Excel est un programme Microsoft Office conçu pour aider à calculer, tabuler, stocker, représenter graphiquement et comparer des données pour référence actuelle et future. Ses fonctionnalités sont robustes. L’utilisation d’Excel pour la comptabilité peut constituer un excellent outil pour effectuer ces tâches pour les petites entreprises.
Excel peut être utilisé avec aussi peu ou autant de complexité que vous le souhaitez. Les propriétaires de petites entreprises peuvent effectuer toute leur comptabilité dans Excel.
Points clés à retenir
- Excel propose des outils et des formats de formules qui peuvent vous aider avec vos besoins en comptabilité si vous n’êtes pas vraiment un expert en comptabilité.
- La préparation de vos comptes sera différente si vous utilisez la méthode de comptabilité d’exercice ou la comptabilité en partie double.
- Commencez par créer un plan comptable, tel que les comptes d’actifs, de revenus ou de passif, puis saisissez les détails de chacun.
Comptabilité de caisse dans Excel
La plupart des petites entreprises utilisent la comptabilité de caisse. Commencez une nouvelle feuille de calcul s’il s’agit de votre méthode de comptabilité et saisissez les en-têtes de colonne pour la date, la description de la transaction et un numéro de transaction. Incluez les en-têtes de colonnes pour les revenus, les dépenses et le solde du compte.
| Écritures en base de caisse | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre | Date | Description | Revenu | Frais | Solde du compte |
| 001 | 10/08/2022 | Les plastiques de 2Flo | 300,00 $ | 1 500,00 $ | |
| 002 | 10/08/2022 | Les pièces de Joe | 50,00 $ | 1 550,00 $ | |
Cela ressemble beaucoup à la saisie de vos transactions dans un registre de chéquier. Entrez une dépense pour ce montant si vous achetez quelque chose. Vous entrerez un revenu si un client paie pour un produit. Ajoutez ou soustrayez le montant du solde du compte pour chaque type de transaction.
Note
Vous pouvez créer des feuilles différentes pour chaque mois ou continuer à utiliser une seule feuille pour suivre toutes vos transactions.
Comptabilité d’exercice dans Excel
Vous devrez préparer différents comptes si vous utilisez la méthode de comptabilité d’exercice ou la comptabilité en partie double. L’équation comptable est la ligne directrice pour toutes les transactions :
Actif = Passif + Capitaux propres
Le total de vos comptes d’actifs doit être égal au total de vos comptes de passif et de capitaux propres. Votre passif et vos capitaux propres devraient augmenter si vos actifs augmentent.
Vous devrez d’abord établir un plan comptable. Les différentes catégories de comptes sont l’actif, le passif, les capitaux propres, les revenus et les dépenses.
Note
Les petites entreprises peuvent avoir des comptes de capitaux propres si elles ont des investisseurs ou utilisent un type de financement par capitaux propres.
Chaque catégorie de compte contient différents comptes. Les comptes d’actifs peuvent contenir des comptes tels que de la trésorerie, des comptes clients, des stocks, des immobilisations ou d’autres actifs. Les comptes clients sont des paiements qui vous sont dus pour des achats effectués auprès de vous à crédit.
Les comptes de passif des petites entreprises comportent généralement des comptes créditeurs, des salaires à payer ou toute autre dépense à payer. Un compte créditeur est l’argent que vous devez pour des achats à crédit.
Créez votre plan comptable dans la première feuille de calcul du classeur. Vous pouvez les répertorier par type de compte tel que l’actif ou le passif pour faciliter la compréhension. Attribuez un numéro à chaque compte dans la colonne suivante.
| Plan comptable | |||
|---|---|---|---|
| Non. | Titre du compte | Comment augmenter | Taper |
| 101 | Espèces | Débit | Actif |
| 102 | Comptes débiteurs | Débit | Actif |
| 103 | Comptes à payer | Crédit | Responsabilité |
| 104 | Frais de publicité | Débit | Frais |
Créez un compte intitulé « Cash » dans une nouvelle feuille de calcul. Créez maintenant une colonne pour le débit et une colonne pour le crédit. Un autre compte est crédité, et vice versa, à chaque fois que vous enregistrez un débit. Vous devrez peut-être faire référence au tableau des types de compte que vous avez créé pour vous aider à déterminer quand débiter ou créditer un compte et l’effet de chaque action sur un compte.
Si vous avez vendu 100 $ de votre inventaire et reçu de l’argent, puisque l’argent et l’inventaire sont tous deux des actifs, vos entrées ressembleraient à ceci :
| Espèces | ||
|---|---|---|
| Débit | Crédit | Équilibre |
| 1 000 $ | ||
| 100 $ | 1 100 $ | |
Vous débiteriez de l’argent liquide, puisque vous débitez un actif pour enregistrer une augmentation. De même, vous créditeriez l’inventaire, puisque vous créditez un actif tout en enregistrant une diminution.
| Inventaire | ||
|---|---|---|
| Débit | Crédit | Équilibre |
| 10 000 $ | ||
| 100 $ | 9 900 $ | |
Le concept clé à retenir est que vous transférez de la valeur d’un compte à un autre avec cette méthode. Si vous effectuez une entrée, vous devez effectuer une autre entrée dans un compte correspondant.
