Janvier peut être une période mouvementée pour les employeurs qui doivent déposer des rapports annuels sur les salaires et les impôts de leurs travailleurs, y compris les employés, les sous-traitants non salariés et les autres personnes payées au cours de l’année. Il est important d’obtenir les bons formulaires pour ces rapports, alors évitez du stress en obtenant vos formulaires annuels de déclaration de charges sociales à l’avance.
Cet article décrit comment obtenir des formulaires W-2 pour les employés, des formulaires 1099-NEC pour les non-employés et d’autres types de formulaires 1099.
Points clés à retenir
- Toute personne payée par votre entreprise pour ses services doit recevoir un rapport indiquant le montant qu’elle a reçu pour l’année.
- Les formulaires les plus courants dont vous aurez besoin sont les formulaires W-2 pour les employés, les formulaires 1099-NEC pour les non-employés et les formulaires 1099-MISC pour les autres types de paiements.
- Vous pouvez obtenir ces formulaires directement auprès de l’IRS ou de la plupart des logiciels de préparation de déclarations de revenus en ligne.
Formulaires pour les types de paiements
Pour déclarer les paiements aux employés, vous devez leur remettre le formulaire W-2, le formulaire annuel de salaire et d’impôt dont ils auront besoin pour remplir et produire leur déclaration de revenus. Tous les salariés non salariés reçoivent un formulaire 1099.
Il existe plusieurs types de formulaires 1099 que vous devrez peut-être remettre à quelqu’un, notamment :
- Formulaire 1099-MISC pour différents types de paiements
- Formulaire 1099-NEC pour les paiements aux non-employés
- Formulaire 1099-B pour les revenus de troc
- Formulaire 1099-K pour les transactions par carte de paiement et réseau tiers
Utilisez le formulaire 1099-NEC pour déclarer les paiements à des non-employés, des avocats (pour les honoraires) et d’autres entreprises.Utilisez le formulaire 1099-MISC pour déclarer les paiements à des tiers, y compris les redevances, les loyers, les retenues de sauvegarde et les prix/récompenses.
Note
L’IRS détermine le statut d’employé par rapport à celui d’entrepreneur indépendant en utilisant trois catégories. Chaque cas est déterminé selon ses propres mérites, mais généralement un travailleur est considéré comme un employé à moins que le statut d’entrepreneur indépendant puisse être prouvé.
Où obtenir les formulaires W-2 et 1099
Grands magasins de fournitures de bureau avoir des paquets de formulaires W-2 et 1099 formulaires. Ils peuvent être disponibles dans votre magasin local ou vous pouvez généralement les commander en ligne.
Votre cabinet comptable local devrait également disposer de ces formulaires.Si vous n’avez pas de cabinet comptable, il est peut-être temps de trouver un bon CPA ou un autre fiscaliste pour vous aider avec vos impôts professionnels. Un comptable peut prendre vos informations de paie et déposer les formulaires W-2 et 1099 pour vous en plus de vous aider à remplir votre déclaration de revenus professionnelle.
Un logiciel de paie ou un service de traitement de la paie contient toutes les informations nécessaires pour remplir les formulaires W-2 et 1099 et peut les déposer pour vous en ligne.
Vous pouvez également trouver les formulaires W-2 et 1099 sur certaines versions de logiciel de préparation de déclarations de revenus pour entreprises. Lisez les descriptions de ce qui est inclus pour être sûr que vous pouvez utiliser le logiciel pour préparer ces formulaires.
Vous pouvez également commander ces formulaires fiscaux directement auprès de l’IRS.Accédez à leur page de commande de formulaires en ligne pour plus d’informations. Les formulaires actuels sont généralement disponibles après le 1er décembre.
Où vous ne pouvez pas obtenir les formulaires W-2 et 1099
Vous ne pouvez pas télécharger les formulaires W-2 ou 1099-MISC à partir d’Internet. La copie A de ces formulaires est une couleur spécifique d’encre rouge qui ne peut pas être dupliquée.
Quand et où déposer les formulaires W-2 et 1099
La date limite pour remettre les formulaires W-2 aux salariés et les formulaires 1099-NEC aux non-salariés est le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale. C’est également la date à laquelle les formulaires doivent être déposés.
Les formulaires W-2 doivent être déposés auprès de la Social Security Administration (SSA) et tous les types de formulaires 1099 doivent être déposés auprès de l’IRS.
Dépôt des formulaires W-2 et 1099 en ligne
Vous pouvez déposer des formulaires W-2 en ligne directement auprès de l’Administration de la sécurité sociale via leur portail Business Services Online.
Vous pouvez déposer des formulaires 1099 et d’autres formulaires 1099 en ligne auprès de l’IRS via le système de dépôt électronique des déclarations d’informations (FIRE) en ligne. Pour utiliser ce système, vous devez être capable de créer un fichier au bon format ; vous ne pouvez pas utiliser une copie numérisée ou PDF. Si vous produisez 250 ou plus d’un même type d’informations par an, vous devez déposer ces formulaires en ligne à l’aide du système FIRE.
Vérifiez l’année sur les formulaires avant de déposer
Les formulaires W-2 et 1099 incluent une date annuelle. L’année est marquée sur les formulaires en lettres noires. Les instructions de l’IRS pour tous ces formulaires concernent également une année spécifique. Recherchez le formulaire et les instructions pour l’année d’imposition que vous déclarez, et non pour l’année où vous remplissez le formulaire. Utilisez un formulaire 2021 lorsque vous déclarez les paiements pour 2021.
Foire aux questions (FAQ)
Comment remplir les formulaires W-2 ?
Avant de remplir les formulaires W-2, vous aurez besoin des totaux sur la rémunération des employés, la sécurité sociale et les salaires de Medicare. Vous devez également disposer des totaux pour les retenues d’impôt sur le revenu fédéral et étatique, les taxes FICA (pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie) et toute autre déduction affectant les impôts d’un employé. Remplissez toutes les sections du formulaire en utilisant ces informations.
Vérifiez auprès de votre fiscaliste tout changement dans la rémunération des employés résultant des avantages sociaux liés à la COVID, y compris les indemnités de congé de maladie et de congé familial que vous pourriez avoir versées. Vérifiez à nouveau toutes les modifications apportées aux lois de l’État qui pourraient affecter l’impôt sur le revenu d’un employé.
Où puis-je envoyer les formulaires 1099 à l’IRS ?
L’endroit où vous envoyez les formulaires 1099 à l’IRS dépend de l’État où se trouve votre entreprise. Consultez la page 7 des Instructions générales pour certaines déclarations de renseignements pour connaître les adresses postales spécifiques à chaque État. Vous pouvez également utiliser certains services de livraison privés agréés par l’IRS.
La copie A des formulaires W-2 doit être envoyée par courrier au SSA ; le reste des exemplaires est conservé par l’employeur ou remis aux salariés. Cet article de la SSA sur les formulaires papier W-2 et les instructions comprend les adresses postales pour le courrier ordinaire et certifié et pour les services de livraison privés.
Où déposez-vous les formulaires 1099 en retard ?
Déposez les formulaires 1099 en retard au même endroit que si vous ne produisiez pas en retard. Autrement dit, déposez votre déclaration en ligne à l’aide du système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS) de l’IRS ou sur papier auprès de l’IRS en utilisant l’adresse de l’État où se trouve votre entreprise.
La meilleure stratégie consiste à produire les formulaires tardifs le plus tôt possible pour éviter les intérêts et les pénalités. Vous pourrez peut-être obtenir une prolongation de l’IRS en utilisant le formulaire 8809 à l’adresse postale indiquée sur le formulaire.
