à 684 $ par semaine.
Note
Carlotta a un salaire annuel de 36 000 $ et elle est payée toutes les deux semaines (26 jours de paie chaque année). Pour obtenir son salaire brut pour cette période de paie : 36 000 $ / 26 = 1 384,62 $.
2. Calculez et déduisez la retenue d’impôt fédéral sur le revenu.
Les impôts fédéraux sur le revenu sont retenus sur la base des informations fournies par l’employé sur le formulaire W-4. Les employés peuvent soumettre un nouveau formulaire W-4 à tout moment et autant de fois qu’ils le souhaitent, mais une seule fois par période de paie. Ce formulaire a changé à compter du 1er janvier 2020, donc tout nouvel employé ou employé modifiant sa retenue après cette date doit utiliser le nouveau formulaire.
Ce formulaire est compliqué et comporte plus d’étapes que l’ancien formulaire. Cet article sur les informations sur le formulaire W-4 pour les employeurs contient des conseils sur l’utilisation du formulaire pour calculer la retenue d’impôt sur le revenu des employés. Le Guide fiscal de l’employeur de l’IRS contient tous les tableaux de retenues et vous pouvez également utiliser la publication IRS 15-T, avec les étapes détaillées du processus.
Note
Il est illégal pour un employeur d’aider un employé à remplir un formulaire W-4. Si l’employé n’est pas sûr, dirigez-le vers ce calculateur de retenue IRS.
3. Déduisez toute retenue nationale et locale.
La retenue à la source par l’État est un peu plus délicate, car chaque État a des règles et des formulaires différents pour la retenue sur salaire ; certains États n’ont pas de retenue à la source car ils n’imposent pas les revenus. Différentes villes ont également leurs propres règles. Le Bureau of Labor Statistics dispose d’un tableau des formulaires utilisés par chaque État pour calculer la retenue d’impôt sur le revenu de l’État.
Note
Si un employé travaille dans plusieurs États ou dans différentes localités d’un État, vous devrez peut-être déduire l’impôt sur le revenu de plusieurs États. Si vous avez des employés dans plusieurs États, vous souhaiterez peut-être obtenir l’aide d’un service de paie pour essayer de conserver toutes ces déductions.
Certains États ont des accords de réciprocité, ce qui signifie qu’ils n’imposent pas les revenus provenant de l’extérieur de l’État. Par exemple, un employé qui travaille dans l’Iowa et qui réside dans l’Illinois n’a pas à payer d’impôt sur le revenu de l’Iowa sur son salaire. Consultez cette liste d’accords de réciprocité.
4. Retenez les impôts FICA.
La taxe FICA est une combinaison de la taxe OASDI (sécurité sociale) et de la taxe Medicare.
Pour calculer la retenue de sécurité sociale, vous devrez déterminer quels salaires et avantages sont inclus dans les salaires de la sécurité sociale. La formule de calcul de l’impôt FICA est le salaire brut multiplié par la part salariale de l’impôt, qui est de 7,65 % (6,2 % pour la sécurité sociale et 1,45 % pour Medicare).
Note
Le salaire brut de Sam pendant cette période de paie est de 516 $, vous devez donc retenir 39,47 $ d’impôts FICA.
Le salaire brut de Carlotta pendant cette période de paie est de 1 384,62 $, donc l’impôt FICA que vous devez retenir 105,92 $.
Vous devrez vous faire deux rappels au cours de l’année. Chaque période de paie :
- Vérifiez que le salaire brut total du salarié pour l’année ne dépasse pas le maximum de la Sécurité Sociale. pour cette année-là. Au moment où le salaire du salarié dépasse ce maximum, vous devez cesser de prélever la Sécurité sociale (les 6,2 %). Il n’y a pas de maximum sur la partie Medicare.
- Vous devez également noter quand le salaire d’un employé atteint le montant de la taxe Medicare supplémentaire..Ce montant de salaire brut dépend de la situation familiale du salarié. À ce stade, vous devez commencer à retenir 0,9 % supplémentaires (en plus des 1,45 %).
- L’employeur doit payer une part de l’impôt FICA sur tous les salaires de la sécurité sociale et de Medicare (mais pas les 0,9 % supplémentaires des salaires de Medicare).
5. Effectuez toutes déductions volontaires supplémentaires.
Un certain nombre de déductions volontaires sont possibles, notamment les primes d’assurance maladie, les saisies-arrêts et les dons de bienfaisance.
Note
Assurez-vous d’avoir des documents dans le dossier de paie de l’employé pour montrer l’autorisation de toute retenue. Les seules exceptions sont les taxes et saisies-arrêts FICA ou autres paiements ordonnés par le tribunal.
| Calcul du salaire net de Sam | ||
|---|---|---|
| Salaire brut | 516,00 $ | |
| – Impôt fédéral sur le revenu | – 64,78 $ | (célibataire, payé à la semaine, sans allocation) |
| – Taxe FICA | – 39,47 $ | |
| + Salaire net | = 411,75 $ | |
| Calcul du salaire net de Carlotta | ||
|---|---|---|
| Salaire brut | 1 384,62 $ | |
| – Impôt fédéral sur le revenu | – 90,95 $ | (marié, payé bimensuellement, pas d’allocations) |
| – Taxe FICA | -105,92 $ | |
| = Salaire net | 117,75 $ | |
Rédaction du chèque de paie de l’employé
Maintenant que vous avez calculé le salaire brut, retenu les retenues pour les impôts sur le revenu et les impôts FICA, ainsi que toutes les autres déductions, vous disposez d’un montant de salaire net. Il est temps de rédiger le chèque de paie de l’employé.
Assurez-vous d’avoir de la documentation dans le dossier de paie de l’employé pour montrer l’autorisation de toute déduction. Les seules exceptions sont les taxes et saisies-arrêts FICA ou autres paiements ordonnés par le tribunal.
Note
La loi fédérale exige que sur chaque chèque de paie, vous fournissiez à chaque employé des informations sur les montants cumulatifs de l’année pour tous les calculs.
