Le formulaire W-2 est la déclaration annuelle de salaire et d’impôts que vous devez remettre à chaque employé afin qu’il l’utilise pour produire sa déclaration de revenus personnelle. Vous devez déposer ces formulaires auprès de la Social Security Administration (SSA), soit par courrier, soit en ligne.
Cet article donne des détails sur les délais, les extensions et comment envoyer par courrier ou par courrier électronique les formulaires W-2.
Points clés à retenir
- Les formulaires W-2 de l’Internal Revenue Service (IRS) sont utilisés pour déclarer la paie annuelle des employés, les retenues et autres déductions.
- La date limite pour remettre ces formulaires aux salariés et les déposer auprès de la Social Security Administration (SSA) est le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale déclarée.
- Vous pourrez peut-être obtenir une prolongation du dépôt, mais uniquement dans des circonstances extraordinaires.
- Vous pouvez poster les formulaires ou utiliser le portail Business Services Online de la SSA pour les déposer par voie électronique.
Préparation de l’envoi des formulaires W-2
Avant de préparer les formulaires W-2, vous devez recueillir des informations pour l’année d’imposition de chaque employé, notamment :
- Leur rémunération imposable totale (salaire, pourboires et rémunération) pour l’année
- Sécurité sociale et indemnités médicales
- Impôt fédéral sur le revenu, impôt de sécurité sociale et impôt Medicare retenus
- Autres informations sur les avantages imposables
- Salaire imposable de l’État et impôts de l’État retenus
Si vous déposez des formulaires W-2 par courrier, vous devez également préparer un formulaire W-3 résumant les informations incluses dans les W-2. Assurez-vous que les totaux de toutes les cases des formulaires W-2 pour vos employés correspondent au total de cette case sur le formulaire W-3. Vérifiez également que les informations de votre entreprise sont les mêmes.
Note
Passez en revue ces autres erreurs courantes lors de la soumission des formulaires W-2 et W-3. Si vous faites une erreur, vous devez déposer un formulaire W-2c pour apporter des corrections.
Date d’échéance pour l’envoi des formulaires W-2
Chaque année, vous devez envoyer les formulaires W-2 à chacun de vos salariés avant le 31 janvier de l’année suivante afin qu’ils puissent l’utiliser pour préparer leur déclaration de revenus. Vous devez également envoyer le formulaire à la Social Security Administration (SSA) avant le 31 janvier pour vérifier et déposer les informations sur les crédits de prestations de l’employé.
Si le 31 janvier est un week-end ou un jour férié dans une année donnée, la date d’échéance est le jour ouvrable suivant. Par exemple, si le 31 janvier est un samedi, la date limite est le 2 février pour cette année.
Obtenir une extension pour le dépôt des formulaires W-2
Vous pouvez demander une prolongation de 30 jours pour déposer les formulaires W-2. Utilisez le formulaire IRS 8809 pour postuler ; le formulaire doit être déposé avant la date d’échéance. Vous devez déposer ce formulaire par courrier mais votre demande n’est pas automatiquement accordée. L’IRS n’accordera des prolongations que dans des « circonstances extraordinaires ou en cas de catastrophe ».
Pour obtenir une prolongation de l’octroi des W-2 aux employés, faxez une lettre à l’IRS au plus tard à la date d’échéance qui comprend la raison du retard et la signature de la personne autorisée à signer pour l’entreprise. Le fax est adressé à :
Service du revenu interne
À l’attention du coordonnateur des prolongations de temps
Télécopieur : 866-477-0572
Faites tout votre possible pour transmettre les formulaires aux employés et à l’IRS dès que possible afin d’éviter des pénalités.
Comment soumettre les formulaires W-2
Examinez vos formulaires W-2 remplis pour vous assurer que toutes les informations sont claires et lisibles et qu’il n’y a pas d’erreurs. Envoyez la copie rouge A de chaque formulaire W-2 au SSA avec le formulaire de transmission W-3 si vous envoyez les formulaires par la poste. Le SSA n’acceptera pas de photocopies de ce formulaire. Ensuite, remettez les autres exemplaires (B, C et 2) du formulaire W-2 à l’employé.
