Chacun doit déclarer ses revenus à l’Internal Revenue Service (IRS) en utilisant son numéro d’identification fiscale pour s’assurer que ses revenus, retenues et crédits sont enregistrés correctement. Pendant ce temps, les propriétaires de petites entreprises et les particuliers qui fournissent un service à quelqu’un d’autre doivent remplir un formulaire W-9 pour enregistrer ce numéro de contribuable et d’autres informations.
Cet article donne des informations sur le formulaire W-9 tant pour les entreprises qui demandent ce formulaire que pour celles qui doivent le remplir.
Points clés à retenir
- L’objectif du formulaire IRS W-9 est de déclarer le numéro d’identification fiscale (NIF) d’un bénéficiaire afin que le payeur puisse inclure ces informations sur un formulaire de déclaration fiscale annuelle.
- Ce formulaire est utilisé pour les entrepreneurs indépendants, les pigistes, les travailleurs à la demande et autres non-employés qui fournissent des services à quelqu’un d’autre.
- Le formulaire W-9 est signé par la personne qui le remplit et il est conservé par le demandeur.
- Il est important de signaler un NIF correct, car un NIF incorrect ou manquant peut entraîner des pénalités de l’IRS et des retards dans le traitement des retours.
Qu’est-ce que le formulaire W-9 ?
Le formulaire IRS W-9 est utilisé pour fournir un numéro d’identification fiscale (TIN) pour différents types de bénéficiaires. Un type courant de bénéficiaire qui doit remplir un W-9 est un non-employé qui fournit des services à des tiers, notamment des entrepreneurs individuels, des entrepreneurs indépendants et des pigistes.
Le formulaire W-9 peut également être utilisé pour déclarer les numéros d’identification des contribuables pour :
- Opérations immobilières
- Intérêts hypothécaires
- Acheter ou abandonner une propriété sécurisée
- Annulation d’une dette
- Cotisations à un IRA
L’IRS appelle l’entreprise qui a besoin du formulaire le « demandeur », car elle doit demander au bénéficiaire (l’entreprise ou la personne payée) de remplir le formulaire.
Qui utilise le formulaire W-9 et pourquoi ?
Pour savoir si une personne doit remplir un formulaire W-9, vous devez d’abord déterminer si elle est une « personne américaine ».
Les personnes américaines comprennent :
- Citoyens américains
- Étrangers résidents
- Partenariats
- Domaines
- Fiducies nationales
Ensuite, vous devez savoir si le bénéficiaire est un salarié. Les formulaires W-9 ne sont pas utilisés pour les employés ; ils doivent remplir un formulaire W-4 lors de l’embauche pour donner leur numéro d’identification fiscale et d’autres informations à des fins fiscales.
Les non-employés doivent cependant remplir un formulaire W-9. Il s’agit de personnes qui exercent un métier, une entreprise ou une profession indépendante et qui fournissent des services à autrui. Les exemples sont les médecins, les comptables, les entrepreneurs et les sous-traitants. Les entrepreneurs indépendants sont des travailleurs indépendants et ne sont pas considérés comme des employés, comme le sont les pigistes. Ils sont généralement payés à la tâche ou au projet au lieu de recevoir un salaire horaire ou un salaire.
La distinction entre un non-employé et un employé tient principalement au niveau de contrôle sur le travail effectué. Un entrepreneur indépendant, par exemple, est classé comme tel si le payeur a le droit de contrôler ou de diriger uniquement le résultat des travaux, et non quoi ni comment. il sera complété.Si vous ne savez pas si vous ou quelqu’un pour qui vous travaillez êtes un employé ou un non-employé, consultez cet article de l’IRS sur la détermination du statut d’employé ou d’entrepreneur indépendant.
Par exemple, si votre entreprise embauche un service de nettoyage ou un concepteur de sites Web indépendant, vous devez demander au fournisseur de services de remplir un formulaire W-9. Toute personne qui n’est pas salarié et qui fournit des services à une entreprise doit remplir ce formulaire lors de son embauche.
