Si vous avez payé des non-employés, y compris des entrepreneurs indépendants, des pigistes et d’autres prestataires de services, vous devez déclarer le total de ces paiements pour l’année sur le formulaire IRS 1099-NEC.
Cet article donne des informations sur le formulaire 1099-NEC, y compris la date d’échéance, comment remplir le formulaire et comment le déposer auprès de l’Internal Revenue Service (IRS).
Points clés à retenir
- Utilisez le formulaire 1099-NEC pour déclarer le total des paiements aux non-employés si vous leur avez payé 600 $ ou plus au cours de l’année.
- Remettez ces formulaires aux bénéficiaires et déclarez-les à l’IRS avant le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale déclarée.
- La retenue d’impôt n’est pas habituelle pour les non-employés, mais vous devrez peut-être déclarer la retenue d’impôt de secours.
- N’utilisez pas le formulaire 1099-MISC pour déclarer les paiements à des non-employés.
Qu’est-ce que le formulaire 1099-NEC ?
Le formulaire 1099-NEC est un formulaire d’information de l’Internal Revenue Service (IRS), utilisé pour déclarer chaque année les paiements aux non-employés. Vous devez déposer ce rapport auprès de l’IRS si vous avez payé 600 $ à un pigiste, un entrepreneur indépendant ou à une autre personne ou entreprise qui a fourni des services à votre entreprise au cours de l’année. Le formulaire comprend également des informations sur les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques retenus sur les bénéficiaires.
Vous n’êtes pas obligé de retenir les impôts fédéraux ou étatiques sur les paiements versés aux non-employés, à moins qu’ils ne soient soumis à des règles de retenue à la source de secours. Ce n’est pas un cas habituel et vous recevrez un avis si vous deviez retenir des paiements à une personne spécifique.
Qui devrait recevoir le formulaire 1099-NEC ?
NEC signifie « rémunération des non-employés » et les non-employés sont des personnes qui vous ont rendu des services au cours de l’année. Cela comprend les pièces et le matériel que vous avez payés pour un non-employé, comme un entrepreneur indépendant qui a réparé votre ordinateur. Le 1099-NEC est également utilisé pour le paiement des honoraires d’avocat pour leurs services, mais pas pour le produit brut d’un avocat dans le cadre d’un règlement.
Le formulaire 1099-NEC n’est pas utilisé pour les salaires et traitements des employés. Utilisez le formulaire W-2 pour déclarer ces paiements. Vérifiez auprès de votre fiscaliste si vous avez des doutes quant à savoir si une personne est un employé ou un non-employé, ou déposez le formulaire SS-8 pour demander à l’IRS de prendre la décision à votre place.
Note
N’utilisez pas le formulaire 1099-MISC pour déclarer les paiements à des non-employés. Ce formulaire est utilisé pour déclarer d’autres types de paiements, notamment les loyers, les prix et récompenses, les revenus des bateaux de pêche et les paiements médicaux et de soins de santé.
Quand le formulaire 1099-NEC est-il dû ?
Le formulaire 1099-NEC doit être déposé auprès de l’IRS avant le 31 janvier de l’année civile précédente. Ce délai est le même pour le dépôt papier et le dépôt électronique. La date exacte peut changer d’un an au jour ouvrable suivant si le 31 janvier tombe un week-end ou un jour férié.
Vous pourriez être soumis à des pénalités pour production tardive si vous soumettez des formulaires 1099-NEC après les dates d’échéance. Le montant de la pénalité est déterminé par le retard avec lequel vous déposez votre déclaration et la taille de votre entreprise.
Note
Le recours à un fournisseur de services de paie pour préparer et déposer vos formulaires 1099-NEC ne vous dispense pas de la responsabilité de garantir que les formulaires sont déposés correctement et à temps.
Où obtenir le formulaire 1099-NEC
Vous pouvez obtenir les formulaires 1099-NEC dans les magasins de fournitures de bureau, directement auprès de l’IRS, auprès de votre comptable ou à l’aide de logiciels de fiscalité professionnelle. Vous ne pouvez pas utiliser un modèle de formulaire 1099-NEC que vous trouvez sur Internet, car l’encre rouge sur la copie A est spéciale et ne peut pas être copiée. Vous devez utiliser le formulaire officiel.
Avant de déposer le formulaire 1099-NEC
Avant de préparer le formulaire 1099-NEC, vous aurez besoin d’un numéro d’identification fiscale valide pour chaque non-employé. Lorsque vous embauchez un non-employé, vous devez obtenir de sa part un formulaire W-9 indiquant cela ainsi que d’autres informations d’identification dont vous aurez besoin pour remplir le formulaire 1099-NEC.
