Chaque entreprise, petite ou grande, doit décider comment et quand enregistrer ses revenus et ses dépenses. À des fins fiscales, vous devrez prendre cette décision pour votre entreprise avant de produire votre première déclaration de revenus des entreprises, en utilisant l’une des deux méthodes comptables suivantes : caisse ou comptabilité d’exercice.
Points clés à retenir
- La comptabilité de caisse signifie que les revenus ou les dépenses d’une entreprise sont enregistrés lorsqu’elle est payée ou effectue un paiement.
- La comptabilité d’exercice signifie que les revenus ou les dépenses d’une entreprise sont enregistrés lorsqu’elle doit ou doit un paiement.
- La méthode comptable utilisée par votre entreprise aura un impact sur votre stratégie fiscale à la fin de chaque année.
Modifications de la législation fiscale et options comptables
La loi de 2017 sur les réductions d’impôts et l’emploi a permis de modifier l’option permettant de sélectionner la comptabilité de caisse au lieu de la comptabilité d’exercice. À partir de 2018, davantage de petites entreprises pourront choisir d’utiliser la comptabilité de caisse. Vous pouvez utiliser la méthode de comptabilité de caisse si vos recettes brutes annuelles moyennes étaient de 25 millions de dollars au cours des trois années précédentes. Certaines petites entreprises peuvent également être exemptées de certaines règles comptables concernant les stocks, la capitalisation des coûts et les contrats à long terme.
Note
Si votre entreprise utilise actuellement la comptabilité d’exercice, vous devrez utiliser le formulaire IRS 3115 pour demander un changement de méthode comptable. Se qualifier pour ces changements peut être compliqué, alors obtenez l’aide de votre fiscaliste avant d’effectuer le changement.
Comment fonctionne la comptabilité de caisse
En comptabilité de caisse, une transaction est enregistrée lorsque l’argent change réellement de mains. Les revenus sont enregistrés lorsque vous recevez l’argent et les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont payées.
Exemple 1 : Pour une opération de revenu, si vous effectuez un service et facturez un client, vous enregistrez le revenu à des fins de comptabilité de caisse uniquement lorsque vous avez reçu le paiement pour ce service. Si vous envoyez une facture le 12 août et que vous ne recevez le paiement que le 1er septembre, vous enregistrez le paiement le 1er septembre.
Exemple 2 : Pour une transaction de dépenses, vous pouvez recevoir une facture pour un service téléphonique, mais dans la comptabilité de caisse, vous n’enregistrez la dépense que lorsque vous avez effectivement payé la facture. si vous recevez une facture le 15 août et que vous ne payez la facture que le 1er septembre, vous n’enregistrez la dépense que le 1er septembre.
Comment fonctionne la comptabilité d’exercice
En comptabilité d’exercice, vous pouvez déduire les dépenses professionnelles lorsque :
- La responsabilité a été fixée ou peut être déterminée avec une précision raisonnable, ou
- Performance économique, lorsque des biens ou des services sont fournis ou que des biens sont utilisés.
Dans l’exemple 1 : Pour une opération de revenu,en utilisant la méthode de la comptabilité d’exercice, vous enregistrerez le revenu lorsque le travail est terminé ou que le produit a été reçu ; c’est-à-dire que vous avez gagné le paiement. Dans les exemples ci-dessus, vos revenus sont enregistrés lorsque vous envoyez la facture, même si vous n’avez pas encore été payés. Le passif est enregistré lorsque vous recevez la facture, même si vous n’avez pas payé.
Dans l’exemple 2 : Pour une transaction de dépense. Lorsque vous recevez une facture pour une dépense, celle-ci est considérée comme un passif. Vous pouvez donc le déduire pour cette année-là, même si vous n’avez pas encore payé la facture.
Les dépenses payées d’avance constituent un cas particulier. En général, vous ne pouvez pas déduire vos dépenses à l’avance. Par exemple, si vous avez payé un service Internet pendant cinq ans, vous ne pouvez déduire le coût d’un an que sur votre déclaration de revenus professionnelle pour l’année.
| Comptabilité de trésorerie vs comptabilité d’exercice | |
|---|---|
| Comptabilité de trésorerie | Comptabilité d’exercice |
| Les revenus sont enregistrés lorsque vous recevez le paiement. | Les revenus sont enregistrés lorsque vous recevez le paiement et envoyez la facture. |
| Les dépenses sont enregistrées lorsque vous êtes payé. | Les dépenses sont enregistrées lorsque vous recevez la facture. |
Avantages et inconvénients des types de comptabilité
La comptabilité de caisse est plus simple à mémoriser et à enregistrer puisqu’elle suit le compte courant de votre entreprise. Lorsqu’une vente est enregistrée sur votre compte courant, elle est enregistrée dans votre entreprise. Mais la méthode de comptabilité de caisse peut ne pas donner une image réelle de votre activité commerciale puisque le mois où vous avez été occupé ou lent est différent du mois où vous avez reçu l’argent.
