L’une des erreurs les plus courantes commises par les propriétaires d’entreprise est de ne pas séparer les fonds personnels de ceux de l’entreprise. Cette erreur est également une cible privilégiée de l’examen minutieux de l’IRS lors des audits. Voici quelques façons de séparer vos transactions personnelles et professionnelles.
Pourquoi vous ne devriez pas mélanger vos fonds professionnels et personnels
Ces raisons illustrent pourquoi ce n’est pas une bonne idée de mélanger les fonds professionnels et personnels :
- Cela n’a pas l’air professionnel : si vous traitez avec un fournisseur ou un client et que vous sortez votre chéquier personnel ou votre carte de crédit pour payer une dépense professionnelle, vous donnez l’impression que vous n’êtes pas un véritable propriétaire d’entreprise.
- De la même manière, le manque de séparation crie « passe-temps » au IRS. Et l’IRS s’empresse de refuser les déductions et les pertes pour les loisirs. Si vous souhaitez que l’IRS considère votre entreprise comme légitime et non comme un passe-temps, séparez les affaires et les affaires personnelles.
- Vos déductions professionnelles et vos revenus ne sont pas clairement indiqués. Si vous souhaitez pouvoir déduire des dépenses, vous devez être en mesure de démontrer que ces déductions étaient destinées à des fins commerciales. Essayer de trier vos dossiers personnels au moment des impôts est un cauchemar. Enregistrez les dépenses professionnelles dans votre compte professionnel pour faciliter la demande de ces déductions.
- Vous pouvez être audité par l’IRS. Comme indiqué ci-dessus, l’IRS est plus susceptible de vérifier votre entreprise et de refuser les déductions et les pertes commerciales si vous n’avez pas de séparation claire entre les dépenses professionnelles et personnelles. Si vous avez une entreprise à domicile, par exemple, l’IRS peut ne pas autoriser les dépenses d’entreprise à domicile si elles ne sont pas séparées.
Transactions sans lien de dépendance
Toutes les transactions entre vous personnellement et l’entreprise doivent être « sans lien de dépendance », c’est-à-dire que les transactions vous séparent clairement en tant qu’entité personnelle et l’entreprise en tant qu’entité.
Tenir des comptes séparés
Tout d’abord, et c’est le plus important, créez des comptes chèques distincts pour un usage professionnel et personnel. Rédigez des chèques pour les achats professionnels à partir du compte professionnel et les achats personnels à partir du compte personnel. Mettez les revenus d’entreprise dans le compte professionnel et les revenus personnels dans le compte personnel. Faites de même avec les comptes de carte de crédit (un pour les entreprises et un pour les particuliers) et ne mélangez pas les frais ou les paiements pour ces comptes.
Apport de biens ou d’argent
Si vous investissez de l’argent dans l’entreprise sous forme de biens ou d’espèces, indiquez clairement comment l’argent doit être considéré : comme un prêt ou comme un investissement du propriétaire. Vous pouvez choisir soit un prêt, soit un investissement, mais assurez-vous que les documents sont complets et qu’il est facile de voir comment la transaction est considérée dans les livres de l’entreprise.
Retirer de l’argent de l’entreprise
Si vous êtes un employé d’une entreprise, versez-vous un salaire raisonnable, basé sur des salaires comparables pour d’autres postes similaires. Si vous êtes un entrepreneur individuel ou un associé, vous pouvez participer à un tirage au sort en vous écrivant un chèque à votre nom à partir du compte professionnel.
Louer un emplacement
Si vous utilisez une partie de votre maison à des fins professionnelles, vous pouvez louer un espace à votre entreprise. Créez des documents pour montrer ce contrat de location, y compris tous les termes et conditions.
Si vous faites une erreur
Une erreur occasionnelle n’est qu’humaine. Assurez-vous simplement de documenter l’erreur et de modifier la transaction dans vos dossiers commerciaux. Par exemple, si vous déposez un chèque personnel sur votre compte professionnel, étiquetez-le comme capitaux propres ; si vous devez retirer l’argent, saisissez le chèque comme un prélèvement sur les capitaux propres de votre propriétaire.
Si vous oubliez et payez quelque chose avec votre carte de crédit personnelle, qualifiez-le également d’investissement. Assurez-vous simplement que vous avez correctement étiqueté les erreurs dans vos dossiers commerciaux. En général, chaque transaction entre vous et l’entreprise doit être clairement étiquetée, sans lien de dépendance et raisonnable. Vous constaterez qu’une fois que vous aurez pris l’habitude, cela vous sera facile à faire.