Vérifiez à nouveau les numéros d’identification de contribuable qui vous sont fournis par des non-employés pour éviter des problèmes avec l’IRS ou les agences fiscales de l’État. L’IRS propose un programme de correspondance d’identification de contribuable en ligne pour vous aider à garantir que les chiffres sont corrects.
Comment remplir le formulaire 1099-NEC
Vous devrez inclure des informations sur votre entreprise pour chaque 1099-NEC que vous préparez, notamment :
- Votre numéro d’identification d’employeur fédéral
- Le nom de votre entreprise
- Votre adresse professionnelle
Saisissez le numéro d’identification fiscale du destinataire (numéro de sécurité sociale, numéro d’identification d’employeur ou numéro d’identification fiscale fédérale) ainsi que les informations relatives à votre entreprise dans les cases prévues sur le côté gauche de la page. Chacun est clairement indiqué sur ce que vous devez y entrer.
Ensuite, saisissez les informations concernant les paiements que vous avez effectués au non-employé dans la case appropriée :
- Encadré 1 :Ce montant correspond au total que vous avez payé au bénéficiaire au cours de l’année fiscale.
- Encadré 4 :Saisissez le total des retenues de réserve que vous avez prélevées sur les paiements de cette personne au cours de l’année. La plupart des non-employés ne sont pas tenus de subir une retenue à la source, à moins qu’ils ne soient soumis à une retenue à la source. Vous recevrez un avis de l’IRS ou d’un tribunal si vous deviez retenir des impôts sur les paiements à un particulier.
- Encadrés 5, 6 et 7 :L’IRS n’exige pas que vous remplissiez ces cases, mais le service des impôts de votre État peut exiger une copie du formulaire 1099-NEC contenant ces informations. Entrez le revenu de l’État de la personne, tous les impôts d’État que vous pourriez avoir retenus et identifiez le ou les États dans lesquels vous ferez rapport. Remplissez un 1099-NEC supplémentaire pour ces informations si vous devez saisir des données pour plus de deux États, car le formulaire n’en accepte que deux.
Note
Vous devez également déposer un formulaire de transmission 1096 avec les formulaires 1099-NEC si vous déposez ces formulaires par courrier.
Comment corriger un 1099-NEC
Vérifiez les erreurs avant de soumettre les formulaires à l’IRS. Les erreurs courantes lors du remplissage des formulaires 1 099 incluent l’utilisation du formulaire pour la mauvaise année, l’envoi du formulaire à la mauvaise personne ou à la mauvaise entreprise et le fait de ne pas inclure toutes les informations demandées.
Vous pouvez simplement corriger l’erreur si vous faites une erreur en remplissant un formulaire 1099-NEC et si vous la découvrez avant de soumettre le formulaire à l’IRS. Sinon, vous devez soumettre un formulaire 1099-NEC corrigé. Cochez la case « corrigé » en haut du nouveau formulaire et assurez-vous de modifier le formulaire 1096 si la correction affecte vos totaux sur ce formulaire de transmission.
Foire aux questions (FAQ)
Quand devez-vous déposer un 1099-NEC ?
Si vous embauchez des travailleurs contractuels, des pigistes et d’autres prestataires de services à des fins commerciales, vous devez remplir un formulaire 1099-NEC. Vous devez produire ce formulaire si vous avez payé à quelqu’un 600 $ ou plus au cours de l’année. Utilisez ce formulaire pour déclarer les honoraires payés à des professionnels tels que des avocats, des comptables ou des consultants, mais pas les paiements bruts versés aux avocats dans le cadre d’un règlement.
Comment déposer un 1099-NEC par voie électronique ?
Pour déposer par voie électronique les formulaires de renseignements 1099, y compris le formulaire 1099-NEC, utilisez le système de dépôt électronique des déclarations d’informations (FIRE) de l’IRS. Vous devez d’abord demander un code de contrôle d’émetteur (TCC) pour utiliser le système FIRE. Vous devez déposer par voie électronique si vous avez 250 formulaires 1099-NEC ou plus à déposer.
Où envoyer un 1099-NEC ?
Vous pourrez peut-être envoyer vos formulaires 1099-NEC à l’IRS si vous avez moins de 250 de ces formulaires à déposer. Vous pouvez également utiliser un service de livraison privé approuvé par l’IRS. L’adresse postale dépend de l’endroit où se trouve votre entreprise. La publication Instructions générales de l’IRS pour certains formulaires d’information (page 7) contient une liste d’adresses pour chaque État.
