Vous avez probablement entendu l’expression, “La méconnaissance de la loi n’est pas une excuse.” Eh bien, c’est un de ces cas qui illustre la règle : vous ne pouvez pas conserver les chèques de paie des employés non encaissés ; vous devez les remettre à votre État.
Les chèques de paie non réclamés constituent un type particulier de biens non réclamés. Si vous avez des chèques de paie non réclamés, vous (l’employeur) êtes légalement tenu par la loi de l’État de restituer tout chèque de paie non encaissé à l’État où la personne a travaillé pour la dernière fois. Vous pouvez être condamné à une amende ou à une pénalité si vous ne retournez pas le chèque, même si la personne est introuvable.
Pourquoi les chèques de paie non réclamés doivent-ils être remis à l’État ?
Le principe derrière cette loi est appelé « escheat » (il se prononce comme il y paraît, en deux syllabes : es-cheat.) escheat signifie « reddition », et il est basé sur une doctrine de common law qui exige que les biens non réclamés soient restitués (restitués) à l’État, et non conservés par la personne qui les possède.
Quelles sont les règles de restitution des chèques de paie des employés ?
Les lois sur les fraudes varient selon les États, mais la plupart exigent que l’entreprise émettrice du chèque de paie fasse un effort pour retrouver l’ex-employé et restituer le montant du ou des chèques de paie dans un certain laps de temps (une limite d’un an à compter de l’émission du chèque de paie est courante).
Comment informer l’ex-employé ?
Tout d’abord, envoyez une lettre certifiée à la dernière adresse connue de la personne (c’est pourquoi vous tenez de bons registres de paie, n’est-ce pas ?). Le délai entre la notification et le dépôt varie selon les États, mais il ne dépasse généralement pas 180 jours (environ 6 mois). Autrement dit, vous devez informer la personne, puis n’attendre pas plus longtemps que le délai spécifié avant de remettre le chèque de paie à l’État.
L’envoi d’une lettre certifiée signifie que vous avez un dossier si la lettre n’est pas distribuable ; cela vous aidera à montrer dans quel état vous avez fait preuve de diligence raisonnable en essayant de retrouver l’ex-employé.
Comment puis-je soumettre les chèques de paie non encaissés ?
Chaque État a une exigence différente. Dans l’Iowa, par exemple, vous devez essayer de localiser les ex-employés de juillet à septembre et envoyer votre rapport au plus tard le 1er novembre.
Pour trouver les lois sur la déshérence dans votre État…
Commencez par faire une recherche sur « escheat » et le nom de votre état. Vous pouvez également consulter le site Web de la National Association of Unclaimed Property Administrators (NAUPA) ; ils ont une page Web montrant la section des biens non réclamés de chaque État.
Établir une procédure de traitement des chèques de paie non réclamés
- Définissez une note « à faire » sur votre calendrier de paie pour la fin de chaque année et générez un rapport contenant les informations de chaque chèque de paie. Marquez les chèques de paie qui n’ont pas été encaissés.
- Ensuite, envoyez les lettres certifiées.
- Enfin, suivez les exigences de votre état en matière de restitution des chèques de paie non réclamés pour les ex-employés qui n’ont pas encaissé de chèque.