Les formulaires W-9 sont souvent utilisés pour préparer plusieurs types de « formulaires 1099 » qui fournissent des informations sur différents types de paiements à l’IRS. Certains types courants de formulaires 1099 utilisés par les entreprises comprennent :
- Formulaire 1099-NEC pour les paiements aux non-employés
- Formulaire 1099-DIV pour les dividendes reçus
- Formulaire 1099-MISC pour divers types de revenus, y compris des prix ou des récompenses
- Formulaire 1099-K avec carte de commerçant et transactions sur réseau tiers
Note
Vous devez demander aux bénéficiaires de remplir un W-9 avant de commencer à les payer, afin que vous puissiez utiliser le numéro d’identification du contribuable lors du premier et de tous les paiements.
Comment remplir le formulaire W-9
Vous devez remplir le formulaire W-9 dès que vous commencez à être payé pour des services en tant que non-employé ou dans d’autres situations lorsque le formulaire est demandé. Le formulaire comporte des sections pour l’identification, pour enregistrer le numéro d’identification du contribuable et pour certifier les informations importantes.
Informations d’identification du bénéficiaire
Ligne 1 : Nom de la personne (bénéficiaire).Si votre entreprise est une entreprise individuelle ou une SARL à propriétaire unique, entrez votre nom et non le nom de votre entreprise.
Le nom sur la ligne 1 doit correspondre au nom que l’IRS associe à votre numéro d’identification fiscale. Par exemple, si vous utilisez votre numéro de sécurité sociale (SSN) comme numéro d’identification fiscale, votre nom tel qu’il apparaît sur votre carte de sécurité sociale doit correspondre à votre nom sur la ligne 1.
Ligne 2:Nom de l’entreprise, s’il est différent du nom personnel. Il peut s’agir du nom de votre entreprise ou de votre nom commercial, parfois appelé « doing business as » (DBA) ou d’un nom fictif.
Ligne 3:Type d’entreprise. Saisissez votre statut fiscal professionnel. Le processus est assez simple, sauf pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL). Les SARL à membres multiples (propriétaires) sont généralement imposées en tant que sociétés de personnes et les SARL à membre unique sont généralement imposées en tant qu’entreprises individuelles. Les SARL peuvent également choisir d’être imposées en tant que sociétés ou sociétés S.
La désignation « Individu/propriétaire unique ou LLC à membre unique » est destinée aux propriétaires uniques et aux entreprises à propriétaire unique qui ne sont pas enregistrées auprès de leur État. Utilisez cette classification si vous possédez une LLC à membre unique (propriétaire), à moins qu’elle ne soit imposée en tant que société ou société S.
Si vous avez une LLC à plusieurs membres ou si votre LLC à membre unique est imposée en tant que société ou société S, cochez d’abord la case pour société à responsabilité limitée, puis entrez la classification fiscale comme P pour société de personnes (la désignation habituelle pour les SARL à plusieurs membres, C pour société ou S pour société S).
Ligne 4 : Codes d’exonération. Il s’agit de codes spécifiques pour les bénéficiaires exonérés et l’exemption de retenue à la source et de déclaration FATCA (expliqués ci-dessous). Les instructions du formulaire W-9 incluent des types de codes d’exemption.
Note
Habituellement, les particuliers, y compris les propriétaires individuels, ne sont pas exonérés de la retenue à la source, tandis que les sociétés en sont généralement exonérées, à l’exception des honoraires d’avocat et des paiements par carte de paiement, ainsi que de certains autres types de paiements moins habituels.
Déclaration FATCA
La loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) de 2010 impose aux contribuables de déclarer leurs actifs étrangers. Ces actifs étrangers n’incluent pas les investissements américains, mais ils incluent les actifs détenus dans des institutions en dehors des États-Unis, les actions et obligations, les biens immobiliers détenus par des personnes non américaines et d’autres actifs.
Les détenteurs de ces actifs étrangers sont tenus de déclarer la valeur de ces actifs sur le formulaire IRS 8938 s’ils dépassent un certain niveau.
Cocher la case FATCA sur le formulaire W-9 certifie que la personne n’est pas soumise à cette exigence de déclaration.
