L’IRS vérifiera si vous respectez le test d’utilisation « régulière et exclusive » de votre bureau à domicile s’il décide de visiter votre entreprise à domicile. Cela signifie que vous devez utiliser votre bureau régulièrement à des fins professionnelles et que votre usage de la zone doit être exclusif. Vous (ou les membres de votre famille) ne pouvez rien y faire d’autre et il doit être exempt d’effets personnels.
La CPA Gail Rosen répond à quelques questions qui pourraient vous aider à vous préparer à un éventuel audit IRS de votre bureau à domicile.
J’ai quelques photos personnelles et décorations dans mon bureau à domicile. Je pense que vous les trouverez dans un bureau d’affaires, donc je ne pense pas que ce serait un problème. Ou le sont-ils ?
Les photos et les décorations sont correctes, mais soyez prudent. Si la décoration est un putting green ou un jeu de fléchettes, cela peut indiquer que vous y faites quelque chose de personnel. Vous pouvez affirmer que vous pourriez être autorisé à avoir un green ou un jeu de fléchettes dans un bureau ordinaire, mais c’est différent dans un bureau à domicile. Toute utilisation personnelle disqualifie la déduction.
J’ai des dossiers professionnels mélangés à des dossiers personnels dans ma crédence et mon bureau. On m’a dit que ce système combiné était plus efficace. Dois-je supprimer les fichiers personnels et les placer ailleurs ?
Oui. La chose la plus sûre à faire est de déplacer tout ce qui est personnel dans la partie personnelle de votre maison. La loi stipule qu’il ne peut y avoir aucune autre utilisation de votre espace de bureau. Le fait de conserver vos dossiers financiers personnels dans votre bureau les disqualifie pour une déduction de l’impôt sur les sociétés.
J’ai de nombreux livres dans mon bureau, mais ils sont tous liés aux affaires et au travail. Je pense que ceux-ci sont acceptables.
Oui, les livres de commerce sont très bien. Cela ne peut tout simplement pas être quelque chose de personnel.
J’imprime des documents personnels sur l’imprimante de mon bureau professionnel. Dois-je me procurer une autre imprimante ?
La chose la plus sûre à faire est de se procurer une autre imprimante. L’imprimante doit être utilisée à 100 % à des fins professionnelles pour que son coût soit entièrement déductible.
J’ai ma propre entreprise à côté mais je travaille aussi à temps plein pour un employeur. Si j’utilise ma chambre à la fois pour mon employeur et pour mon entreprise, cela affecte-t-il ma déduction pour bureau à domicile ?
Vous devez satisfaire aux exigences du bureau à domicile en tant qu’employé et travailleur indépendant afin de bénéficier d’une déduction pour chacun.
En tant qu’employé, la déduction ne peut être utilisée que si vous y travaillez pour la commodité de l’employeur et non pour votre propre commodité. Cela doit être une exigence du poste et vous devrez être en mesure d’obtenir une déclaration de votre entreprise l’indiquant.
J’ai une télévision et un magnétoscope dans la pièce et je peux prouver que je les utilise à des fins professionnelles. Cela peut-il affecter ma déduction pour bureau à domicile ?
Dans une affaire devant le tribunal fiscal en 1994, note TC 1994-27, le Dr Salih s’est vu refuser une déduction pour travail à domicile pour avoir omis de fournir la preuve qu’un bureau contenant un téléviseur et un magnétoscope n’avait aucun usage personnel. Posez-vous la question suivante : comment allez-vous prouver que vous ne regardez pas occasionnellement une émission de télévision ou un film sur cet équipement ?
Si j’utilise ma chambre exclusive à des fins personnelles après les heures de bureau ; est-ce que cela affecte ma déduction ?
Oui. Dans une autre affaire judiciaire, Cook contre Commissaire, TC Memo 1997-338, un avocat s’est vu refuser la déductibilité pour une partie de sa résidence utilisée comme bureau à domicile parce que même si la résidence était, en fait, le principal lieu d’affaires de son cabinet d’avocats, les parties utilisées à des fins commerciales étaient également utilisées personnellement par l’avocat et sa famille. Cette utilisation a eu lieu après les heures de bureau et probablement les week-ends et les jours fériés.
Ainsi, l’espace réservé à la pratique du droit a échoué au test exclusif et la totalité de la déduction pour bureau à domicile a été refusée.
J’ai entendu parler d’une entreprise mari et femme dans laquelle le couple avait des chiens qu’ils laissaient rester dans leur bureau à domicile pendant la journée. Ils laissent également les chiens dormir au bureau la nuit. Avoir des chiens dans votre bureau est-il un problème ?
Les chiens qui dorment la nuit à votre bureau annuleraient la déduction pour travail à domicile. Il ne peut y avoir d’usage personnel. C’est la même chose que de permettre à votre enfant d’y dormir la nuit. Tout est personnel.
Un dernier conseil
Si vous vous rendez dans un bureau de l’IRS pour l’audit et si votre entreprise comprend un bureau à domicile, vous souhaiterez peut-être apporter des photos pour montrer et prouver que la zone est effectivement utilisée comme bureau. Avoir une photo peut vous donner plus de chances de ne pas recevoir un auditeur chez vous, mais ne comptez pas là-dessus. L’IRS voudra peut-être toujours voir votre bureau à domicile, ou un agent pourrait même venir à l’improviste.
