Conditions de paie à connaître avant de faire la paie

Gérer votre propre paie pour votre entreprise peut être délicat car le processus de paie/impôt sur les salaires implique un vocabulaire qui lui est propre. Ces termes sont les plus importants que vous rencontrerez lorsque vous commencerez à travailler sur les chèques de paie des employés et à démarrer le processus de paie.

Les chèques de paie sont utilisés à deux fins principales : la comptabilité, lorsque vous préparez les chèques de paie des employés et incluez les montants des salaires dans le système comptable de votre entreprise, et les impôts, lorsque vous collectez, payez, déclarez et envoyez les taxes sur l’emploi conformément aux exigences fiscales fédérales et étatiques.

Vous devez être à l’aise avec la terminologie courante même si vous avez un comptable pour faire votre comptabilité des salaires ou si vous utilisez un logiciel de paie ou une société de services de paie.

Paie

La paie est un terme général et il a plusieurs significations :

• Le montant d’argent versé à tous les employés lors d’un jour de paie, comme dans « Nous avons effectué la paie ce matin pour le jour de paie de demain ».
• Les documents financiers d’une entreprise relatifs au paiement des salaires et traitements aux employés
• Le relevé total des gains des salariés pour un an

Salaire brut

Le salaire brut est le total versé à un employé à chaque période de paie avant toute déduction fiscale ou autre. Il est déterminé de différentes manières pour les salariés et les salariés horaires.

Le salaire brut est indiqué sous forme de montant annuel pour les salariés. Le salaire annuel est divisé par le nombre de périodes de paie dans l’année pour déterminer le salaire brut d’une période de paie.

Le salaire brut correspond au taux horaire du travailleur multiplié par le nombre d’heures travaillées au cours de cette période de paie pour les employés horaires. Les heures supplémentaires sont également incluses dans le salaire brut.

L’Internal Revenue Service (IRS) ne discute pas du salaire brut. Il utilise les termes « revenu brut » ou « revenu total ». Il s’agit du revenu qui doit être déclaré sur le formulaire W-2 d’un employé, sa déclaration annuelle d’impôt sur les salaires.

Salaire net

Le salaire net est le montant du salaire qu’un employé reçoit après que toutes les retenues et déductions sur le salaire brut ont été effectuées. C’est le montant du salaire du salarié. 

Le calcul du salaire net commence par le salaire brut, puis les montants des impôts sur le revenu fédéraux et étatiques sont retirés, ainsi que l’impôt FICA (Sécurité sociale et Medicare). Enfin, des déductions discrétionnaires telles que les cotisations au régime de santé et les montants du régime de retraite sont supprimées. 

Périodes de paie

Une période de paie est une période de temps récurrente pendant laquelle la rémunération d’un employé est enregistrée et payée. Certaines périodes de paie courantes sont :

• Mensuel (12 périodes de paie par an)
• Hebdomadaire (52 périodes de paie par année)
• Aux deux semaines (une semaine sur deux, 26 périodes de paie par année)
• Bimensuel (deux fois par mois, 24 périodes de paie par an). 

Le nombre de périodes de paie dans une année est important dans le calcul de la rémunération totale des employés pour une année.

Retenues et déductions

La retenue à la source fait référence aux montants prélevés sur le chèque de paie d’un employé pour plusieurs types d’impôts différents :

• Impôt fédéral sur le revenu
• Taxes FICA (Sécurité Sociale et Medicare)
• Impôts sur le revenu de l’État

Les déductions sont d’autres types de paiements effectués. La plupart des déductions n’affectent pas le montant du revenu imposable d’un employé, mais certaines sont considérées comme avant impôt. Ceux-ci sont soustraits du revenu brut du salarié pour réduire son revenu imposable. Citons par exemple les cotisations aux régimes de retraite et certains frais de soins de santé.

La retenue d’impôt fédéral sur le revenu d’un employé est déterminée en utilisant les informations contenues dans un formulaire W-4 rempli par l’employé lors de son embauche et pour l’impôt sur le revenu de l’État par un État W-4 ou un autre formulaire fiscal. 

Saisie-arrêt de salaire

Certains salariés doivent effectuer un troisième type de paiement. Les tribunaux émettent parfois des ordonnances de saisie-arrêt pour des dettes telles que des prêts étudiants, des jugements de petites créances, une pension alimentaire pour enfants ou d’autres montants que l’employé doit.Vous devez vous conformer à l’ordonnance si vous recevez un avis de saisie-arrêt ordonnant à votre entreprise de saisir les salaires. La saisie-arrêt est généralement effectuée par chèque de paie, vous devrez donc l’ajouter à votre liste de déductions.

Employés salariés ou horaires

Les termes « salarié » et « salarié horaire » se rapportent spécifiquement à la manière dont ces salariés sont rémunérés. Les employés salariés reçoivent un salaire annuel, tandis que les employés horaires reçoivent un taux horaire multiplié par les heures qu’ils ont travaillées.

Au fil du temps

Les heures supplémentaires correspondent aux montants supplémentaires versés aux employés horaires qui travaillent plus de 40 heures par semaine, qui travaillent le week-end, ou à d’autres montants supplémentaires. Les heures supplémentaires doivent être payées à une fois et demie le taux horaire de la personne pour les employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine de travail. Bien entendu, vous pouvez payer des heures supplémentaires à des tarifs plus élevés.

Les heures supplémentaires sont calculées différemment pour les salariés horaires et salariés. La plupart des employés salariés sont exonérés des heures supplémentaires, mais votre entreprise peut être tenue de payer des heures supplémentaires à certains employés exonérés les moins bien payés.

Employés exonérés et non exonérés

Exonéré signifie « exempté des heures supplémentaires ». Les employés exonérés et non exonérés sont généralement classés en fonction du travail qu’ils effectuent. La plupart des employés exonérés occupent des postes professionnels, de direction ou de direction, parfois appelés « exemption pour cols blancs ».

Mais tous les professionnels « cols blancs » ne sont pas exemptés d’heures supplémentaires. Ils doivent dépasser un niveau de salaire standard de 684 $ par semaine (35 568 $ par an pour un travailleur à l’année) pour être exonérés. Vous devez leur payer des heures supplémentaires si un employé exonéré reçoit moins de 684 $ par semaine.

Les autres travailleurs sont considérés comme non exonérés et vous devez leur payer des heures supplémentaires. Un travailleur est considéré comme non exonéré et éligible aux heures supplémentaires à moins qu’une exemption ne puisse être prouvée par l’employeur.

Compensation

La rémunération des employés est un terme souvent utilisé à la place de « rémunération », mais il s’agit d’un terme plus général qui inclut d’autres paiements aux employés. Certains types de rémunération sont imposables pour le salarié.

• Revenu de pourboire
• Avantages de l’utilisation d’une voiture de société
• Options d’achat d’actions
• Primes, récompenses et cadeaux aux employés (sauf s’ils sont très petits)
• Certains avantages pour les déplacements domicile-travail et le transport
• Quelques avantages pédagogiques
• D’autres avantages, comme les repas, peuvent ou non être imposables pour les employés, selon les circonstances.

Ces types de paiements sont imposables, vous devez donc les séparer lorsque vous effectuez la comptabilité des salaires et les inclure dans le salaire imposable de l’employé pour l’année. Vous devez déclarer ces salaires sur le formulaire W-2 de l’employé.

Foire aux questions (FAQ)