Lorsque vous mettez en place un système de paie pour votre entreprise, l’une de vos premières tâches consiste à déterminer à quelle fréquence les employés seront payés. Vous pouvez utiliser différentes classifications d’employés (employés salariés ou salariés horaires, par exemple), et chacune a un ensemble de règles unique. Avant toute chose, veillez à rémunérer tous les salariés d’un même type de la même manière.
Une bonne compréhension des périodes de paie est essentielle pour garantir que les employés sont correctement payés et pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Nous abordons ici les bases des périodes de paie, le fonctionnement des différents types et la manière de surmonter les obstacles potentiels en matière de paie.
Qu’est-ce qu’une période de paie ?
Une période de paie est une période de temps récurrente pendant laquelle le temps d’un employé est enregistré et payé. Des exemples de périodes de paie sont hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuelles et mensuelles.
- Hebdomadaire:Une période de paie hebdomadaire donne lieu à 52 chèques de paie par an. Les employés horaires sont souvent payés à la semaine. Parfois, ces employés sont payés une semaine à terme échu. Autrement dit, ils enregistrent et remettent leurs feuilles de temps à la fin d’une semaine et sont payés pour ce temps une semaine plus tard. Cela donne au commis à la paie le temps de calculer la rémunération de ces employés.
- Bihebdomadaire:Une période de paie bihebdomadaire (toutes les deux semaines) donne lieu à 26 chèques de paie par an. Certains employés horaires sont payés aux deux semaines, tout comme certains employés salariés.
- Bimensuel :Une période de paie bimensuelle (deux fois par mois) donne lieu à 24 chèques de paie par an. Les salariés sont généralement payés deux fois par mois.
- Mensuel:Une période de paie mensuelle donne lieu à 12 chèques de paie par an. Presque toutes les périodes de paie mensuelles concernent les salariés.
Note
Étant donné que la période d’une année ne contient pas parfaitement un nombre défini de semaines, un système de paie bihebdomadaire peut entraîner une période de paie supplémentaire, ce qui peut conduire à surpayer les employés.
Salaire brut
Il est important que les employeurs et les employés comprennent leur période de paie lors de l’estimation ou du calcul du salaire brut total pour une année, car elle prend en compte les déclarations de revenus, les déductions et les attentes en matière de revenus en général.
Pour les salariés, la rémunération brute annuelle correspond simplement à leur salaire ; Le salaire brut mensuel est ce salaire divisé par 12. Pour les employés qui gagnent un salaire horaire, le salaire brut est calculé en multipliant le nombre d’heures travaillées par leur salaire horaire (plus les éventuels ajustements pour heures supplémentaires).La distinction est claire si l’on considère que le salaire brut d’un salarié sera constant d’une période de paie à l’autre, tandis que pour un salarié horaire, les chèques de paie des différentes périodes de paie peuvent être très variés.
Années bissextiles
En fonction de la manière dont l’employeur a organisé la paie et du moment où tombe la dernière période de paie, certaines années comportent une période de paie supplémentaire. C’est ce qu’on appelle une « année bissextile de paie », un phénomène qui ne touche que les salariés payés à la quinzaine, ce qui donne lieu à une 27e paie dans l’année.
Il existe des options pour gérer cette période de paie supplémentaire. Si vous pouvez anticiper le problème et fournir un préavis équitable, vous pouvez diviser le salaire annuel d’un employé par 27, au lieu de 26, ou par 53 semaines au lieu de 52. Si vous ne parvenez pas à le détecter à temps, vous devrez peut-être faire quelques ajustements après coup. Certains employeurs autorisent simplement la période de paie supplémentaire et assument la perte de masse salariale.
Employés Salariés
Les salariés sont rémunérés sur la base d’un montant annuel, divisé par le nombre de périodes de paie dans l’année. Ainsi, si vos salariés sont payés mensuellement, le salaire annuel de chaque salarié serait divisé par 12. Certains salariés sont payés une semaine sur deux, et d’autres toutes les deux semaines. Le moment de la période de paie ne pose généralement pas de problème, à condition que l’employé reçoive le montant total de son salaire annuel.
Au fil du temps
Si vous avez des employés éligibles aux heures supplémentaires, vous aurez besoin d’un moyen de suivre et de calculer la rémunération des heures supplémentaires. La réglementation du travail exige que la rémunération des heures supplémentaires respecte un certain seuil et qu’elle soit appliquée à la même période de paie au cours de laquelle elle est gagnée.
Note
La rémunération des heures supplémentaires est fortement réglementée par le ministère américain du Travail. Par conséquent, avant de prendre des raccourcis ou de modifier les salaires, assurez-vous de vérifier auprès des ressources humaines la légalité des ajustements de paie.
La plupart des logiciels de paie et des services de paie disposent d’un moyen simple de calculer la rémunération régulière et les heures supplémentaires.
Si vous effectuez votre paie à la main, vous pourrez peut-être retarder le paiement des heures supplémentaires jusqu’à la prochaine période de paie, mais uniquement pour accorder plus de temps aux calculs et à la comptabilité, et non pour appliquer la rémunération des heures supplémentaires à une période différente au cours de laquelle elles ont été gagnées.
Services de paie
Le processus de rémunération des employés coûte cher. Il faut du temps (qui doit être compensé) pour effectuer les calculs de paie, même avec un logiciel de paie ou un système de paie en ligne. Ces systèmes en ligne facturent par chèque de paie, et un service de traitement de la paie facturera également par transaction.
Il y a quelques facteurs que vous voudrez peut-être prendre en compte au moment de décider à quelle fréquence payer les employés. Opter pour des périodes de paie plus courtes (et donc des paiements plus fréquents) plaira probablement à vos employés, mais effectuer des paiements plus fréquents signifie que la masse salariale sera plus coûteuse, ce qui peut rendre la budgétisation plus difficile.
La plupart des employeurs paient les employés salariés sur une base mensuelle ou bimensuelle, et les employés horaires sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire.
Lois du travail
Les lois fédérales et étatiques entrent en jeu lors de la détermination des périodes de paie. Bien que l’IRS ne réglemente pas la fréquence des périodes de paie, la plupart des États le font. En Californie, par exemple, la fréquence de rémunération des employés est réglementée en fonction de la date du calendrier, avec des règles différentes qui s’appliquent à différents secteurs.Certains États prévoient des dispositions spéciales pour protéger certains types d’employés, comme le Rhode Island, qui donne aux éducatrices la possibilité de choisir la fréquence à laquelle elles sont payées.
Renseignez-vous auprès du ministère du Travail de votre État pour obtenir des informations sur les réglementations salariales dans lesquelles vous opérez.
L’essentiel
Comprendre les distinctions entre les périodes de paie et la manière dont elles s’adaptent à votre modèle commercial sera fondamental pour prendre des décisions financières plus importantes. La bonne nouvelle est qu’une fois que vous avez choisi une méthode et commencé à l’utiliser, la paie n’est pas si délicate et de nombreuses ressources sont disponibles pour résoudre tous les problèmes qui surviennent.