Un concept qui déroute beaucoup de gens est qu’il est possible d’augmenter deux comptes différents. Vous augmenteriez votre compte d’actif (équipement) avec la valeur de l’article si vous achetez un équipement à crédit, et vous augmenteriez votre compte de passif (compte à payer pour ce fournisseur).
Un débit dans les comptes créditeurs diminue la valeur du compte, tandis qu’un débit augmente la valeur du compte dans un compte client. Vous débiteriez donc ce compte (un compte de passif) et débiteriez votre compte de trésorerie (un compte d’actif) si vous payiez l’un de vos comptes de crédit.
Vous créeriez un compte nommé d’après cette entreprise dans vos comptes clients sous vos comptes d’actifs si vous autorisiez une entreprise à acheter 100 articles à crédit. C’est un compte d’actif car il vous est dû. Vous entreriez un débit de 100 $ dans les comptes clients de cette entreprise si vous facturiez un dollar par article et si vous inscriviez un crédit de 100 $ dans l’inventaire. N’oubliez pas d’utiliser le tableau des types de comptes pour vous aider à augmenter et diminuer différents comptes.
| Inventaire | ||
|---|---|---|
| Débit | Crédit | Équilibre |
| 100 $ | 9 800 $ | |
| Joe’s Parts (Comptes clients) | ||
|---|---|---|
| Débit | Crédit | Équilibre |
| 100 $ | 100 $ | |
Le compte de passif porte le nom de cette entreprise si vous avez acheté à crédit 100 % des matières premières nécessaires à la fabrication de vos produits auprès d’une autre entreprise. C’est un compte de passif parce que vous leur devez de l’argent. En supposant que le prix soit le même que dans l’exemple précédent, vous entreriez un débit de 100 $ dans le compte créditeur de l’entreprise auprès de laquelle vous achetez et un débit de 100 $ dans votre compte de stock de matières premières. Vous débitez les deux comptes parce que vous augmentez un actif et un passif.
| Joe’s Parts (compte de responsabilité) | ||
|---|---|---|
| Débit | Crédit | Équilibre |
| 100 $ | 100 $ | |
| Inventaire des matières premières (compte d’actif) | ||
|---|---|---|
| Débit | Crédit | Équilibre |
| 100 $ | 100 $ | |
Formules et formats pour la comptabilité
Vous pouvez utiliser les formats et formules intégrés d’Excel pour vous aider dans votre comptabilité. Mettez en surbrillance les cellules avec lesquelles vous travaillez, puis cliquez dessus avec le bouton gauche pour afficher un menu. Choisissez l’option “Format” et choisissez “Comptabilité” sous l’onglet “Numéro”. Cela place les cellules que vous avez mises en surbrillance dans un format comptable, en y plaçant automatiquement un signe dollar.
Il place également des parenthèses autour des nombres négatifs, que vous pouvez saisir lorsque vous réduisez des comptes.Entrez la formule suivante (en supposant que les cellules sont A15 à B15) pour qu’Excel calcule automatiquement les soldes pour vous :
=Somme(A15:B15)
Cela ajoutera les valeurs des cellules A15 à B15 et affichera le résultat.
Vous pouvez utiliser la fonction somme pour additionner le total de votre actif, votre total de passif et votre total de capitaux propres. Cela contribuera à garantir que vos actifs soient égaux à la somme de vos passifs et de vos capitaux propres, en équilibrant vos finances à l’aide d’une comptabilité d’exercice en partie double.
Développez vos connaissances Microsoft Excel
Il s’agit de concepts comptables très basiques et d’utilisations d’Excel qui devraient vous fournir suffisamment d’informations pour démarrer vos procédures comptables pour votre petite entreprise. Mais il existe de nombreuses autres fonctions comptables dans Excel. Vous pourrez l’utiliser pour générer des rapports, prévoir des dépenses et concevoir vos propres fiches financières à des fins de reporting et d’analyse à mesure que vous vous familiariserez avec le programme et avec la comptabilité.
Foire aux questions (FAQ)
Comment dois-je traiter les bénéfices non distribués ?
Les comptes de capitaux propres sont généralement des comptes de capitaux propres ou d’actionnaires, mais les petites entreprises peuvent ne pas avoir d’actionnaires. Dans ce cas, on parle généralement de capitaux propres. Les bénéfices non distribués sont inclus dans les comptes de capitaux propres car ils représentent le bénéfice qu’une entreprise a réalisé au cours de sa vie après avoir payé des dividendes (s’il y a des actionnaires).
Comment puis-je en savoir plus sur l’utilisation d’Excel ?
Plusieurs universités et sites Web en ligne proposent une formation Excel. Microsoft propose également une formation vidéo Excel sur son site Internet.