Envoi des formulaires W-2 au SSA
Envoyez les formulaires par la poste au
Administration de la Sécurité Sociale à :
Centre d’opérations de données
Wilkes-Barre, Pennsylvanie 18769-0001
Si vous déposez votre déclaration à la dernière minute et devez utiliser un service de livraison privé comme UPS ou Federal Express pour l’acheminer dans la nuit, l’adresse est différente :
Centre d’opérations de données
À l’attention : Processus W-2
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, Pennsylvanie 18702-7997
Si vous les envoyez par courrier ordinaire, les formulaires corrigés doivent être envoyés à :
Centre d’opérations de données
P.O. Boîte 3333
Wilkes-Barre, Pennsylvanie 18767-3333
Si vous les envoyez par service de livraison privé, utilisez la même adresse 1150 E. Mountain Drive que vous utiliseriez pour les copies originales envoyées du jour au lendemain.
Envoi des formulaires W-2 au SSA en ligne
Vous pouvez déposer des formulaires W-2 en ligne auprès de l’Administration de la sécurité sociale via leur portail Business Services Online. Il n’y a pas de prolongation du délai de dépôt du 31 janvier pour le dépôt en ligne. Vous pouvez également soumettre des formulaires corrigés en ligne.
Note
Si vous avez 250 formulaires W-2 ou plus à produire, vous devez les produire par voie électronique ; vous pourriez être pénalisé si vous envoyez ces formulaires par la poste au lieu de les déposer en ligne dans ce cas.
Évitez les amendes et les pénalités en déposant à temps
Les pénalités en cas de dépôt tardif des formulaires W-2 sont sévères et sont imposées sur chaque formulaire, alors déposez-les à temps si vous le pouvez. La pénalité pour dépôt tardif est de :
- 50 $ par formulaire si vous produisez dans les 30 jours suivant la date d’échéance
- 110 $ par formulaire si vous produisez plus de 30 jours après la date d’échéance mais avant le 1er août
- 280 $ par formulaire si vous produisez après le 1er août, si vous ne déposez pas de corrections ou si vous ne déposez pas le formulaire requis.
Il s’agit des pénalités maximales pour chaque date d’échéance ci-dessus.
Foire aux questions (FAQ)
Les employeurs doivent-ils envoyer les formulaires W-2 par courrier ?
Toute entreprise qui a des employés doit leur remettre un formulaire W-2 chaque année. Vous pouvez remettre une copie papier à tous les employés ou mettre en place un système pour transmettre les formulaires par voie électronique. Si vous souhaitez envoyer les formulaires en ligne à vos employés, vous devez d’abord obtenir le consentement de chaque employé. Certains employés peuvent souhaiter recevoir une copie électronique et d’autres souhaitent des copies papier, et vous devez autoriser les deux types.
Vous devez également divulguer certaines informations aux employés sur le formulaire de consentement, y compris leurs droits de recevoir une copie papier du formulaire W-2 s’ils ne consentent pas à une copie électronique et comment retirer leur consentement.
Quand pouvez-vous commencer à envoyer les formulaires W-2 ?
Vous pouvez envoyer les formulaires W-2 aux employés à tout moment en janvier de l’année suivant l’année fiscale. Par exemple, envoyez les formulaires contenant les informations sur l’année d’imposition 2022 avant le 31 janvier 2023. Ne les envoyez qu’après le 31 décembre, pour être sûr d’avoir toutes les informations sur la paie et les retenues pour l’année.
Étant donné que la date limite pour envoyer les formulaires W-2 aux employés et les soumettre à la SSA est la même, c’est une bonne idée d’envoyer les formulaires aux employés au début du mois afin de détecter les erreurs. Il n’est pas aussi facile de corriger les erreurs une fois les formulaires déposés auprès de la SSA.