Retenue de sauvegarde
Si vous embauchez des non-employés, vous devez connaître les exigences en matière de retenue de sauvegarde. La retenue de sauvegarde n’est pas une action standard, sauf lorsque l’IRS l’exige. Si, en tant que demandeur, vous recevez un avis de retenue de secours de l’IRS, vous devez immédiatement retenir 24 % de l’impôt fédéral sur le revenu sur les paiements au bénéficiaire, jusqu’à ce que l’IRS vous dise que vous pouvez mettre fin à cette retenue.
Les paiements aux non-employés sont soumis à une retenue de réserve si le bénéficiaire
- Ne fournit pas de NIF
- Ne certifie pas le NIF lorsque cela est requis
- L’IRS dit que le NIF est incorrect
- L’IRS affirme que le bénéficiaire n’a pas déclaré les intérêts et les dividendes
- Le bénéficiaire n’a pas certifié au demandeur qu’il n’est pas soumis à la retenue à la source (ligne 4)
Partie I : Numéro d’identification fiscale
Le numéro d’identification fiscale du bénéficiaire doit être l’un des types de numéros suivants :
- SSN pour un particulier ou un entrepreneur individuel
- Numéro d’identification d’employeur (EIN) pour une entreprise. Un EIN est un identifiant fiscal pour une entreprise ; c’est obligatoire pour la plupart des petites entreprises, même si elles n’ont pas d’employés.
Si vous êtes un entrepreneur individuel et que vous disposez d’un EIN, vous pouvez saisir l’un ou l’autre numéro. Si vous possédez une LLC à membre unique et qu’elle n’est pas imposée en tant que société ou société S, entrez votre SSN en tant que propriétaire, et non l’EIN de la LLC.
Certaines personnes n’ont pas de SSN. Ils peuvent utiliser un numéro d’identification individuel de contribuable (ITIN), un numéro de traitement fiscal pour les étrangers non-résidents et résidents, leurs conjoints et les personnes à leur charge.
Note
Si vous n’avez pas de SSN et que vous demandez un ITIN, écrivez « Demandé » dans l’espace réservé au numéro d’identification fiscale. Vous disposez généralement de 60 jours pour obtenir une pièce d’identité fiscale et la remettre au demandeur.
Partie II : Attestation
Le formulaire W-9 comprend plusieurs déclarations que le bénéficiaire doit certifier, sous peine de parjure :
- Que le numéro d’identification fiscale est correct
- Que la personne n’est pas soumise à la retenue à la source, ou qu’elle a été informée par l’IRS qu’elle est soumise à la retenue à la source, ou qu’elle a été informée par l’IRS qu’elle était, mais n’est plus, soumise à la retenue à la source.
- Qu’il s’agit d’un citoyen américain ou d’une autre personne américaine, tel que défini par l’IRS
- Qu’ils sont exemptés de déclaration FATCA
Certains types de comptes et de transactions ne nécessitent pas de signature sur l’attestation ou peuvent être modifiés. Consultez les instructions détaillées sur le formulaire W-9 pour plus de détails. Lorsque vous avez rempli le formulaire W-9, remettez-le au demandeur. Les bénéficiaires ou les demandeurs ne sont peut-être pas tenus de soumettre le formulaire W-9 à l’IRS, mais ils doivent s’assurer que les informations sont correctes.
Foire aux questions (FAQ)
Où puis-je obtenir un formulaire W-9 ?
Étant donné que le formulaire W-9 n’a pas besoin d’être déposé auprès de l’IRS, vous pouvez imprimer ce formulaire directement à partir de l’IRS et demander au bénéficiaire de remplir le formulaire imprimé. Payess peut également utiliser le formulaire à remplir pour inclure les informations, puis imprimer le formulaire complété et le signer.
Comment signer électroniquement le formulaire W-9 ?
L’IRS indique que les demandeurs peuvent mettre en place un système pour soumettre les formulaires W-9 par voie électronique, y compris une signature électronique. Le système doit répondre aux exigences de l’IRS.
Vous pourrez peut-être utiliser un service comme Adobe ou DocuSign (payant) si votre entreprise souhaite permettre aux bénéficiaires de signer le formulaire de cette façon. Protégez les informations de ce formulaire en utilisant un e-mail crypté, une remise en mains propres ou un courrier.
