Embaucher un entrepreneur indépendant pour travailler pour vous semble être facile. Il n’y a pas de paperasse complexe comme celle dont vous avez besoin pour embaucher un employé : il vous suffit de vous serrer la main et de partir, n’est-ce pas ?
Pas tout à fait. Comme pour toute autre relation commerciale, il est important d’établir les conditions dans lesquelles vous travaillerez ensemble afin d’éviter les conflits et d’éventuels procès. Ce type de contrat comporte des conditions importantes que vous devez inclure.
Qu’est-ce qu’un entrepreneur indépendant ?
Un entrepreneur indépendant (IC) possède sa propre entreprise ou métier dans lequel il propose ses services au grand public. La règle générale est qu’un travailleur est un entrepreneur indépendant si le payeur a le contrôle du résultat du travail mais pas de ce qui sera fait ni de la manière dont il le fera.
Un entrepreneur indépendant est considéré comme un travailleur indépendant, par opposition à un employé. Ils doivent payer des impôts sur le travail indépendant (pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie) ainsi que des impôts sur le revenu, mais ils doivent les payer eux-mêmes. Vous n’êtes pas tenu de retenir quoi que ce soit sur les paiements que vous effectuez à cette personne.
Cette personne est-elle vraiment un entrepreneur indépendant ?
Avant d’embaucher un entrepreneur indépendant, assurez-vous que la personne avec laquelle vous envisagez de faire affaire est réellement un entrepreneur indépendant. Cela signifie que cette personne est libre de déterminer comment le travail doit être effectué, quand il doit être effectué et, dans certains cas, où il doit être effectué. Si vous attribuez des heures pendant lesquelles cette personne doit travailler et si vous avez le contrôle final sur le moment et la manière d’effectuer le travail, il s’agit très probablement d’un employé.
Note
L’IRS détermine le statut de travailleur (IC ou employé) au cas par cas. Si vous n’êtes pas sûr du statut d’un travailleur, vous pouvez demander à l’IRS une détermination concernant votre situation spécifique.
Que faut-il inclure dans un contrat IC
Le début d’un contrat de travail est le moment de clarifier votre accord et la meilleure façon d’y parvenir est de tout mettre par écrit. Vous travaillerez sur des hypothèses si vous ne notez pas tout et ces hypothèses peuvent causer des problèmes et entraîner ultérieurement des litiges coûteux et longs.
Un accord d’entrepreneur indépendant doit comprendre plusieurs sections importantes.
Accord général et nature du travail
La première partie de l’accord est généralement une déclaration des deux parties détaillant ce que chacune fera. Par exemple, l’entreprise pourrait accepter de payer l’entrepreneur pour tel ou tel travail et l’entrepreneur s’engage à fournir les travaux à une certaine date et sous certaines conditions.
La nature du travail doit également être décrite en détail. Qu’est-ce que l’entrepreneur va faire exactement pour vous ? Si la personne fournit un produit, quand le livrera-t-elle et comment ?
Statut d’entrepreneur indépendant
Cette partie très importante de l’accord définit clairement le travailleur comme un entrepreneur indépendant et non comme un employé. Il énumère les droits de l’entrepreneur de fournir des services à des tiers, à moins qu’ils n’entrent directement en conflit ou ne concurrencent le travail de votre entreprise. Il doit indiquer si le travail doit être effectué par l’entrepreneur indépendant ou s’il peut embaucher d’autres personnes pour effectuer une partie ou la totalité du travail.
Cette section indique également les détails de toute formation que doit recevoir l’entrepreneur. Cependant, un entrepreneur indépendant est généralement un professionnel, la formation est donc généralement minime et se limite à décrire les spécificités du travail à effectuer pour cette entreprise particulière.
Comment l’entrepreneur indépendant est payé
Cette section précise généralement que les paiements effectués à l’entrepreneur indépendant n’incluent pas les retenues à la source pour l’impôt sur le revenu ou les charges sociales (y compris les taxes FICA pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie). Aucun impôt sur le revenu fédéral ou étatique n’est retenu sur les paiements à l’entrepreneur, sauf si cela est requis par les exigences de retenue à la source. Aucune taxe FICA n’est retenue sur la rémunération de l’entrepreneur et elles ne sont pas mises de côté par l’entreprise au nom de l’entrepreneur.