La comptabilité d’exercice est plus déroutante, mais elle montre avec plus de précision votre activité commerciale mensuelle.
Définir votre méthode comptable
Une fois que vous avez défini votre méthode comptable, vous devez continuer à l’utiliser d’année en année et la méthode que vous choisissez doit refléter clairement vos revenus et dépenses.
Note
Si l’IRS ne pense pas que votre méthode comptable reflète vos revenus, il peut reconfigurer vos revenus en utilisant l’autre méthode comptable.
La plupart des petites entreprises utilisent la méthode de comptabilité de caisse, car il est plus simple et plus facile de déterminer quand enregistrer les revenus et les dépenses. En général, si vous produisez, achetez ou vendez des marchandises et disposez d’un inventaire, utilisez la méthode de comptabilité d’exercice. Mais la nouvelle loi décrite ci-dessus pourrait vous autoriser à utiliser la méthode en espèces.
Opérations de fin d’année et méthode comptable
À la fin de votre exercice financier, la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice doivent être prises en compte dans le calendrier des transactions. Voici comment :
- Revenu:Si vous utilisez la comptabilité d’exercice et que vous souhaitez obtenir des revenus pour l’année en cours, envoyez les factures avant la fin de l’année. Si vous souhaitez retarder vos revenus, n’envoyez vos factures qu’après le début de l’année suivante. Pour la comptabilité de caisse, payez la facture l’année où vous prévoyez le revenu total le plus bas.
- Dépenses:Effectuez des dépenses l’année où vous souhaitez que ces dépenses soient comptabilisées, afin de minimiser vos impôts. Vous n’êtes pas nécessairement obligé de payer la facture cette année-là si vous utilisez la comptabilité d’exercice.
Créances irrécouvrables
Vous n’avez pas de créances irrécouvrables si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, car vous n’enregistrez la dette qu’après avoir reçu l’argent. Selon la méthode de la comptabilité d’exercice, si vous avez des clients qui ne vous ont pas payé, vous pourrez peut-être annuler ou réduire vos impôts pour ces créances irrécouvrables. Vous ne pouvez demander une déduction pour créances douteuses pour une créance irrécouvrable que si vous l’avez déjà incluse dans votre revenu.
À titre d’exemple, disons que vous avez envoyé une facture à un client en février. Vous avez tenté à plusieurs reprises de récupérer l’argent et avez finalement décidé que ce client ne paierait pas. Si vous utilisez la méthode de comptabilité d’exercice, vous avez déjà enregistré la vente. Avant la fin de l’année, vous pouvez retirer cette somme irrécouvrable de vos revenus, réduisant ainsi votre revenu brut et votre impôt à payer.
Comment changer votre méthode comptable
Une fois que vous avez défini la méthode comptable de votre entreprise, vous devez obtenir l’approbation de l’IRS pour modifier l’autre type. La façon dont vous traitez les différents types de revenus et de dépenses doit être cohérente à des fins fiscales.
Vous aurez besoin de l’approbation de l’IRS si vous souhaitez modifier :
- De la trésorerie à la régularisation ou de la régularisation à la trésorerie
- D’une manière de valoriser l’inventaire à une autre (FIFO, LIFO ou autre méthode de valorisation)
- D’un mode d’amortissement à l’autre
Vous pouvez déposer le formulaire IRS 3115 pour apporter l’une de ces modifications, y compris la nouvelle modification décrite ci-dessus. Vous aurez besoin d’un numéro de modification désigné (DCN) décrivant le type de modification que vous souhaitez apporter. Vous pouvez trouver une liste de ces DCN dans les instructions du formulaire 3115.
Pour plus d’informations
Pour plus d’informations sur les restrictions de l’IRS sur les méthodes comptables, consultez cette section de la publication IRS 538 : Périodes et méthodes comptables.
Foire aux questions
L’argent liquide ou la comptabilité d’exercice sont-ils meilleurs pour les impôts ?
La méthode du paiement en espèces est plus simple et directe, et peut parfois offrir plus de flexibilité. Par exemple, une entreprise pourrait décider de rembourser toutes ses dépenses à la fin de son année fiscale afin de réduire sa facture fiscale même si ces dépenses n’étaient pas dues à ce moment-là. La méthode de la comptabilité d’exercice peut également offrir certains avantages à une entreprise. Par exemple, les entreprises utilisant la méthode de la comptabilité d’exercice peuvent déduire de leurs impôts les primes versées tôt le lendemain.
Qui est tenu d’utiliser la comptabilité d’exercice ?
L’IRS exige une comptabilité d’exercice, mais prévoit une exemption pour les entreprises qui fournissent des services ainsi que pour les entreprises dont les recettes brutes annuelles moyennes sont inférieures à 26 millions de dollars. Ces entreprises sont autorisées à choisir si elles souhaitent utiliser la méthode de comptabilité de caisse ou la méthode de comptabilité d’exercice pour comptabiliser leurs revenus et dépenses.