Aucune indemnité de chômage fédérale ni aucun paiement au fonds d’indemnisation des accidents du travail n’est payé par l’entreprise au nom d’un entrepreneur. et cette personne ne peut pas bénéficier d’allocations de chômage ou d’indemnisation des travailleurs. Certains États peuvent exiger une indemnisation du chômage ou une indemnisation des accidents du travail pour les CI ; vérifiez auprès de l’agence pour l’emploi de votre état pour plus de détails.
L’entrepreneur paie des impôts sur le revenu, des taxes de vente, des taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie en tant que travailleur indépendant. Certains contrats exigent que l’entrepreneur indépendant fournisse une preuve de ces paiements.
Qui paie les dépenses
Le contrat doit indiquer qui paie quelles dépenses. L’entrepreneur est généralement responsable de toutes les dépenses, y compris le kilométrage, l’entretien du véhicule et autres frais de déplacement professionnel ; fournitures et outils de travail; licences, frais et permis ; dépenses de téléphone et Internet ; et les paiements aux employés ou aux sous-traitants.
Admissibilité aux prestations
Le contrat doit inclure une déclaration précisant que l’entrepreneur comprend qu’il n’est pas éligible ou n’a pas droit à des prestations de pension ou de retraite, à une assurance maladie, à des indemnités de vacances, à des indemnités de maladie, à des indemnités de vacances ou à d’autres avantages sociaux généralement fournis par un employeur.
Assurance
Le libellé du contrat doit préciser que l’entreprise ne fournira pas d’assurance responsabilité civile, d’assurance responsabilité automobile ou autre assurance générale à l’entrepreneur. L’entrepreneur ne sera pas couvert par la police d’assurance responsabilité civile de l’entreprise. Cette clause vous offre une protection si une blessure ou une perte est causée par l’entrepreneur.
Selon le type de services fournis par l’entrepreneur, cette section devrait indiquer clairement que l’entrepreneur pourrait être tenu de fournir une preuve d’assurance responsabilité civile générale des entreprises. Certaines entreprises vont encore plus loin et demandent une déclaration de l’entrepreneur indépendant selon laquelle l’entreprise sera indemnisée ou dégagée de toute responsabilité en cas de blessure ou de perte.
Résiliation du Contrat
Puisqu’il s’agit d’un contrat avec un entrepreneur indépendant et non avec un employé, le contrat doit stipuler que l’une ou l’autre des parties peut résilier l’accord avec ou sans préavis, selon les circonstances.
Porter le contrat devant les tribunaux
Que se passe-t-il si tout tourne mal malgré tous les soins que vous avez pris pour vous assurer que vous vous comprenez ? De nombreux contrats commerciaux incluent une clause d’arbitrage obligatoire exigeant que les différends contractuels soient réglés par arbitrage plutôt que par litige.
Clauses restrictives dans les contrats IC
Selon la nature des travaux, vous souhaiterez peut-être imposer des clauses restrictives à l’entrepreneur indépendant. Les clauses restrictives les plus courantes sont :
- Une clause de non-concurrence qui lui interdit de créer une entreprise concurrente dans un certain délai et dans un certain domaine.
- Une clause de non-sollicitation interdisant à l’entrepreneur indépendant de solliciter des clients ou des employés de l’entreprise qui l’embauche peut également être utile.
- Une clause de non-divulgation/un accord de confidentialité qui empêche l’entrepreneur de divulguer des secrets d’entreprise ou d’utiliser des secrets à son propre profit.
Note
Les clauses restrictives que vous incluez dans votre contrat avec un entrepreneur indépendant dépendent de votre propre situation. Certains États ont des lois qui n’autorisent pas les clauses restrictives, alors vérifiez auprès de votre avocat.
Pouvez-vous préparer votre propre contrat d’entrepreneur indépendant ?
Vous pouvez trouver des modèles gratuits pour ces contrats sur Internet et vous pourriez être tenté de préparer les vôtres, mais chaque situation commerciale est différente.
Note
Utiliser un formulaire de contrat gratuit n’est peut-être pas une bonne idée pour votre entreprise pour plusieurs raisons. Par exemple, la plupart des États ont un langage contractuel standard qui peut ne pas convenir à votre situation commerciale spécifique.
Obtenez l’aide d’un avocat pour créer votre propre contrat d’entrepreneur indépendant afin de vous assurer qu’il répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez toujours utiliser ce format pour rédiger des contrats avec d’autres entrepreneurs indépendants à l’avenir.
